Triển khai Bảo trì phòng ngừa – Có cần thiết thay đổi?
Trước khi bắt đầu những bước thuyết phục đội ngũ của mình, các nhà quản lý bảo trì cần đặt ra câu hỏi: Mình đã thực sự hiểu hết về phương pháp bảo trì này hay chưa, và liệu mình đã nhận thức được hết những lợi ích và giá trị của việc chuyển đổi phương thức bảo trì?
Hãy đọc lại các bài viết của SpeedMaint về: Bảo trì phòng ngừa hay Sự khác biệt giữa bảo trì phòng ngừa và Bảo trì khắc phục hoặc 4 Loại chiến lược bảo trì phổ biến: Chọn sao cho đúng để có cho mình câu trả lời chặt chẽ và thuyết phục nhất.
Trước đây hầu hết các doanh nghiệp nếu có thực hiện bảo trì, đều đang dừng lại ở Bảo trì khắc phục, tức là nhìn nhận sự cố và tiến hành sửa chữa/ thay thế chúng. Một số khác đang manh nha đến bước bảo dưỡng theo kế hoạch. Những phương pháp bảo trì này, nếu áp dụng cho một vài tài sản, thiết bị có đặc trưng riêng thì khá thành công, nhưng chưa bao giờ là phương pháp tối ưu nhất để áp dụng cho cả hệ thống hay nhà máy sản xuất.
Không chỉ tốn kém, không chỉ lãng phí mà còn là nguy cơ gây dừng hoạt động và tổn thất lớn đến lợi nhuận và danh tiếng công ty, bảo trì khắc phục rất cần phải xem xét lại và thay thế dần bằng những loại hình bảo trì tân tiến và hiện đại hơn – Một trong số đó là Bảo trì phòng ngừa.
>>> Xem thêm bài viết: Phương Pháp Lập Và Triển Khai Một Kế Hoạch Bảo Trì Phòng Ngừa Hiệu Quả
Thuyết phục đội ngũ thay đổi
Sau khi đã “thuộc lòng tư tưởng” ở phần trên, bây giờ hãy dành một phút để xem làm thế nào bạn có thể đối phó với những trở ngại phổ biến và ngăn chúng làm chệch hướng thành công của chương trình bảo trì phòng ngừa. SpeedMaint sẽ hỗ trợ bạn với những gợi ý dưới đây:
Thuyết phục lãnh đạo triển khai bảo trì phòng ngừa
Tất nhiên, sẽ chẳng có ích gì khi lập bất kỳ kế hoạch nào nếu không được cấp trên bật đèn xanh. Việc thuyết phục cấp trên đôi khi khó khăn hơn so với việc lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa. Nếu quá bí, bạn có thể tham khảo một số mẹo sau:
Ước tính Lợi tức Đầu tư (ROI)
Trước tiên, bạn cần tự hỏi mình rằng những người ra quyết định chính cho chiến lược bảo trì quan tâm đến điều gì nhất. Dù tốt hơn hay tệ hơn, câu trả lời hầu như luôn giống nhau – LỢI NHUẬN.
Vì vậy, phương pháp hữu ích nhất để đạt được kết quả thành công là “nói ngôn ngữ của họ” – Hãy thử nói những ví dụ ước tính về ROI.
Điều đầu tiên, chọn một vài loại thiết bị, máy móc quan trọng trong hệ thống, có yêu cầu bảo trì thường xuyên và chi phí thay thế / sửa chữa cao. Sau đó, liệt kê ra một vài thông tin về:
- Mức độ thường xuyên của mỗi tài sản phải yêu cầu bảo trì phòng ngừa định kỳ. Thông tin này có thể được tìm thấy trong sách hướng dẫn kèm theo máy (bạn cũng có thể tìm thấy thông tin này trực tuyến bằng cách truy cập trang web của nhà sản xuất).
- Số tiền trung bình để bảo dưỡng sửa chữa cần thiết cho mỗi tài sản là bao nhiêu? Xem qua dữ liệu bảo trì của bạn và ghi lại số lần (các) máy đã chọn cần được bảo trì trong một thời gian nhất định (có thể là năm qua).
- Nêu rõ chi phí của những lần sửa chữa đó. Hoặc ít nhất là theo dõi các ước tính để tạo cơ sở nêu ra những con số phải bỏ ra để sửa chữa.
Khi đã liệt kê, bạn hãy thực hiện một số dữ liệu nhỏ và xem bạn tốn bao nhiêu chi phí bảo trì sửa chữa, đồng thời phải làm bao nhiêu công việc bảo trì phòng ngừa giảm được khoản chi phí này. Thông thường với một kế hoạch triển khai bảo trì phòng ngừa tốt, doanh nghiệp có thể giảm tới 70% chi phí sửa chữa – Một con số không thể thuyết phục hơn!
>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Các lợi ích bổ sung việc triển khai bảo trì phòng ngừa
Ngay sau lợi ích về ROI, các nhà quản lý bảo trì có thể “thừa thắng xông lên” với hàng loạt những LỢI ÍCH xung quanh câu chuyện chi phí này, bao gồm:
– Nguy cơ dừng hoạt động giảm
– Tuổi thọ tài sản cao hơn
– Hiệu suất hoạt động tăng
– Cải thiện mức độ an toàn tại nơi làm việc
– Cải thiện hàng tồn kho
Lập luận thuyết phục
Như nhiều người thường nói – “Tất cả đều nằm trong bài thuyết trình”! Bạn cần đảm bảo rằng mình đã lên một kế hoạch chi tiết để thuyết phục lãnh đạo rằng đã đến lúc chuyển đổi.
