Quản lý tài sản được xem là quy trình không thể thiếu ở mọi quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Bất cứ loại tài sản nào trong doanh nghiệp cũng đều cần được quản lý, do đó quy trình này có thể làm tăng hiệu quả và tăng trách nhiệm giải trình quản lý. Hiểu được các loại hình quản lý khác nhau giúp ban lãnh đạo tìm được hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp và đưa ra quyết định sáng suốt.
1. Quản lý tài sản kỹ thuật số (Digital Asset Management – DAM)
Quản lý tài sản (QLTS) kỹ thuật số là hình thức quản lý phát triển nhanh chóng. Hình thức này liên quan đến việc tổ chức, xử lý và lưu trữ nội dung và phương tiện kỹ thuật số hiệu quả. Phương pháp quản lý liên tục này bao gồm siêu dữ liệu.
“Điều quan trọng là phải coi DAM không chỉ là một nền tảng, mà còn là một quá trình. Hệ thống DAM giống như một thư viện phương tiện kỹ thuật số nâng cao giúp đơn giản hóa mọi thứ.”
Brand Folder
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của phương tiện kỹ thuật số là bảo mật.
Bằng cách kiểm soát quyền truy cập vào các mục như quyền sở hữu trí tuệ, kế hoạch xây dựng và biên bản cuộc họp, các bên liên quan sẽ tiết kiệm được chi phí tạo và duy trì nhiều bản sao của các mục này ở các vị trí lưu trữ. Không những thế các tài liệu này còn được bảo vệ tốt hơn khỏi các thiệt hại do thiên tai hay hỏa hoạn.
Tham khảo:
5 lý do dịch vụ quản lý tài sản giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp sản xuất và khai thác
Bật mí 6 bước quy trình quản lý tài sản cố định hoàn chỉnh áp dụng mọi doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp: Dễ hay khó?
Một hệ thống DAM mang đến các lợi ích như:
- Phân phối tức thì các dự án và thông tin kỹ thuật số
- Trách nhiệm giải trình đối với quyền truy cập vào tài sản kỹ thuật số
- Cơ hội tái sử dụng tài sản kỹ thuật số
- Tìm kiếm các mục kỹ thuật số nhanh chóng và dễ dàng mà không cần đào tạo đặc biệt
- Tính nhất quán hiệu quả của thương hiệu
- Thông tin có giá trị về khách hàng nào ghé thăm các dự án kỹ thuật số – ai, cái gì, khi nào và trong bao lâu, tất cả đều rất hữu ích cho việc phát triển các chiến lược tiếp thị
Ngay cả những công ty không bán hàng hóa kỹ thuật số cũng có thể hưởng lợi nhuận từ việc áp dụng DAM. Ngày nay, việc lưu trữ tài liệu, thẻ chấm công, sổ tay hướng dẫn và hướng dẫn vận hành trong một hệ thống dễ sử dụng và truy cập được xem là tiêu chuẩn.
2. Quản lý tài sản cố định
Việc QLTS cố định là vấn đề mà mọi công ty cần phải xem xét, ngay cả khi điều này chỉ tập trung vào chuỗi cung ứng. Tài sản cố định là tất cả các hạng mục mà tổ chức sử dụng để tạo ra doanh thu.
Ví dụ: Tài sản cố định bao gồm thiết bị cố định ống nước, thiết bị điện và máy móc tại chỗ. Những thiết bị này còn được gọi là “tài sản, nhà máy và thiết bị” hoặc (property, plant, and equipment – PP&E). Chúng thường là những khoản đầu tư lớn đã phục vụ công ty trong vài năm và được khấu hao trong vòng đời của chúng.
Việc thêm tài sản cố định vào hệ thống QLTS hoặc triển khai hệ thống chỉ tập trung vào PP&E mang đến các lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Thông tin về ai đang sử dụng, thời điểm và những hành động đã được thực hiện trên tài sản được giám sát
- Giảm chi phí bảo trì
- Luồng dữ liệu thời gian thực của tài sản cố định ở khắp mọi nơi
- Bảo trì phòng ngừa theo lịch trình
- Hồ sơ về các tài sản đã được sử dụng lại, bị mất, bị đánh cắp hoặc được tái chế
Tài sản cố định trong phạm vi quản lý có thể giúp tối ưu hóa lợi nhuận. Đây là một chiến lược khôn ngoan và nó có thể trở thành một phần văn hóa của công ty theo thời gian.
