Phần mềm CMMS có thể mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp
Một phần mềm quản lý bảo trì CMMS hoàn toàn có thể mang lại những lợi ích ở mọi nghiệp vụ doanh nghiệp. Có 4 nhóm lợi ích được SpeedMaint chia sẻ cụ thể hôm nay:
- Giảm chi phí
- Quản lý tồn kho & tài sản tốt hơn
- Cải tiến quy trình làm việc
- Theo dõi & Báo cáo
Cụ thể phần mềm CMMS mang đến những gì cho 4 nhóm lợi ích trên sẽ được bài viết đề cập cụ thể ngay dưới đây.
Giảm chi phí cho doanh nghiệp – với phần mềm quản lý bảo trì
Nếu được sử dụng đúng cách, CMMS có thể giúp giảm đáng kể chi phí vận hành bộ phận bảo trì – Điều mà bất kỳ nhà quản lý bảo trì nào cũng không ngừng tìm kiếm. Ở mục Giảm chi phí cho doanh nghiệp này, có 23 lợi ích mà CMMS mang lại, bao gồm:
1. Giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị và tắt máy ngoài kế hoạch
Dữ liệu khảo sát mới nhất của ITIC cho thấy:
- 98% các tổ chức nói rằng một giờ ngừng hoạt động tiêu tốn của họ hơn 100.000 đô la
- 81% doanh nghiệp được khảo sát cho biết 60 phút thời gian ngừng hoạt động tiêu tốn của họ hơn 300.000 đô la.
- Một phần ba số doanh nghiệp báo cáo rằng một giờ ngừng hoạt động tiêu tốn của họ từ 1 triệu đến hơn 5 triệu đô la.
Chính vì thế, một nhóm bảo trì thành công không nên chỉ tập trung vào việc nhanh chóng khắc phục các sự cố khi chúng xuất hiện mà còn phải thực hiện các hành động phòng ngừa để dự đoán và ngăn chặn các sự cố tiềm ẩn.
Phần mềm quản lý bảo trì có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng kết hợp và tự động hóa các chiến lược bảo trì dự đoán và phòng ngừa, giúp bạn giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị và tránh việc tốn kém do tắt máy ngoài kế hoạch.
>>> Đọc thêm: Mục tiêu và phương pháp thực hiện bảo trì thiết bị doanh nghiệp
2. Giảm thời gian làm thêm
Khi thời gian ngừng hoạt động giảm đi thì chi phí làm thêm giờ cũng sẽ tự động thấp hơn. Lúc này máy móc, thiết bị của doanh nghiệp được giữ ở trạng thái tối ưu và ít khả năng xảy ra sự cố. Tất cả những điều này cộng lại sẽ giúp cho thời gian ở lại làm tăng ca, làm thêm để khắc phục sự cố và vận hành thiết bị của nhân viên giảm tối đa.
Trên hết, CMMS cho phép đội ngũ bảo trì giao tiếp theo cách hiệu quả hơn, có nghĩa là công việc có thể được bắt đầu nhanh hơn và sau đó hoàn thành theo thời hạn đã định.
3. Giảm thời gian sửa chữa trung bình
CMMS cho phép nhóm bảo trì truy cập vào tất cả thông tin quan trọng về các vấn đề trong quá khứ và các giải pháp đã áp dụng (lịch sử công việc). Từ đó đội ngũ có thể nhanh chóng tìm ra chiến lược tốt nhất cho vấn đề đang xảy ra.
So với giấy tờ và Excel truyền thống thì phần mềm CMMS có thể lưu trữ lại tài liệu một cách khoa học, dễ dàng hệ thống và tìm kiếm hơn. Một thiết bị di động, một máy tính ở bất kỳ địa điểm nào cũng có thể truy cập và tìm kiếm mọi thứ, từ phiếu kỹ thuật và hồ sơ thiết bị đến biểu đồ khắc phục sự cố. Lợi ích này giúp kỹ thuật viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi và giám sát công việc một cách tổng quát.
4. Kéo dài tuổi thọ của tài sản của bạn
Khi phần mềm CMMS được triển khai hiệu quả và công việc bảo trì diễn ra trơn tru, đúng lịch trình thì điều tất yếu là máy móc, thiết bị tài sản của doanh nghiệp không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn kéo dài tối đa tuổi thọ của chúng.
5. Chi phí sửa chữa thấp hơn
Đảm bảo thời gian hoạt động cao và tình trạng tốt của máy móc, thiết bị làm giảm nhu cầu sửa chữa ở mức tối đa. Doanh nghiệp có thể cắt giảm các chi phí liên quan đến lao động cũng như các nguồn lực khác, điều này giúp tiết kiệm được khoản chi phí khổng lồ.
6. Cải thiện ngân sách
Phần mềm quản lý bảo trì có khả năng dự đoán chi phí và sử dụng những thông tin đó để cải thiện ngân sách của doanh nghiệp, từ đó giảm chi phí tổng thể của công tác bảo trì. Nguyên lý bởi module lưu trữ thông tin và quản lý kho vật tư của CMMS cho phép doanh nghiệp xem xét và kiểm tra thường xuyên chi phí và mức độ sử dụng của các loại vật liệu, nguồn lực và hoạt động sửa chữa. Những module này sẽ hình thành cho doanh nghiệp đánh giá chính xác và ước tính nguồn lực cần bỏ ra trong tương lai, tạo ra ngân sách tối ưu và hiệu quả nhất.
