Quản lý tài sản cố định được xem là quy trình bắt buộc đối với bất cứ loại hình kinh doanh nào. Một quy trình quản lý tài sản cố định thường bao gồm 6 bước bắt đầu bằng việc mua tài sản, khấu hao thời gian sử dụng và kết thúc bằng việc thanh lý tài sản cố định.
Tài sản cố định là gì?
Tài sản cố định bao gồm những tài sản hữu hình như tư liệu sản xuất, các tài sản vật chất làm tăng giá trị cho doanh nghiệp. Chúng là những tài sản cố định hữu hình không thể chuyển đổi thành tiền mặt trong năm đầu tiên. Tài sản vô hình dài hạn cũng có thể được gọi là tài sản cố định, giống như nhãn hiệu hoặc bằng sáng chế.
Doanh nghiệp mua tài sản cố định để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên thứ ba thuê hoặc sử dụng trong hoạt động kinh doanh của mình. Sau đây là những ví dụ phổ biến về tài sản cố định:
- Các tòa nhà
- Trang thiết bị
- Đồ nội thất
- Xe cộ
- Máy vi tính
- Đất đai
- Tài sản vô hình
Tài sản cố định có thời gian sử dụng hữu ích dài hơn một năm. Vì lý do này, hàng tồn kho không phải là tài sản cố định vì doanh nghiệp muốn chuyển nó thành tiền mặt càng nhanh càng tốt.
Tham khảo:
Làm thế nào gia tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định cho nhà máy sản xuất
Các chính sách và quy định về tài sản cố định dành cho mọi doanh nghiệp
Hiểu đúng và đủ về tài sản cố định trong doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định là gì?
Quy trình quản lý tài sản cố định không phải là vấn đề quá đau đầu với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quản lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp theo dõi, bảo vệ và định giá tài sản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng thẻ tài sản được đánh số thứ tự để quản lý tài sản cố định.
Thẻ tag tài sản là các nhãn có mã vạch chứa thông tin về từng loại tài sản trên đó. Nhà quản lý có thể theo dõi nội dung của mình bằng cách sử dụng trình đọc mã vạch di động và tạo báo cáo. Phần mềm quản lý tài sản cố định có thể giúp quản lý tài sản của doanh nghiệp. Có nhiều loại giải pháp phần mềm khác nhau để quản lý tài sản cố định.
Hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp chọn đúng phần mềm quản lý phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng. Chương trình phần mềm phải dễ sử dụng và có tất cả các tính năng mà doanh nghiệp cần để quản lý tài sản.
6 bước trong quy trình quản lý tài sản cố định mới nhất trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý tài sản cố định bắt đầu bằng việc phê duyệt việc mua tài sản, sau khi bảo trì và khấu hao đến thời gian sử dụng hữu ích, và kết thúc bằng việc thanh lý tài sản cố định cuối cùng. Các bước này có tính chất chu kỳ, hầu hết xảy ra trong bất kỳ vòng đời quản lý cố định nào. Một số bước tùy chọn có thể chỉ xảy ra trong một số tình huống kinh doanh nhất định hoặc các ngành cụ thể.
6 bước trong quản lý hạch toán tài sản cố định bao gồm:
1. Khởi tạo quy trình quản lý tài sản
Quy trình tài sản cố định thường bắt đầu với đơn đăng ký tài sản được phê duyệt (A / R). Bất kỳ ai có quyền đăng ký tài sản cố định đều phải chuẩn bị mẫu Yêu cầu phê duyệt (Appropriation Request – AR), cung cấp thông tin chi tiết về tài sản cố định được áp dụng và gửi nó để xem xét và phê duyệt.
2. Xác định nguồn gốc tài sản trogn quy trình quản lý TSCĐ
Tài sản cố định có thể là tài sản tự xây dựng hoặc tài sản mua. Sau khi AR được chấp thuận, đơn đặt hàng sẽ được phát hành trong trường hợp cần mua tài sản từ nhà cung cấp. Tài sản thường được nhập vào hệ thống kế toán; khi nhập hóa đơn tài sản; được đưa vào tài khoản phải trả; hoặc phân hệ mua sắm của hệ thống. Tài sản cũng có thể nhập trực tiếp vào hệ thống quản lý tài sản cố định.
3. Theo dõi và kiểm soát tài sản cố định
Hầu hết các tổ chức cần phải xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn tài sản vật chất. Trong trường hợp này, điều rất quan trọng là phải thường xuyên tìm hiểu tình trạng hoạt động và vị trí của tài sản mà họ sở hữu. Xác định, theo dõi và kiểm soát tài sản là những bước quan trọng của “bảo trì tài sản”.
Đăng ký hoặc thêm tài sản: Hầu hết các thông tin cần thiết để thiết lập khấu hao tài sản đều có sẵn khi nhập hóa đơn. Thông tin được nhập ở giai đoạn này bao gồm; ngày mua, ngày đưa vào sử dụng, mô tả, loại tài sản, cơ sở nguyên giá, cơ sở khấu hao, v.v. Một số thông tin sẽ tự động lưu chuyển dựa trên loại tài sản được chọn theo mối quan hệ cần được xác định trong hệ thống.