Hãy nói về MỤC TIÊU! Mỗi kế hoạch thích hợp cần phải đặt ra các mục tiêu thể hiện những gì bạn đang cố gắng hoàn thành.
Cách dễ nhất là đặt ra các vấn đề của tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Cho họ thấy tất cả các vấn đề đang gặp phải, nhưng nên tập trung vào mức độ tốn kém của Bảo trì khắc phục. Sau đó bạn có thể hiện mức tiết kiệm tiềm năng và ROI. Sử dụng các tính toán ROI mà chúng ta đã đề cập trước đó để lấy điểm.
Hy vọng rằng điều này sẽ đủ để chứng minh rằng chiến lược triển khai Bảo trì phòng ngừa là chiến lược dài hạn tốt nhất để giảm thiểu chi phí đột biến, giữ chi phí vận hành ổn định và cải thiện lợi nhuận.
Thuyết phục nhân viên bảo trì
Chuyển sang chiến lược bảo trì phòng ngừa có nghĩa là bạn sẽ phải đưa ra một số thay đổi trong quy trình làm việc hàng ngày cho đội ngũ kỹ thuật.
Nếu doanh nghiệp coi bảo trì là một việc cần thiết thì bạn hãy cho họ thấy trước đây học đã thiếu nhiều nguồn lực cần thiết để tiến hành công việc nhanh gọn, hiệu quả và tiết kiệm năng lượng. Từ đó đội ngũ có thể bắt đầu nhận thức về việc thay đổi một chương trình bảo trì mới.
Công việc tiếp theo, đưa đội ngũ kỹ thuật tham gia các chương trình triển khai Bảo trì phòng ngừa. Các kỹ thuật viên bảo trì sẽ là những người tham gia tích cực nhất và điều quan trọng là họ cảm thấy có động lực để hoàn thành và báo cáo chính xác các nhiệm vụ bảo trì thường xuyên, tận dụng tối đa hệ thống được cải tiến của mình.
Chìa khóa để sử dụng các kỹ năng và sự nhiệt tình của đội ngũ bảo trì chính là giải thích cách chuyển đổi này sẽ giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn: giảm số lượng cuộc gọi khẩn cấp vào ban đêm và cuối tuần, đơn giản hóa quy trình làm việc và làm cho công việc của họ an toàn và ít rủi ro hơn.
Áp dụng CMMS
Phần mềm quản lý bảo trì tài sản ngày nay đang dần trở thành chủ đề được nhiều doanh nghiệp, từ lãnh đạo, quản lý đến đội ngũ kỹ thuật quan tâm và hứng thú. Và bạn có thể tận dụng điều này để thuyết phục doanh nghiệp mình chuyển đổi sang Bảo trì phòng ngừa.
Ai cũng biết rằng, CMMS thường được quảng cáo như một phần của phần mềm triển khai Bảo trì phòng ngừa. Hai khái niệm này đi đôi với nhau như bia hơi với lạc, trà xanh và bánh quy, như Hồng Nhung với Nhạc Trịnh vậy.
CMMS được thiết kế để đơn giản và tự động hóa các hoạt động bảo trì của doanh nghiệp. Một trong những cách quan trọng nhất mà phần mềm này thực hiện là hỗ trợ đội ngũ bảo trì tạo, thực hiện, theo dõi và tối ưu hóa kế hoạch bảo trì phòng ngừa.
>>> Xem thêm bài viết: Làm sao để thuyết phục đội ngũ kỹ thuật đồng ý triển khai phần mềm CMMS
Nếu doanh nghiệp chỉ có một số tài sản trong lịch trình triển khai Bảo trì phòng ngừa, bạn có thể quản lý công việc bảo trì phòng ngừa mà không cần CMMS. Nhưng khi mục tiêu của doanh nghiệp là cải thiện hiệu quả của các hoạt động bảo trì, làm sao để thực hiện điều đó chỉ bằng giấy tờ, Outlook và Excel?
Xây dựng một kế hoạch triển khai Bảo trì phòng ngừa là một bước đi đúng hướng rất lớn, nhưng bạn không nên để những nỗ lực của mình trở nên lãng phí. Sự giám sát và kiểm soát mà bạn có được với CMMS sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ tận dụng đến “giọt giá trị” cuối cùng mà chương trình bảo trì mang lại. Chưa kể, CMMS còn làm cho cuộc sống của hầu hết mọi thành viên trong đội ngũ kỹ thuật và lãnh đạo dễ dàng hơn rất nhiều, với những Module thiết lập để tự động gửi thông báo, sao chép lịch biểu PM, theo dõi lịch sử công việc và hơn thế nữa.
Với những gợi ý này, chắc hẳn những nhà quản lý bảo trì hiện đại, năng động đã mường tượng trong đầu một bản kế hoạch thuyết phục lãnh đạo và nhân viên về một sự thay đổi trong bảo trì, tạo nên những bức tranh mới tự động hơn, hiệu quả cao và tiết kiệm tối đa nguồn lực.
>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
