Bảo trì khắc phục là gì?
Nếu tìm hiểu doanh nghiệp sẽ thấy có khá nhiều mô tả khác nhau, nhưng tựu chung lại chúng đều có chung bản chất. Bảo trì khắc phục được định nghĩa là những nhiệm vụ bảo trì được thực hiện để khôi phục thiết bị, máy móc hoặc hệ thống từ tình trạng đang gặp lỗi, sự cố trở về trạng thái hoạt động bình thường.
Nếu nhìn vào định nghĩa này, liệu doanh nghiệp có tự hỏi rằng: Không phải bảo trì khắc phục chỉ là một cách gọi khác trong danh sách dài các từ đồng nghĩa với bảo trì phản ứng (như bảo trì sự cố và chạy đến khi hỏng) hay sao?
Nếu bạn đang đọc và tự hỏi “Chạy đến khi hỏng” là gì, hãy tìm đọc ngay bài viết: Một số thuật ngữ trong bảo trì quan trọng doanh nghiệp cần nắm vững để có câu trả lời.
Thực tế thì đôi khi những khái niệm này khá là khó phân biệt, nhưng chúng thực sự không hoàn toàn giống nhau đâu!
Ví dụ: nếu ai đó hỏi doanh nghiệp của bạn đang sử dụng chiến lược bảo trì nào, câu trả lời đúng nhất sẽ là Bảo trì phản ứng. Lý do bởi đây là loại bảo trì đại diện cho một loại hành động bảo trì đang được thực hiện chứ không phải nói về toàn bộ chiến lược.
Để thực sự hiểu rõ về định nghĩa chính xác nhất của phương pháp bảo trì này, SpeedMaint sẽ mô tả một vài tình huống khác nhau mà trong đó Bảo trì khắc phục được sử dụng.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Những ví dụ về Bảo trì khắc phục
Ví dụ 1 – Sau khi tài sản ngừng hoạt động
Đây là ví dụ cơ bản và phổ biến nhất về hành động bảo trì khắc phục.
Hãy tưởng tượng doanh nghiệp đang điều hành một cơ sở sản xuất. Một máy bị hỏng và toàn bộ dây chuyền sản xuất dừng lại. Lãnh đạo cử người trong nhóm bảo trì đến kiểm tra và khắc phục sự cố. Kỹ thuật viên lắng nghe mô tả sự cố, tiến hành kiểm tra xem đó là lỗi cơ hay điện. Họ tìm thấy bộ phận bị lỗi và thay thế chúng – điều này đưa thiết bị trở lại trạng thái bình thường.
Kỹ thuật viên đã tiến hành phân tích sau một sự cố không mong muốn, cô lập sự cố và thực hiện các sửa chữa cần thiết, hay nói cách khác là thực hiện công việc sửa chữa ngoài kế hoạch. Trường hợp này, chúng ta gọi hành động đó là Bảo trì khắc phục.
Ví dụ 2 – Sự cố được nhận thấy trong quá trình bảo trì phòng ngừa
Hãy tưởng tượng một kỹ thuật viên bảo trì đang thực hiện nhiệm vụ bảo dưỡng theo lịch trình bao gồm thay dầu và kiểm tra trực quan. Trong khi đang tiến hành, kỹ thuật viên nhận thấy rằng một ổ trục bị mòn và cần được thay thế. Khi kiểm tra thấy có sẵn vòng bi dự phòng trong kho, anh ta tiến hành thay thế ngay lập tức. Trong trường hợp này, những gì SpeedMaint gọi là bảo trì sửa chữa ngay lập tức .
>>> Tìm hiểu thêm bài viết: Bảo trì dự phòng – Chức năng, Lợi ích và cách ứng dụng thực tế
Ví dụ 3 – Cảm biến hiển thị sai lệch ngoài giới hạn
Doanh nghiệp có thể đặt mình vào vị trí của một người quản lý bảo trì, người nắm trong tay tất cả tài sản quan trọng để xây dựng một chương trình Bảo trì dựa trên điều kiện. Về cơ bản, người quản lý này đã trang bị cảm biến cho tất cả máy móc, thiết bị quan trọng để có thể theo dõi tình trạng máy móc trong thời gian thực.
Sau một thời gian, cảm biến không dây gắn trên trục quay của máy bơm báo hiệu rằng trục bị lệch 5mm, trong khi các điều kiện vận hành an toàn chỉ cho phép sai lệch tối đa 3mm. Cảm biến cảnh bảo nhà quản lý và yêu cầu anh ta phải lên kế hoạch khắc phục càng sớm càng tốt.
Nhưng hãy nhớ rằng, hiện tại sự cố chưa diễn ra, máy bơm vẫn hoạt động như dự kiến. Nhưng hỏng hóc có thể xảy ra bất cứ lúc nào, gây rủi ro đáng kể về chi phí và an toàn.
May mắn thay, các kỹ thuật viên có thể ngay lập tức tháo rời máy bơm và thực hiện các hành động sửa chữa – có thể là thắt chặt đơn giản các bộ phận bị lỏng hoặc thay thế các bộ phận đang có vấn đề.
