Bảo trì định kỳ là một phần không thể thiếu của Bảo trì phòng ngừa
Bảo trì định kỳ là những hoạt động nhằm mục đích giữ cho máy móc, thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt và giảm thiểu những sự cố hỏng hóc bất ngờ.
Hầu hết những tài sản hoạt động trong doanh nghiệp đều khó có thể tránh khỏi hỏng hóc hay hao mòn theo thời gian sử dụng, từ xe cộ, toà nhà, máy móc cho đến dây chuyền sản xuất,…Chính vì thế, loại bảo trì này được coi là một cách để giải quyết tình trạng của thiết bị trước khi xuất hiện hư hỏng.
Theo mục tiêu này, Bảo trì định kỳ được coi là một phần của Bảo trì phòng ngừa theo yếu tố thời gian. Bảo trì chỉ được lên kế hoạch theo cố định, có thể là thời gian sử dụng (ngày, tháng, năm) hoặc lịch sử (sau bao nhiêu lần sử dụng, chạy được bao nhiêu km, sau chu kỳ thực hiện,…)
Vậy, đây có phải là cách tiếp cận tối ưu nhất để bảo trì trên diện rộng? Phương án bảo trì này có khuyết điểm hay có thể ứng dụng phần mềm CMMS vào để tối đa hoá giá trị của công tác bảo trì theo chiến lược này không?
Tìm hiểu ngay dưới đây!
>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
Tính chất của Bảo trì định kỳ
Bảo trì định kỳ bao gồm các công việc đơn giản, yêu cầu đào tạo tối thiểu. Do đó, việc bảo trì đôi khi được thực hiện bởi những người vận hành máy móc, điều này giúp các kỹ thuật viên bảo trì tập trung vào những công việc phức tạp hơn. Chính vì thế tính chất của Bảo trì chu kỳ là duy trì tự chủ trong doanh nghiệp.
Ưu điểm của Bảo trì theo định kỳ
Nếu doanh nghiệp đang thực hiện phương pháp bảo trì phòng ngừa thì các nhiệm vụ của loại Bảo trì này được ứng dụng và phát huy được rất nhiều ưu thế, bao gồm:
- Cải thiện tuổi thọ thiết bị, máy móc
- Giảm số lượng thiết bị hỏng hóc không mong muốn
- Giữ tài sản trong tình trạng hoạt động tốt
- Hỗ trợ doanh nghiệp ước tính nhu cầu tồn kho phụ tùng thay thế
Nhược điểm của Bảo trì định kỳ
Mặc dù đây là loại bảo trì đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn sự cố xảy ra, nhưng vẫn có một hạn chế khi doanh nghiệp tiến hành ứng dụng loại hình bảo trì này. Dựa trên nguyên tắc bảo trì theo thời gian và lịch sử sử dụng nên hầu như nguồn dữ liệu mà phương pháp bảo trì này sử dụng là từ khuyến cáo của nhà sản xuất cũng như kinh nghiệm cá nhân của đội ngũ kỹ thuật. Như ta đều biết, hướng dẫn sử dụng chỉ định một khoảng thời gian tối thiểu, còn kinh nghiệm mang tính cá nhân và cảm giác, cả hai nguồn dữ liệu chưa thực sự đánh giá chính xác tình trạng của thiết bị, máy móc. Điều này sẽ dẫn tới việc đôi khi kế hoạch bảo trì còn mang tính thừa thãi, không cần thiết hoặc quá lố.
Tuy nhiên, tin vui là nhược điểm này có thể được giải quyết bằng cách tối ưu hóa lịch trình bảo trì của doanh nghiệp.
Cụ thể, lần đầu tạo kế hoạch bảo trì, doanh nghiệp có thể sẽ tuân theo các nguyên tắc được nêu trong sổ tay thiết bị/ hướng dẫn sử dụng. Sau đó, tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau (mức độ chính xác của các khuyến nghị từ hướng dẫn sử dụng OEM, điều kiện hoạt động của máy, các bộ phận thay thế bạn sử dụng, mức độ bạn đẩy máy…), nhu cầu cho các tác vụ thường xuyên có thể cao hơn hoặc thấp hơn hơn khuyến nghị.
Cách tốt nhất để tiếp cận vấn đề này là sử dụng phần mềm CMMS để lưu trữ nhật ký bảo trì chi tiết và theo dõi các chỉ số như MTBF (Thời gian trung bình giữa các lần thất bại). Những thông số này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một nhận định gần nhất với tình trạng của máy móc, thiết bị, từ đó đưa ra chiến lược bảo trì phù hợp.
>>> Xem thêm bài viết: 9 tính năng CMMS của SpeedMaint hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tới 70% vấn đề quản lý bảo trì
Đâu là những công việc có thể sử dụng Bảo trì theo định kỳ
Không phải loại thiết bị hay công việc nào cũng cần đến bảo trì theo định kỳ. Việc lựa chọn thiết bị, máy móc cũng như công việc phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hoá công tác bảo dưỡng, sửa chữa cũng như tiết kiệm nguồn lực của mình.
Dưới đây là một số nhiệm vụ bảo trì và loại tài sản có thể ứng dụng ngay phương pháp bảo trì định kỳ:
- Kiểm tra thiết bị
- Các công việc bảo dưỡng đơn giản được thực hiện thường xuyên như: bôi trơn, thay bộ lọc, thay thế các bộ phận,….
