Bảo trì phòng ngừa là gì?
Trước khi bước vào các phương pháp lập và triển khai kế hoạch, hãy tìm hiểu tổng quan về phương pháp bảo trì này.
Bảo trì phòng ngừa (hoặc bảo trì dự phòng) – PM – là công việc được thực hiện thường xuyên (theo lịch trình) nhằm giảm thiểu khả năng một phần thiết bị nhất định bị hỏng dẫn đến ngừng hoạt động ngoài dự kiến. Do đó, bảo trì phòng ngừa được thực hiện trong khi thiết bị vẫn ở trong tình trạng hoạt động bình thường.
>>> Xem thêm bài viết: Sự khác biệt giữa Bảo trì khắc phục và Bảo trì phòng ngừa
Nếu bạn thực sự đang tìm kiếm một hướng dẫn chuyển đổi hoàn chỉnh, hãy đọc hướng dẫn từng bước trong bài viết: Cách Chuyển Từ Bảo trì Phản ứng sang Bảo trì Phòng ngừa. Còn bài viết nhằm mục tiêu trình bày tổng quan về Bảo trì phòng ngừa cũng như hướng dẫn cách lập kế hoạch cho toàn bộ quá trình chuyển đổi, thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa, thiết lập các phương pháp hay nhất, đào tạo đội ngũ kỹ thuật và chia sẻ cách CMMS kích hoạt và hỗ trợ quá trình chuyển đổi này.
Một nghiên cứu gần đây của Jones Lang LaSalle nêu bật cách một công ty viễn thông đạt được lợi tức đầu tư (ROI) 545% khi thực hiện kế hoạch bảo trì phòng ngừa.
Tuy mang lại các lợi ích to lớn nhưng bảo trì phòng ngừa vẫn sẽ không thể triển khai trong thực tế nếu như không nhận được sự chỉ đạo từ cấp trên. Chính vì thế, SpeedMaint đã giúp doanh nghiệp tổng hợp lại những lợi ích của phương pháp bảo trì này phù hợp để mang đi thuyết phục. Bạn có thể đọc lại bài viết: Cách thuyết phục lãnh đạo và nhân viên triển khai chương trình bảo trì phòng ngừa
Phương pháp tạo lập và triển khai một kế hoạch bảo trì phòng ngừa
Sau khi đã có quyết định triển khai, hãy bắt đầu với kế hoạch 5 bước dưới đây:
Bước 1: Quyết định tài sản được ưu tiên trong lịch trình PM
Nếu đây là lần đầu tiên, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng cách lên lịch bảo trì phòng ngừa cho các tài sản, thiết bị quan trọng nhất.
Sẽ dễ dàng hơn trong việc thuyết phục cấp trên vì áp dụng một, hai thiết bị sẽ đạt kết quả nhanh chóng hơn. Ngoài ra, điều này sẽ cung cấp một số khoảng thời gian để đội ngũ kỹ thuật điều chỉnh và chuyển đổi sang tư duy bảo trì và quy trình làm việc chủ động.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định máy móc nào là quan trọng hơn cả để đưa vào kế hoạch bảo trì phòng ngừa, hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Máy móc nào quan trọng nhất đối với hoạt động của hệ thống sản xuất?
- Có cần bảo trì thường xuyên cho thiết bị này không?
- Chi phí sửa chữa và thay thế có cao không?
Những loại thiết bị và máy móc hoạt động chính yếu trong hệ thống và yêu cầu bảo trì thường xuyên hơn những loại khác thường sẽ cần nhiều chi phí và nguồn lực bảo trì, sửa chữa hơn những thiết bị còn lại. Đó chính là những vật thí điểm bạn nên chọn đầu tiên.
Bước 2: Thu thập tất cả thông tin cần thiết
Sau khi quyết định những thiết bị, máy móc cần đưa vào kế hoạch bảo trì phòng ngừa, bạn cần lên một danh sách các nhiệm vụ bảo trì cụ thể sẽ được thực hiện cũng như tần suất của các nhiệm vụ đó.
Dưới đây là danh sách các nguồn khác nhau doanh nghiệp có thể sử dụng để thu thập thông tin cần thiết:
Xem các khuyến nghị của Nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM)
Các nhà sản xuất thiết bị có rất nhiều dữ liệu thống kê từ các thử nghiệm trong nhà và thử nghiệm hiện trường do khách hàng thực hiện. Các hướng dẫn sử dụng mà họ cung cấp thường có lịch trình bảo trì cần thiết, cách sử dụng các phụ tùng thay thế quan trọng và hướng dẫn công việc bảo dưỡng cơ bản.
