Excel chỉ là một bảng tính
Excel là một công cụ quản lý gần như đã trở thành “biểu tượng” trong doanh nghiệp. Tính phổ cập, đại trà, ưu điểm miễn phí và gần như mọi người có thể tiếp cận giúp phần mềm Excel trở thành “người bạn của mọi nhà”.
Thế nhưng, thực tế Excel chỉ là một bảng tính không hơn. Trong khi ngày nay với khối lượng vật tư tài sản vô kể cùng lượng công việc bảo trì khổng lồ, doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn một bảng tính lưu trữ dữ liệu. Công tác quản lý tiến độ cần phải được thiết kế như một chương trình chuyên dụng chứ không còn đơn thuần là phần mềm thay thế giấy bút và viết tay nữa. Ấy là còn chưa kể nếu như ở ngoài hiện trường, không có máy tính, đội ngũ kỹ thuật bảo trì vẫn cần đến việc viết tay để cập nhật thông tin tiến độ chiến lược bảo trì.
Đọc thêm: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Đặc biệt với những doanh nghiệp lớn, bảng tính Excel càng lộ rõ những mặt hạn chế, điển hình như:
Thủ thuật cao
Bạn nghĩ một bảng tính Excel sử dụng rất đơn giản. Nhưng thực tế để quản lý tiến độ bảo trì, người quản lý cần phải cấu hình một bảng tính với đầy đủ tính năng, hàm số tính toán và thiết kế chuyên dụng cho ngành nghề của mình. Điều này đòi hỏi những kỹ năng và thủ thuật khá cao, và tất nhiên không phải ai cũng đủ khả năng để cấu hình được một bảng quản lý như vậy.
Hiện nay có rất nhiều File Excel được cấu hình sẵn dành cho doanh nghiệp muốn quản lý công việc, rao miễn phí cũng có mà mua mất phí cũng có, thế nhưng một cấu trúc được lập ra chung chung lại rất khó để phù hợp với đặc điểm công việc của đơn vị bạn.
Khả năng lưu trữ dữ liệu thấp
Có rất nhiều người “dở khóc dở cười” khi hoàn thành bảng tính nhưng lại quên lưu lại, hoặc lỡ tay xoá mất trên tệp, hay máy tính gặp virus mất dữ liệu,…Nếu là người quản lý, và bạn thất lạc dữ liệu quản lý tiến độ thì có thể coi như bạn chính là nguyên nhân khiến công việc bị trì hoãn.
Một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua, lưu lượng lưu trữ của Excel thường không cao, và tất nhiên doanh nghiệp nên chấp nhận điều đó vì phần mềm là miễn phí. Giả sử đội ngũ của bạn đang cần một tệp Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi tiến độ, con số tệp lưu trữ tăng theo cấp số nhân, trong một năm lên tới 36 tệp lưu trữ,….Việc tra cứu lại công việc hay lịch sử hoạt động chắc chắn sẽ khiến bạn toát mồ hôi.
Bị động và không có khả năng kết hợp
Tiến độ công việc thay đổi theo từng ngày, từng đặc trưng nhiệm vụ khác nhau. Nếu như làm việc trên Excel, việc trung chuyển file đến các bên liên quan để kiểm tra, thảo luận và chỉnh sửa cực kỳ mất thời gian. Một công việc thì không sao, nhưng bạn có đến 8 đầu công việc cần quản lý tiến độ bảo trì, quy trình thủ công của Excel khi điền thông tin, lưu lại và gửi qua lại các bên chắc chắn sẽ khiến bạn “phát hoảng”.
Chưa kể việc trao đổi phải được thực hiện thông qua một công cụ thứ ba, rất khó để xác định và phân biệt các bạn đang nói về vấn đề gì, ở đâu.
Ứng Dụng Bảo Trì Khắc Phục Một Cách Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp 4.0
Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel
Giao diện trên Excel thường bị giới hạn và chỉ cho phép người dùng thấy tiến độ tổng quát chứ không thể đi vào chi tiết từng công việc hay theo dõi kết quả thực hiện. Điều này sẽ hạn chế khả năng phân tích và đánh giá của các nhà quản lý tiến độ bảo trì, đồng thời gây nên sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp, về lâu dài sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc chung.
Làm sao để doanh nghiệp khắc phục vấn đề quản lý tiến độ bảo trì này
Có thể thấy, những doanh nghiệp có khối lượng công việc bảo trì lớn cũng như số lượng vật tư khổng lồ gần như sẽ rất khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý tiến độ bảo trì.
Vậy đâu là cách để doanh nghiệp khắc phục vấn đề này?
Hiện nay, cùng với sự phát triển của công nghệ 4.0, các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì ra đời, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hoá các yêu cầu và quản lý tiến độ bảo trì.
Phần mềm quản lý bảo trì CMMS (Computerized Maintenance Management System) là hệ thống sử dụng cả nền tảng máy tính và di động để tự động hoá các quy trình bảo trì và phân tích kết quả để cải tiến trong tương lại. Sử dụng một lần đăng duy nhất, người quản lý có thể truy cập mọi tính năng trực quan để hỗ trợ toàn bộ công việc được diễn ra trơn tru và thuận lợi.
Nền tảng CMMS có khả năng tự động hoá các công việc lặp đi lặp lại cũng như cung cấp phân tích báo cáo tự động để giải pháp thời gian, năng lượng và các nguồn lực đòi hỏi tương tác trực duyện và tư duy sáng tạo cho công việc bảo trì.
Một số cách CMMS đơn giản hoá việc quản lý tiến độ bảo trì:
- Thời gian ngưng hoạt động doanh nghiệp rút ngắn
- Tuổi thọ tài sản dài hơn
- ROI tốt hơn thông qua bảo toàn tài sản
- Giảm chi phí dịch vụ chủ động (trái ngược với chi phí phản ứng)
- Cải thiện quản lý nhà cung cấp
- Phản hồi nhanh hơn cho các yêu cầu bảo trì
- Tiết kiệm thời gian thông qua tự động hóa quy trình
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị ưu tiên bảo trì tài sản doanh nghiệp. Bản chất của chúng là công cụ để gửi yêu cầu, báo cáo tình hình, lên kế hoạch và lưu trữ dữ liệu. Từ đó, việc bảo trì diễn ra nhanh và khoa học hơn.
Giải pháp CMMS là hệ thống được xây dựng trên cả giao diện điện thoại và website, vì thế việc sử dụng cũng linh hoạt, mọi lúc mọi nơi, dễ dàng thao tác hơn.
Tìm hiểu thêm: 31 Lợi Ích Của Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì
Có thể thấy việc quản lý tiến độ bảo trì bằng Excel lộ rõ những mặt hạn chế, đặc biệt là trong thời đại chuyển số 4.0 ngày nay. Trong khi đó, các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì hỗ trợ quản lý tiến độ ngày một hoàn thiện hơn, hiện đại và nhiều tính năng hơn. Đây có thể coi là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp hiện nay.