3. Quản lý tài sản CNTT (IT Asset Management – ITAM)
Quản lý tài sản CNTT bao gồm quản lý phần cứng và phần mềm. Nó bao gồm các thiết bị thuộc sở hữu của công ty như máy tính, bộ định tuyến và thiết bị CNTT tương tự, cũng như các tài sản vô hình như đăng ký phần mềm (SaaS), giấy phép, bằng sáng chế và cơ sở hạ tầng mạng.
ITAM giúp cung cấp bảo mật, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc cho tương lai. Nó liên quan đến một hệ thống lưu trữ, truy xuất, sắp xếp và chia sẻ thông tin, cả trực tuyến cũng như nội bộ.
- Các tệp kỹ thuật số được lưu trữ trên ổ cứng và được sao lưu trên đám mây; nội dung rất dễ theo dõi và cập nhật.
- Hệ thống tìm kiếm và lưu trữ trực quan giúp tiết kiệm thời gian.
- Tiến hành nhắn tin và hội nghị video một cách an toàn.
- Các tệp trùng lặp được tìm thấy và xóa, loại bỏ vi rút và các thay đổi được thực hiện ngay lập tức trên tất cả các nền tảng.
4. QLTS doanh nghiệp (Enterprise Asset Management – EAM)
EAM là quy trình tổ chức, tích hợp và tối ưu hóa bất kỳ tài sản vật chất hoặc cơ sở hạ tầng nào thuộc sở hữu của công ty trong suốt vòng đời của nó. Điều này liên quan đến tài liệu, năng suất, hồ sơ kiểm kê và điều kiện cơ sở vật chất.
EAM khác với các hình thức QLTS khác, ở chỗ đây là một cách tiếp cận toàn diện để tổ chức và theo dõi. Khi xem xét một hệ thống tài sản doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau đây:
- Khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh và chính xác
- Tính toán tức thì và tạo email
- Trực quan hóa dữ liệu
- Các công thức, biểu đồ và mục tiêu năng suất được thiết kế riêng
5. Quản lý tài sản tài chính
Quản lý tài sản tài chính bao gồm các khoản đầu tư, nắm giữ bất động sản, dịch vụ môi giới và tất cả các khoản đầu tư vô hình của tổ chức. Trong bài viết này, QLTS liên quan đến việc theo dõi lãi suất thị trường, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác (chẳng hạn như nợ) và tính tiền lãi.
Mục tiêu của QLTS tài chính là tối đa hóa lợi nhuận theo thời gian đồng thời giảm thiểu rủi ro.
6. QLTS cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng bao gồm giao thông công cộng, đường xá, đường thủy, điện và công trình dân dụng,… Vì vậy, QLTS cơ sở hạ tầng là thuật ngữ chung cho các chiến lược liên quan đến việc bảo trì, cập nhật và loại bỏ các tiện ích quan trọng này.
Thông thường, QLTS cơ sở hạ tầng tập trung vào giai đoạn cuối của vòng đời dự án; và phương pháp thay thế hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất, an toàn nhất và có trách nhiệm với môi trường. Nhiều doanh nghiệp phải làm việc với các cơ quan chức năng để hoạt động có hiệu quả. Do đó, hiểu biết về QLTS cơ sở hạ tầng là một phần quan trọng để sử dụng đầy đủ tài sản và năng lực của mình.
SpeedMaint vừa cung cấp 6 loại hình quản lý tài sản khác nhau trong doanh nghiệp đến nhà quản trị thông qua nội dung bài viết trên đây. Các doanh nghiệp thực hiện tốt quy trình quản lý tài sản giúp tối ưu hóa lợi nhuận và hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai.
Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết hôm nay của Speedmaint. Hãy theo dõi kênh Website của chúng tôi để có nhiều kiến thức bổ ích trong những bài viết sau!
Tham khảo thêm:
Các chính sách và quy định về tài sản cố định dành cho mọi doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp: Dễ hay khó?
Hiểu đúng và đủ về tài sản cố định trong doanh nghiệp
Tổng hợp kiến thức “hữu ích” về tài sản cố định hữu hình
Phương pháp quản lý tài sản cần thay đổi để tối ưu hiệu quả
Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý tài sản thiết bị dành cho mọi doanh nghiệp
