Quản lý tài sản cố định (Fixed Asset Management) là thuật ngữ được nhắc đến thường xuyên trong hầu hết các doanh nghiệp. Bởi nó đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hỗ trợ lập kế hoạch và tầm nhìn trong tương lai cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, với việc lập kế hoạch phù hợp và thông tin theo hướng dữ liệu, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định hiệu quả để nâng cao kết quả.
Tài sản cố định là gì?
Để hiểu rõ hoạt động QL tài sản cố định, trước tiên cần tìm hiểu tài sản cố định là gì và gồm những tài sản gì.
Tài sản cố định còn được gọi là tài sản hữu hình, bao gồm các loại tài sản như nhà máy, thiết bị (PP&E). Trong đó về mặt kế toán, TSCĐ là những tài sản có thể chuyển đổi dễ dàng thành tiền mặt.
Tài sản cố định có thể được định nghĩa là một phần hữu hình lâu dài của tài sản hoặc thiết bị mà tổ chức sở hữu và sử dụng chức năng của tài sản đó để tạo ra giá trị.
Tài sản cố định được dự kiến không thể tiêu thu hoặc chuyển đổi thành thu nhập trong vòng một năm. Các tài sản cố định này về cơ bản được thể hiện trên bản cân đối kế toán là tài sản, nhà máy và các thiết bị (PP&E).
Các ví dụ về tài sản cố định trong doanh nghiệp
- Các thiết bị văn phòng
- Thiết bị máy tính
- Tòa nhà văn phòng
- Đồ nội thất
- Thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất
- Xe cộ. phương tiện vận chuyển
- Các loại máy móc khác
Về cơ bản, những tài sản này có giá trị giảm dần theo thời gian sử dụng của chúng.
Tham khảo:
Làm thế nào gia tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định cho nhà máy sản xuất
Bật mí 6 bước quy trình quản lý tài sản cố định hoàn chỉnh áp dụng mọi doanh nghiệp
Các chính sách và quy định về tài sản cố định dành cho mọi doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định là gì?
“Quản lý tài sản cố định là việc quản lý các tài sản cố định không thể chuyển đổi kịp thời sang giá trị tiền mặt hợp lý. Tài sản cố định thường được quản lý thông qua việc sử dụng các thẻ tài sản, được theo dõi thông qua số sê-ri hoặc mã vạch trong việc dễ dàng tổ chức và các mục đích kế toán, bảo trì và ngăn chặn hành vi trộm cắp”
Từ điển Kinh doanh
Hay nói theo cách đơn giản hơn, Quản lý TSCĐ là quá trình theo dõi và duy trì thiết bị và tài sản vật chất của tổ chức. Những tài sản này được quản lý bằng gắn thẻ hoặc sử dụng mã vạch. Mục đích chính trong việc thực hiện quản lý TSCĐ là bảo trì tài sản, theo dõi tài sản và ngăn ngừa tổn thất, mất mát.
Với hệ thống quản lý TSCĐ, tổ chức có thể thực hiện những hoạt động công việc sau:
- Theo dõi và giám sát tài sản cố định
- Giám sát các thiết bị, máy móc tại nhiều địa điểm
- Chi phí bảo trì thấp
- Cải thiện hiệu quả hoạt động
- Duy trì hồ sơ các loại tài sản đã hết hạn sử dụng, đã bán, bị đánh cắp hoặc mất
Quản lý TSCĐ cho phép tổ chức, doanh nghiệp sử dụng thiết bị và phương tiện để giám sát, đánh giá vị trí cũng như giữ các thiết bị máy móc vận hành trơn tru.
Điều này đã giúp ích cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu sự mất mát, lỗi thiết bị và khoảng thời gian ngừng hoạt động của các thiết bị. Để từ đó cải thiện giá trị tổng thể của tài sản.
Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định là một thuật ngữ toàn diện mô tả nguồn gốc của quá trình quản lý tài sản của một tổ chức ở mọi khía cạnh (từ khi mua đến khi xử lý).
Hoạt động này giúp lưu giữ chi tiết hồ sơ tài sản có giá trị của một tổ chức. Thông tin được lưu trữ bao gồm:
- Chi tiết mua hàng
- Lượng hàng tồn trong kho
- Lịch bảo trì thiết bị
- Định lượng
- Vị trí máy móc thiết bị
- Khấu hao thiết bị
- Hình thức sử dụng
Trong đó, các phần mềm Quản lý tài sản hiện nay được kết hợp với quy trình quản lý tài sản cố định giúp cải thiện khả năng hiển thị và kiểm soát tài sản.
Tính quan trọng của việc Quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Các yếu tố lợi ích dưới đây sẽ cho biết tại sao Quản lý tài sản cố định lại quan trọng trong doanh nghiệp:
Tối ưu tài sản
Quản lý tài sản chính xác có thẻ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa vận hành và các hoạt động hàng ngày liên quan đến lập kế hoạch, sử dụng tài nguyên trong hệ thống quản lý đang được triển khai.
Cải thiện tuổi thọ, vòng đời thiết bị
Mọi loại tài sản đều cần thiết có các dịch vụ hỗ trợ đi kèm nhằm trong trường hợp không được xử lý kịp thời sẽ dẫn đến chi trả khoản chi phí lớn. Do đó, việc quản lý tài sản luôn phải được kiểm tra tất cả các thông tin về dịch vụ sửa chữa đi kèm và đảm bảo rằng tài sản luôn được quản lý chặt chẽ. Từ đó, các thiết bị được kéo dài tuổi thọ và tối ưu hóa công năng sử dụng. Điều là yếu tố rất quan trọng trong việc giám sát và quản lý tài sản.