Ví dụ này minh họa cách doanh nghiệp có thể thực hiện loại bảo trì này ngay cả trên các tài sản không thực sự gặp lỗi chức năng. Mặc dù lỗi vẫn là nguyên nhân phổ biến nhất của Bảo trì khắc phục, nhưng việc tăng cường sử dụng thiết bị theo dõi tình trạng và phân tích dự đoán sẽ mở ra cánh cửa cho các loại tác nhân khác.
Lợi ích của Bảo trì khắc phục
Nhìn qua, hẳn là nhiều doanh nghiệp đã mường tượng được lợi ích của Bảo trì khắc phục. Bài viết xin phép tóm gọn lại những lợi ích nổi bật nhất của phương pháp này, bao gồm:
- Giảm thời gian của cả thời gian ngừng hoạt động theo kế hoạch và ngoài kế hoạch
- Giảm chi phí thực hiện chiến lược bảo trì phản ứng
- Giảm tổng chi phí hoạt động bảo trì của doanh nghiệp
- Tạo cơ sở để đội ngũ bảo trì đánh giá tính hiệu quả của công việc
Trước khi tiếp tục thảo luận về cách sử dụng hiệu quả của Bảo trì khắc phục, chúng ta sẽ có 2 điểm dừng ngắn để xem xét một số cách khác nhau để chia nhỏ loại bảo trì này.
Bảo trì sửa chữa ngay lập tức so với trì hoãn
Việc chia nhỏ này dựa trên thời điểm các hành động khắc phục được thực hiện liên quan đến thời điểm phát hiện sự cố hoặc lỗi. Bảo trì khắc phục ngay lập tức đề cập đến các hành động khắc phục diễn ra ngay sau khi hỏng hóc.
Bảo trì khắc phục trì hoãn đề cập đến các hành động khắc phục được hoãn lại/ lên lịch sau đó. Có nhiều lý do khiến việc bảo trì khắc phục có thể bị trì hoãn như:
- Kỹ thuật viên là cần thiết cho một trường hợp ưu tiên cao hơn
- Các bộ phận thay thế không có sẵn
- Cần có chuyên gia để đánh giá hiện trạng
Bảo trì sửa chữa có kế hoạch và không có kế hoạch
Mọi người thích nghĩ rằng bảo trì khắc phục đại diện cho việc thiếu kế hoạch bảo trì, nhưng điều đó không phải luôn luôn như vậy.
Không phải tất cả các tài sản đều đáng được đưa vào chương trình Bảo trì dự phòng hoặc Bảo trì dự đoán. Đôi khi, bạn đưa ra quyết định để máy chạy đến lỗi và có thể lên lịch hành động sửa chữa khi lỗi xảy ra. Đây là những gì bạn sẽ gọi là bảo trì khắc phục theo kế hoạch.
Thật không may, mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Việc kiểm tra bảo trì phòng ngừa được thực hiện không hiệu quả hoặc một tai nạn đáng tiếc đều có thể dẫn đến sự cố không mong muốn. Các tình huống này yêu cầu thực hiện các hành động sửa chữa đột ngột để đưa tài sản hoạt động trở lại. Và khi đó các tình huống này được gọi là Bảo trì khắc phục ngoài kế hoạch.
Nếu doanh nghiệp chủ yếu dựa vào Bảo trì phản ứng thì điều cực kỳ quan trọng là bạn phải có một quy trình bảo trì khắc phục chi tiết, bao gồm:
>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn cách xây dựng quy trình Bảo dưỡng phòng ngừa hiệu quả
Áp dụng CMMS để nâng cao hiệu quả hoạt động Bảo trì khắc phục cho doanh nghiệp 4.0
– Người vận hành máy và các nhân viên khác phải sử dụng phương thức nào đó để nhanh chóng và dễ dàng báo cáo sự cố
– Các kỹ thuật viên đang thực hiện công việc có quyền truy cập nhanh vào tất cả các thông tin cần thiết (như mô tả sự cố, lịch sử nội dung, hướng dẫn OEM…) để thực hiện các hành động khắc phục
– Doanh nghiệp có cách hiệu quả để lập lịch và theo dõi tiến độ của tất cả các nhiệm vụ bảo trì, cũng như khả năng quản lý mức độ ưu tiên của nhiệm vụ
– Doanh nghiệp sở hữu một đường dây liên lạc mở để có thể dễ dàng trao đổi thông tin thích hợp giữa các thành viên khác nhau trong nhóm
Từ những điều kiện trên, hoàn toàn phù hợp khi nói rằng, áp dụng phần mềm CMMS là một cách hữu hiệu đẻ nâng cao hiệu quả hoạt động Bảo trì khắc phục.
Nhắc đến những giá trị mà Phần mềm quản lý bảo trì tài sản mang lại, có thể kể tới như:
Hợp lý hóa quy trình báo cáo
Để đảm bảo tất cả các hoạt động bảo trì khắc phục được giải quyết kịp thời, doanh nghiệp cần một hệ thống mà nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu, đồng thời đội ngũ kỹ thuật có thể dễ dàng để giám sát và quản lý những yêu cầu được gửi tới.
