Hiệu suất sử dụng tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong các nhà máy sản xuất. Hầu hết các doanh nghiệp có nhiều loại hình tài sản khác nhau như tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Quy trình quản lý tài sản cố định không phải là công việc đơn giản, nhất là với các doanh nghiệp áp dụng quy trình quản lý thủ công.
Hãy bắt đầu ngay với 7 tips hiệu quả nhất để tăng năng suất thông qua giải pháp phần mềm quản lý tài sản mà chúng tôi đã tổng hợp dưới đây.
7 tips tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định dùng trong doanh nghiệp
Tip #1: Loại bỏ phương pháp thủ công
Muốn đạt được hiệu suất sử dụng tài sản cố định các doanh nghiệp cần loại bỏ việc sử dụng bảng tính ghi chép truyền thống. Các phương pháp theo dõi tài sản mang tính thủ công này chỉ phù hợp với các công ty nhỏ với số lượng tài sản ít. Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, việc sử dụng bảng tính hay sổ theo dõi tài sản cố định là không khả thi. Bảng tính được thực hiện theo phương pháp thủ công, có thể dẫn đến sai sót và khiến thất thoát tài sản thất thoát.
Ví dụ: Các bảng tính được nhiều nhân viên truy cập và khi nhiều nhân viên cung cấp thông tin về cùng một tài sản, dữ liệu có thể bị xáo trộn, dẫn đến việc theo dõi tài sản không hiệu quả.
Một ví dụ khác đó là khi nhà quản lý chỉ sử dụng một bảng tính được lưu cục bộ vào PC làm việc để theo dõi thiết bị, dụng cụ và tài sản. Khi đó các thành viên khác trong nhóm làm việc sẽ không thể truy cập thông tin họ cần.
Do đó, bảng tính không phải là một phương pháp quản lý tài sản tối ưu để theo dõi tài sản, ngược lại, phương pháp thủ công này rất dễ dẫn đến sai sót. Kết quả là, năng suất tổng thể giảm sút. Cách làm này không hiệu quả, nhất là khi cần theo dõi một số lượng lớn tài sản.
Tham khảo:
Bật mí 6 bước quy trình quản lý tài sản cố định hoàn chỉnh áp dụng mọi doanh nghiệp
Các chính sách và quy định về tài sản cố định dành cho mọi doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp: Dễ hay khó?
Tip #2: Triển khai phần mềm quản lý tài sản
Thay vì sử dụng phương pháp theo dõi thủ công, hiện nay có số lượng lớn doanh nghiệp đã và đang triển khai các giải pháp phần mềm quản lý và giám sát tài sản. Phương pháp này không chỉ chính xác mà còn giảm nguy cơ mất mát và thất lạc tài sản. Công cụ phần mềm còn giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn, hỗ trợ doanh nghiệp đặt được các mục tiêu hiện tại và tương lai.
Phần mềm quản lý tài sản còn giảm đáng kể chi phí vận hành và bảo trì cũng như cải thiện sự tuân thủ. Đây được xem là giải pháp tối ưu giúp tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định cho nhà máy sản xuất. Sử dụng phần mềm giúp thay đổi toàn bộ cách thức vận hành và hoạt động, từ đó phát triển doanh nghiệp.
Tip # 3: Nắm bắt vòng đời của tài sản
Muốn hạch toán tài sản cố định nhà quản lý cần nắm rõ vòng đời của tài sản trong doanh nghiệp. Thông qua đó, nhà quản lý cần ước tính doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả tài sản của mình trong bao lâu. Vòng đời của tài sản được hiểu là thời gian sử dụng hữu ích từ giai đoạn mua đến giai đoạn loại bỏ.
Ví dụ: Một nhà máy sản xuất có nhiều vật dụng có giá trị cần được bảo trì, chẳng hạn như máy móc, dây chuyền sản xuất,… Việc bảo trì và sửa chữa máy móc được thực hiện thường xuyên, định kỳ sẽ giúp tăng tuổi thọ và hiệu suất làm việc của tài sản.
Tip #4: Thiết lập tính năng Re-order
Vật tư, thiết bị tồn kho được xem là một trong những hoạt động quản lý tài sản quan trọng tại các doanh nghiệp sản xuất. Tình trạng khó kiểm soát vật tư trong kho gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và chi phí, đặc biệt là vào mùa cao điểm trong năm.