Tiết kiệm ngân sách bảo trì
Vào giai đoạn hoạt động trong vòng đời tài sản, một doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vấn đề về bảo trì. Các doanh nghiệp cho rằng hoạt động bảo trì sẽ cắt giảm lợi nhuận của họ. Tuy nhiên, việc các loại TSCĐ đặc biệt là máy móc thiết bị không được bảo trì kỹ lưỡng sẽ dẫn đến năng suất làm việc giảm sút.
Do đó, hoạt động bảo trì đối với các loại TSCĐ cần được thực hiện một cách thường xuyên và định kỳ.
Quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp dễ hay khó?
Dựa vào cách cách thức khác nhau trong triển khai Quản lý TSCĐ, doanh nghiệp sẽ có sự đánh giá về việc ứng dụng trong doanh nghiệp mình.
Triển khai trách nhiệm giải trình và Chăm sóc tài sản an toàn
Một trong những chức năng quan trọng nhất của Quản lý tài sản cố định đó là phải quản lý tài sản một cách an toàn. Sự an toàn của những tài sản này phải được thực hiện thông qua một cá nhân chịu trách nhiệm được giao nhiệm vụ.
Trách nhiệm giải trình tài sản được thực hiện để tăng mức độ an toàn và giảm thiểu các sự cố về mất mát hoặc sử dụng tài sản sai mục đích, nếu không hoạt động này sẽ làm giảm lợi nhuận cũng như dòng tiền tài sản.
Ngoài ra, các biện pháp quản lý rủi ro chặt chẽ phải bao gồm việc duy trì các tiêu chuẩn cao về tính toàn vẹn của dữ liệu và lưu trữ các tài liệu về quyền sở hữu.
Triển khai theo dõi tài sản cố định
Một số tổ chức có số lượng lớn tài sản, trọng tâm là tài sản lưu động do đó cần được theo dõi chặt chẽ nhằm giữ an toàn và hiệu quả hoạt động các loại tài sản đó.
Việc triển khai theo dõi tài sản giúp nhà quản trị quản lý được dữ liệu và các thông tin tài sản thông qua việc cập nhật theo dõi vị trí tài sản, quản lý hoạt động sử dụng, người được giao nhận, hoạt động bảo trì tài sản, bảo hiểm,… Những điều này đều giúp ích cho nhà quản trị trong việc duy trì sự an toàn của những TSCĐ này cũng như đảm bảo năng suất và hiệu quả vận hành công việc.
Áp dụng Quản lý vòng đời tài sản
Quản lý vòng đời tài sản là một quá trình kiểm soát, giám sát và hạch toán tài sản trong suốt vòng đời của những tài sản này. Việc theo dõi và ghi lại mọi chi tiết và hành động được thực hiện trên tài sản bởi bất kỳ người dùng nào từ khi mua cho đến khi sử dụng tài sản đó, dữ liệu lưu trữ được ghi lại dưới dạng nhật ký sử dụng.
Do đó, cách áp dụng quản lý tài sản cố định này giúp cải thiện việc lập kế hoạch vòng đời tài sản cũng như giám sát chặt chẽ được việc sử dụng tài sản, lập kế hoạch bảo trì và thay thế tài sản nếu có yêu cầu.
Việc theo dõi các hợp đồng bảo hành, bảo trì hàng năm và các loại bảo hiểm liên quan nhằm giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh cùng các chi phí không đáng có do việc quản lý tài sản yếu kém.
Gắn nhãn thông tin từng loại tài sản
Thực tế gắn nhãn thông tin giúp nhà quản trị có thể quản lý và kiểm soát nội dung hiệu quả và phù hợp về mặt lâu dài. Việc gắn nhãn thông tin được thực hiện dễ dàng với việc gắn thẻ tài sản cố định với các mã nhận dạng được coi là duy nhất, ví dụ mã vạch, mã QR, RFID, NFC,…
Ngoài ra, gắn nhãn thông tin trên tài sản cũng thúc đẩy quá trình kiểm tra thực tế bằng cách xác định các tài sản bằng các thẻ thông tin.
Tiến hành xác minh tài sản vật chất
Việc xác minh tài sản vật chất định kỳ được thực hiện nhằm đảm bảo sự tồn tại của những tài sản này. Hoạt động xác minh thực tế sẽ giúp đối chiếu kết quả với hồ sơ tài sản trong dữ liệu lưu trữ.
Hoạt động xác minh tài sản vật chất cũng giúp doanh nghiệp xác định các loại tài sản ma. Tài sản ma là tài sản bị mất, đánh cắp hoặc không còn được sử dụng, những vẫn được ghi nhận là tài sản đang hoạt động.
Cùng với đó, những tài sản tồn tại về mặt vật chất nhưng không được đề cập trong dữ liệu tài sản cũng có thể gây ra những vấn đề phát sinh.
Hoạt động quản lý TSCĐ có khả năng thực hiện quá trình mua và kiểm soát tài sản đoi hỏi sự quan tâm và điều chỉnh cần thiết để bảo vệ các loại tài sản này.
Kết luận
Quản lý tài sản CĐ là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào bởi nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập kế hoạch và tầm nhìn phát triển trong tương lai của doanh nghiệp đó.
Cùng với đó, hoạt động quản lý này được thực hiện thông qua việc lập kế hoạch phù hợp và thông tin theo hướng dữ liệu giúp nhà quản trị đưa ra quyết định hiệu quả để nâng cao hiệu suất doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Hiểu đúng và đủ về tài sản cố định trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp Quản lý tài sản để tối ưu hiệu quả
Quy trình quản lý tài sản thiết bị dành cho mọi doanh nghiệp
Các hạng mục quan trọng trong kế hoạch quản lý tài sản
Phương pháp quản lý tài sản và các bước quan trọng