Đôi khi, tài sản cố định được chuyển giao cho một công ty con, đơn vị báo cáo hoặc bộ phận khác trong công ty. Việc chuyển giao giữa các công ty và nội bộ công ty có thể gây ra những thay đổi về cơ sở khấu hao, khấu hao hoặc các dữ liệu tài sản khác ảnh hưởng đến tài sản. Điều này cần được phản ánh chính xác trong hệ thống quản lý tài sản cố định.
>>> Dành cho doanh nghiệp sản xuất: Phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị chuyên sâu cho doanh nghiệp
4. Khấu hao
Sự suy giảm giá trị kinh tế và giá trị vật chất của tài sản được gọi là hao mòn. Theo các nguyên tắc kế toán (Generally accepted accounting principles – GAAP) được chấp nhận chung, khấu hao là một khoản chi phí phải được phản ánh trên sổ sách của công ty một cách thường xuyên và được phân bổ vào kỳ kế toán để phù hợp với thu nhập và chi phí. Đôi khi, việc đánh giá lại một tài sản cũng có thể dẫn đến việc nâng cao giá trị của nó.
Nguyên giá của tài sản phải được phân bổ hợp lý và có hệ thống trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Hệ thống kế toán FA tiên tiến tự động tính khấu hao hàng tháng dựa trên thông tin được thiết lập trong từng hồ sơ tài sản cố định. Hệ thống có thể tính khấu hao riêng cho GAAP công ty, GAAP địa phương và các mục đích thuế.
Đối với các vấn đề có thể làm thay đổi cơ sở khấu hao tài sản, thông thường cần phải điều chỉnh thông tin tài sản hiện có. Tài sản có thể được cải tiến hoặc sửa chữa để tăng giá trị hoặc kéo dài tuổi thọ kinh tế của nó.
5. Thanh lý và loại bỏ tài sản không giá trị
Những tài sản cố định đã di dời, không sử dụng đến, lỗi thời, quá thời hạn sửa chữa hoặc được xác định là không sử dụng nữa thì được giữ lại để xử lý. Khi tài sản hết giá trị sử dụng thì không được trích khấu hao.
Tài sản cố định được bù đắp từ báo cáo tài chính tại thời điểm thanh lý, và lãi và lỗ phát sinh từ việc thanh lý và loại bỏ sẽ được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Khi một tài sản cố định không còn sử dụng, trở nên lỗi thời và không thể sửa chữa được thì tài sản đó thường được thanh lý. Khi tài sản hết giá trị sử dụng thì không được trích khấu hao. Có nhiều hình thức thải bỏ, chẳng hạn như từ bỏ, bán và trao đổi. Bất kỳ chênh lệch nào giữa giá trị ghi sổ và giá trị thực hiện được báo cáo là lãi hoặc lỗ.
6. Kê khai tài sản cố định
Các yêu cầu về báo cáo và lập kế hoạch tuân thủ “tài sản cố định” của các công ty đa quốc gia rất đa dạng và phức tạp. Có nhiều phương pháp khấu hao và các luật / quy định khác nhau quy định các tỷ lệ và phương pháp khác nhau để tính khấu hao của cùng một tài sản. Các công ty cần chuẩn bị kế hoạch khấu hao tài chính (US GAAP), luật định (Local GAAP) và thuế (thu nhập, tài sản, giá trị gia tăng và thuế tiêu dùng) và báo cáo tuân thủ.
Hệ thống FA (Fixed Asset) phải cung cấp khả năng báo cáo về các khía cạnh khác nhau này và khả năng thực hiện phân tích và xem xét. Cuối tháng, kỳ kế toán trong hệ thống FA kết thúc, hệ thống FA kết chuyển hoạt động tài sản cố định hàng tháng vào sổ cái. Việc đối chiếu phải được thực hiện giữa sổ cái FA và sổ cái của tất cả các tài khoản TSCĐ. Tạo tất cả các báo cáo tài sản cố định cần thiết để hoàn tất quá trình kiểm tra.
Trên đây là 6 bước quy trình quản lý tài sản cố định hoàn chỉnh dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quản lý tài sản cố định giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, là thước đo đánh giá mức độ phát triển và quy mô hạ tầng của từng doanh nghiệp.
Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết hôm nay của Speedmaint. Hãy theo dõi kênh Website của chúng tôi để có nhiều kiến thức bổ ích trong những bài viết sau!
Tham khảo thêm:
Các chính sách và quy định về tài sản cố định dành cho mọi doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp: Dễ hay khó?
Hiểu đúng và đủ về tài sản cố định trong doanh nghiệp
Phân biệt 6 loại tài sản khác nhau trong doanh nghiệp
Tổng hợp kiến thức “hữu ích” về tài sản cố định hữu hình
Phương pháp quản lý tài sản cần thay đổi để tối ưu hiệu quả
Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ quản lý tài sản trong doanh nghiệp