- Làm sạch (lau sàn, lau thiết bị, rửa cửa sổ, cắt cỏ,….)
- Kiểm tra thiết bị an toàn
Tất nhiên, đây không phải là một danh sách đầy đủ. Chỉ là một vài ví dụ để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về bảo trì theo định kỳ cũng như hoạch định những ý tưởng để xây dựng chiến lược bảo trì tổng thể.
>>> Xem thêm bài viết: Phương pháp lập và triển khai một kế hoạch bảo trì phòng ngừa hiệu quả?
Cách CMMS có thể hỗ trợ quản lý hoạt động Bảo trì định kỳ
Công việc lập lịch và theo dõi Bảo trì theo định kỳ hoạt động tốt nhất khi được ghép nối với phần mềm CMMS (Phần mềm quản lý bảo trì). Dưới đây SpeedMaint sẽ chia sẻ cách CMMS hỗ trợ các kế hoạch bảo trì theo định kỳ của doanh nghiệp:
Lập lịch & quản lý công việc bảo trì
Có ba điều kiện mà mọi nhiệm vụ bảo trì cần phải đáp ứng để lịch trình bảo trì được diễn ra trơn tru và dễ dàng:
- Chỉ định người phụ trách cụ thể
- Chỉ định thời gian đến hạn cụ thể
- Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi xem các nhiệm vụ có được hoàn thành đúng thời hạn hay không
Và CMMS là một giải pháp hoàn hảo hỗ trợ doanh nghiệp có thể thực hiện được cả ba điều kiện trên một cách dễ dàng và khoa học nhất. Bởi phần mềm Quản lý bảo trì bao gồm những tính năng:
- Xác định lịch trình bảo trì cũng như sắp xếp các công việc theo thứ tự và yêu cầu bảo trì
- Sử dụng thông báo đẩy để thông báo nhanh chóng việc giao lại nhiệm vụ và các thay đổi mức độ ưu tiên của nhiệm vụ
- Có quyền truy cập tức thì vào tất cả các nhiệm vụ bảo trì đang hoạt động và đã hoàn thành (thông qua kết nối Internet)
- Tối ưu hóa lịch bảo trì bằng cách sử dụng nhật ký và báo cáo bảo trì chi tiết
Kiểm soát kho phụ tùng thay thế
Ngoài việc kiểm tra trực quan, doanh nghiệp khó có thể thực hiện Bảo trì định kỳ nếu không có đủ/ có sẵn dụng cụ hay phụ tùng thay thế trong kho. Chính thế, Module Kiểm kê phụ tùng thay thế của CMMS cực kỳ cần thiết. Module này cho phép doanh nghiệp:
- Thiết lập thông báo qua Email khi số lượng hàng dự trữ cho một bộ phận nào đó thấp
- Tự động theo dõi việc sử dụng các phụ tùng thay thế bằng cách đưa yêu cầu bắt buộc cập nhật mặt hàng phụ tùng, dụng cụ trong mục Đơn đặt hàng công việc và Bảo trì định kỳ
- Dự báo chính xác việc sử dụng các bộ phận và ngân sách cho quý/ năm tiếp theo
Lưu trữ dữ liệu bảo trì
Như đã đề cập trước đó, CMMS là phần mềm vô cùng tiện dụng để tối ưu hóa lịch trình bảo trì của doanh nghiệp. Bảo trì theo định kỳ có khả năng tối ưu hóa tần suất của các nhiệm vụ bảo trì với Logic vô cùng đơn giản. Nhưng cũng có lẽ vì vậy mà nhiều trường hợp thực hiện phương pháp bảo trì trên thiết bị nhưng vẫn gặp sự cố hỏng hóc. Lý do có thể bởi:
- Các nhiệm vụ bảo trì theo định kỳ quá xa nhau
- Công việc hàng ngày đang được thực hiện là subpar (*)
- Thiết bị, tài sản đó đang được sử dụng sai cách
(*): Subpar: Chỉ những công việc không đáp ứng đủ tiêu chuẩn
Trong trường hợp này, doanh nghiệp sử dụng phần mềm CMMS hoàn toàn có thể đi sâu vào lịch sử và các báo cáo bảo trì để tìm nguyên nhân gốc rễ. Điều này giúp cho sự cố được giải quyết triệt để và rõ ràng hơn.
Chẳng hạn như:
- Với vấn đề 1, doanh nghiệp có thể tăng khối lượng các nhiệm vụ bảo trì định kỳ trên tài sản đó
- Với vấn đề 2, doanh nghiệp nên xác định danh sách kiểm tra bảo trì phòng ngừa
- Với vấn đề 3, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng máy làm việc trong điều kiện thích hợp, sử dụng các bộ phận thay thế được OEM phê duyệt và được sử dụng bởi những người vận hành máy được đào tạo đầy đủ.
Để áp dụng đúng giải pháp, trước tiên doanh nghiệp cần xác định đúng vấn đề. Và phần mềm CMMS chắc chắn sẽ hữu dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần số liệu, dữ liệu để nghiên cứu, xác định vấn đề.
>>> Xem thêm bài viết: Ứng Dụng Bảo Trì Khắc Phục Một Cách Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp 4.0