Sử dụng dữ liệu từ lịch sử bảo trì
Dù chưa từng sử dụng CMMS, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ một số nhật ký bảo trì, có thể qua giấy tờ hoặc Excel. Xem xét các thất bại mà bạn đặt trong kế hoạch PM của mình đã trải qua trong quá khứ (và tần suất). Từ đó, bạn có thể khái quát loại công việc phòng ngừa nào bạn có thể lên lịch (và tần suất) để ngăn chặn một số thất bại đó trong tương lai
Nói chuyện với kỹ thuật viên bảo trì và vận hành máy móc
Với tư cách là người quản lý bảo trì, bạn chỉ có thể có được một số thông tin chi tiết bằng cách nói chuyện với những người đang vặn cờ lê và tiếp xúc với máy móc hàng ngày. Thông thường, họ sẽ có một số thông tin mà bạn không thể tìm thấy trong bất kỳ nhật ký bảo trì và báo cáo nào.
Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra rằng một trong những kỹ thuật viên của bạn đã phải đưa ra giải pháp sau một sự cố gần đây vì anh ta không có tất cả các phụ tùng thay thế cần thiết trong tay. Trong khi anh ấy có thể làm cho máy chạy, một số thành phần hiện đang bị hao mòn thêm. Do đó, bạn cần phải lên lịch kiểm tra thường xuyên các bộ phận đó cho đến khi các bộ phận thay thế đó đến nơi và vấn đề được giải quyết.
Bước 3: Lập Kế hoạch Bảo trì ban đầu
Nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, đến bước này bạn đã có danh sách tất cả các nhiệm vụ bảo trì phòng ngừa cần thiết cùng tần suất thực hiện từng nhiệm vụ đó trên một tài sản cụ thể.
Tất cả những gì còn lại là nhập dữ liệu vào công cụ lập kế hoạch bảo trì của bạn (hy vọng là CMMS), giao nhiệm vụ cho đúng người và thêm mức độ ưu tiên cũng như ngày đến hạn để đảm bảo cả nhóm đều đang thực hiện kế hoạch đã lập.
Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh
Một trong những cạm bẫy mà bạn cần tránh khi thực hiện bảo trì phòng ngừa là lên lịch quá nhiều công việc phòng ngừa và chú ý quá nhiều đến những tài sản không cần đến bảo trì phòng ngừa.
Tin tốt là cạm bẫy này có thể dễ dàng giải quyết, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng một phần mềm CMMS hiện đại thì những gì cần làm là:
- Đăng nhập vào CMMS
- Mở thẻ tài sản cho các tài sản có trong gói PM
- Mở báo cáo tài sản
Cần lưu ý các các chi tiết như: có bao nhiêu công việc bảo trì dự phòng đã được thực hiện trên một tài sản và có bao nhiêu lỗi (nếu có) đã xảy ra kể từ khi
đưa tài sản đó vào kế hoạch PM.
Bạn hoàn toàn có thể lên lịch cho công việc bảo trì phòng ngừa phù hợp hơn sau khi đã xem những sự cố đó là gì và nguyên nhân gây ra.
Cuối cùng, bạn phải lưu ý rằng lịch trình PM ban đầu sẽ không bao giờ hoàn hảo – và điều đó hoàn toàn bình thường. Miễn là bạn đã sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch bảo trì phòng ngừa theo nhật ký bảo trì và phản hồi nhận được từ kỹ thuật viên.
>>> Xem thêm bài viết: Ứng Dụng Bảo Trì Khắc Phục Một Cách Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp 4.0
Bước 5: Mở rộng Chương trình Bảo trì phòng ngừa cho tất cả các tài sản
Sau khi cho bản thân và kỹ thuật viên một thời gian chuyển tiếp để làm quen với những thay đổi trong quy trình làm việc và chuyển sang tư duy chủ động, đồng thời chứng minh được lợi ích của chúng trong việc giảm chi phí, tăng lợi nhuận, đã đến lúc lặp lại các bước này và mở rộng chương trình bảo trì phòng ngừa cho phần còn lại của tài sản doanh nghiệp.
Với 5 bước trên, hi vọng doanh nghiệp đã thực sự có được kế hoạch để lập và triển khai phương pháp bảo trì phòng ngừa hiệu quả.
>>> Xem thêm bài viết: Giải mã thuật ngữ “Bảo trì dự phòng”: Vai trò và cách áp dụng tại doanh nghiệp