Một trong những quy trình cơ bản trong quản lý tài sản cố định chính là biết khi nào, địa điểm nào và làm thế nào để sắp xếp trang thiết bị vật tư phù hợp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong việc quản lý và theo dõi thiết bị vật tư tại kho. Các công cụ phần mềm quản lý tài sản sẽ bao gồm tính năng “Thiết lập hệ thống vật tư trong kho” giúp thông báo về thiết bị vật tư tại kho đến nhà quản lý.
Tip #5: Theo dõi tài sản thường xuyên & có hệ thống
Muốn tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định nhà quản lý cần theo dõi tài sản thường xuyên & có hệ thống. Nếu tài sản không được theo dõi thường xuyên, có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể bị tính phí duy trì cho những tài sản không cần thiết. Những loại chi phí này có thể bao gồm bảo hiểm, thuế hoặc chi phí bảo trì hoặc các loại thuế cho tài sản đã khấu hao.
Chính vì vậy các doanh nghiệp cần tiến hành theo dõi và quản lý tài sản thường xuyên và có hệ thống.
Tip #6: Phát hiện và loại bỏ tài sản không còn sử dụng
Phát hiện tài sản không mang lại hiệu quả có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Mọi nhà quản lý đều hiểu rằng mỗi tài sản đều có thời hạn sử dụng. Nó có thể là 2 năm hoặc 20 năm tùy theo tài sản, tùy mục đích sử dụng.
Một số câu hỏi được đặt ra liên quan đến tuổi thọ của tài sản bao gồm:
- Tài sản được sử dụng được bao lâu?
- Tài sản cần được bảo trì bao lâu một lần?
- Tài sản được sử dụng thường xuyên như thế nào?
- Chi phí cho mỗi lần bảo dưỡng tài sản là bao nhiêu?
Câu trả lời chi tiết cho các câu hỏi trên là cần thiết để biết liệu tài sản có nên ngừng hoạt động, thanh lý hay loại bỏ hay không.
Tip #7: Loại bỏ các tài sản ảo hoặc thất lạc, mất cắp
Tài sản thất lạc, mất cắp là tài sản cố định trên không thể hạch toán được vì nó không còn hiện hữu hoặc không còn được sử dụng. Tài sản ”ảo” là tài sản không tồn tại thực tế nhưng được ghi lại trong dữ liệu tài sản của doanh nghiệp.
Chúng xảy ra do thực tiễn quản lý tài sản không hiệu quả, trong đó tài sản ảo và tài sản thất lạc sẽ ảnh hưởng đến việc đánh thuế của doanh nghiệp.
Tạm kết
Các mẹo quản lý tài sản sẽ giúp gia tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định cho nhà máy sản xuất cũng như các doanh nghiệp hoạt động tại các lĩnh vực khác nhau. Theo dõi và quản lý tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp cải tiến về năng suất và hiệu quả của tài sản và tăng lợi tức đầu tư cho doanh nghiệp. Các mẹo quản lý tài sản hỗ trợ tối ưu hóa tài sản và giúp đưa ra quyết định phù hợp về tài sản.
Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết hôm nay của Speedmaint. Hãy theo dõi kênh Website của chúng tôi để có nhiều kiến thức bổ ích trong những bài viết sau!
Ngoài ra, để không bỏ lỡ các sự kiện diễn ra bởi Speedmaint, hãy theo dõi các Events của chúng tôi tại ĐÂY!
Tham khảo thêm các nội dung:
Bật mí 6 bước quy trình quản lý tài sản cố định hoàn chỉnh áp dụng mọi doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp: Dễ hay khó?
Phân biệt 6 loại quản lý tài sản khác nhau trong doanh nghiệp
Các chính sách và quy định về tài sản cố định dành cho mọi doanh nghiệp
Lean Six Sigma là gì và cách áp dụng phương pháp trong nhà máy sản xuất
Ứng dụng công nghệ tự động hóa tăng hiệu suất cho xưởng sản xuất
Công thức xác định thời gian khấu hao máy móc thiết bị