>>>Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Quản lý tồn kho & thiết bị tốt hơn
Có quá nhiều vật tư và phụ tùng tồn kho mà doanh nghiệp không thể quản lý hết được. Điều này có thể dẫn đến việc tốn kém chi phí mua thừa hoặc thiếu những vật dụng quan trọng trong trường hợp sửa chữa hay cần thay thế máy móc, dây chuyền.
Và bởi vì điều đó mà Module Quản lý kho vật tư của CMMS đặc biệt cần thiết và hữu ích với các doanh nghiệp trong việc hệ thống và chuẩn chỉnh lại kho vật tư cũng như nguồn chi phí mua thiết bị, máy móc, phụ tùng.
7. Tối ưu hóa lượng hàng trong kho
Hệ thống quản lý bảo trì có khả năng tự động quá công việc quản lý của doanh nghiệp, giúp tối ưu lượng phụ tùng tồn kho bằng cách nắm bắt các mô hình sử dụng vật tư, phụ tùng và điều chỉnh việc đặt hàng cung ứng cho phù hợp.
Điều hữu ích hơn nữa là doanh nghiệp có thể đặt mức dự trữ mong muốn cho mọi phụ tùng. Nếu số lượng mặt hàng đã chọn trong kho giảm xuống dưới ngưỡng bạn đã đặt, hệ thống sẽ tự động thông báo để đội ngũ kỹ thuật đặt hàng kịp thời.
8. Loại bỏ lỗi của con người thông qua tính năng theo dõi tự động
Một doanh nghiệp khó có thể tránh khỏi những sai sót xuất phát từ cá nhân, nhân viên. Thế nhưng, với sự tiến bộ của máy móc và công nghệ, mọi công việc từ theo dõi, ghi thông tin cho đến giám sát tự động đều có thể vận hành trơn tru, chính xác và không còn sai sót đến từ vấn đề của con người. Với dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cao, công việc kiểm tra hàng tồn kho thủ công giảm xuống đáng kể.
9. Theo dõi nâng cấp bảo trì và lịch sử làm việc
Khả năng truy cập vào toàn bộ lịch sử công việc của thiết bị, máy móc là một trong những yếu tố quan trọng của CMMS.
Thông tin đầy đủ về lịch sử công việc cùng với công việc trong toàn bộ vòng đời của mọi thiết bị sẽ giúp đội ngũ kỹ thuật có được một kế hoạch bảo trì được tối ưu hóa hoàn hảo.
10. Chuẩn hóa các phương pháp và cải thiện kiểm soát chất lượng
Với CMMS, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất của các hoạt động bảo trì của mình để tìm ra phương pháp nào là hiệu quả nhất. Từ đó công tác bảo trì sẽ có tiêu chuẩn để tối ưu hoá quy trình làm việc sau này, ngày một tăng năng suất và hiệu quả.
11. Tối ưu hóa tài nguyên
CMMS hỗ trợ các nhà máy sản xuất cắt giảm các lỗi tài sản bằng cách tối ưu hoá tài nguyên để có năng suất cao hơn, đồng thời duy trì máy móc ở mức hiệu quả cao và ứng dụng các phương pháp bảo trì khác nhau cho từng giai đoạn của máy móc, thiết bị: từ bảo trì khắc phục đến bảo trì phòng ngừa,…
Doanh nghiệp đã biết về các chiến lược bảo trì phổ biến hiện nay? Tìm hiểu ngay qua bài viết: Phân loại chi tiết về 9 loại bảo trì cụ thể hiện nay
12. Chẩn đoán sự cố nhanh hơn bằng cách tra cứu thông tin tài sản quan trọng
Với khả năng truy cập ngay lập tức vào thông tin tài sản quan trọng, doanh nghiệp có thể xác định và chẩn đoán sự cố nhanh hơn và với độ chính xác cao hơn. Từ đó việc xây dựng kế hoạch bảo dưỡng và vận hành cũng trở nên hiệu quả hơn.
13. Triển khai mã vạch để dễ dàng xác định
Nhiều phần mềm quản lý bảo trì hiện nay có tính năng này. Việc triển khai công nghệ mã vạch giúp doanh nghiệp nhanh chóng hơn trong việc xác định hàng, phụ kiện, vật tư tồn kho. Các tác vụ như nhập dữ liệu thủ công hay kết nối nhiều công cụ chỉ để thực hiện công việc giám sát sẽ được giảm thiểu tối đa cả về chi phí, thời gian và nhân sự.
CMMS cũng đính kèm thêm nhiều tính năng giúp việc giám sát diễn ra dễ dàng như: phiếu công việc, tài sản, phụ tùng, đơn đặt hàng,…
Tìm hiểu ngay: TOP 3 Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất
Chưa kể, tính năng đánh mã tài sản thông minh của phần mềm quản lý bảo trì cũng là giải pháp vượt trội để doanh nghiệp có thể tra cứu máy móc, thiết bị gần như ngay lập tức. Các kỹ thuật viên chỉ có thể quét mã vạch và lấy tất cả dữ liệu cần thiết chỉ trong một thao tác đơn giản.
Chỉ với hai nhóm lợi ích trên đây: Giảm chi phí và Quản lý tồn kho, phần mềm quản lý bảo trì CMMS đã mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội vượt trội để tối ưu hiệu suất và tiết kiệm nguồn lực rất lớn. Cùng tìm hiểu ngay: 31 lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì – Phần 2 để khám phá những lợi ích tiếp theo mà phần mềm có thể mang đến cho những nhà quản lý bảo trì thông minh, hiện đại nhé.
>>>Xem thêm bài viết:
Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Sản xuất công nghệ cao: Chìa khóa của tương lai cho nhà máy sản xuất
Bảo trì Tự động ứng dụng trong chiến lược TPM lean
5 lý do doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS)