Đối với những người theo dõi mọi thứ theo cách thủ công, thường chỉ có một số tùy chọn khả thi:
- Thiết lập Hộp yêu cầu công việc mà mọi người có thể sử dụng để bỏ vào đó phiếu yêu cầu công việc. Một người nào đó từ nhóm bảo trì có thể được chỉ định để thường xuyên đánh dấu vào ô và chỉ định xử lý theo mức độ ưu tiên của họ.
- Chỉ định một người trong nhóm bảo trì là đầu mối liên hệ cho tất cả các yêu cầu. Người đó có thể tiến hành lọc chúng theo mức độ ưu tiên.
Điều này thường xuyên gây ra những tình huống rắc rối cho đội ngũ kỹ thuật. Chẳng hạn như người đầu mối không nắm bắt được hết yêu cầu khiến công việc chồng chéo, bị lãng quên, sự ưu tiên đặt sai chỗ, hiệu quả bị chậm lại và thậm chí là những xích mích không đáng có.
Trong khi đó, một phần mềm bảo trì cung cấp cổng tiếp nhận yêu cầu công việc (thường được tối ưu bằng mã QR) để bất kỳ thành viên liên quan nào cũng có thể sử dụng để gửi/ nhận yêu cầu bảo trì một cách nhanh chóng, dễ dàng, trơn tru.
Điều chỉnh quy trình làm việc
Dưới đây là một số điều doanh nghiệp thường làm để đảm bảo chất lượng và tốc độ của bất kỳ quy trình bảo trì khắc phục nào:
- Hướng dẫn mọi người cách mô tả đúng vấn đề và gửi yêu cầu công việc
- Đảm bảo rằng các kỹ thuật viên có quyền truy cập vào các đề xuất OEM, nhật ký lịch sử tài sản, các mẫu lỗi và bất kỳ thông tin nào khác được yêu cầu
- Tạo tập hợp các quy trình bảo trì tiêu chuẩn mà kỹ thuật viên có thể tuân theo khi xử lý các tài sản phức tạp
- Đảm bảo rằng các phụ tùng thay thế cần thiết có trong kho để các kỹ thuật viên không phải ứng biến các giải pháp trong điều kiện không khí loãng
- Các kỹ thuật viên của bạn được đào tạo thích hợp cho các nhiệm vụ được giao
Lúc này, CMMS tỏ rõ lợi thế khi hoàn toàn có khả năng tối ưu hoá quy trình làm việc trên của doanh nghiệp bằng những tính năng:
- Truy cập nhanh vào nhật ký bảo trì và báo cáo cho mọi tài sản
- Hệ thống thẻ tag cho máy móc, thiết bị, tài sản tập trung cung cấp nhanh chóng để tìm bất kỳ thông tin có sẵn nào về chúng (như các đề xuất OEM, các mẫu lỗi và quy trình bảo trì)
- Hệ thống quản lý phụ tùng kiểm soát hàng tồn kho, đảm bảo không bao giờ bị thiếu/thừa phụ tùng thay thế
- Cải thiện quy trình lập lịch và giao tiếp của các đội ngũ liên quan
>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
Quản lý lập lịch
Lập lịch bảo trì, theo các tài liệu điều tra chỉ ra, là một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất trong CMMS. Đây không phải điều gì đáng ngạc nhiên lắm vì hệ thống CMMS ban đầu được phát triển để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý công việc bảo trì.
Điều này có nghĩa là phần mềm cho phép số hóa hoàn toàn việc lập lịch bảo trì. Điều duy nhất doanh nghiệp cần làm trước đó là nhập liệu máy móc, thiết bị và kỹ thuật viên bảo trì vào phần mềm. Sau đó, doanh nghiệp có thể chỉ định hiệu quả các nhiệm vụ sửa chữa cho các kỹ thuật viên, theo dõi tiến độ công việc, phân công lại kỹ thuật viên cho các nhiệm vụ khác hoặc lên lịch lại công việc khi thấy phù hợp – Tất cả chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Đảm bảo các kênh liên lạc phù hợp
Cho dù cố gắng đến đâu, sẽ không bao giờ có thể nghĩ ra một bộ quy trình phù hợp với mọi người, trong mọi tình huống chỉ bằng bộ não con người.
Hãy tưởng tượng một tình huống mà người quản lý bảo trì không thông báo cho người quản lý dây chuyền rằng kỹ thuật viên sẽ đến. Nếu một nhân viên bảo trì chỉ ngẫu nhiên xuất hiện để sửa một cái gì đó, thì rất có thể anh ta sẽ phải ngồi đó 20 phút cho đến khi hoạt động sản xuất dừng lại hoặc mọi thứ đã được làm sạch và sẵn sàng để anh ta bắt đầu tiến hành kiểm tra. Điều này gây tốn kém thời gian, lãng phí nguồn lực và tựu chung lại là kém hiệu quả khủng khiếp.
Trong khi đó, với phần mềm CMMS, đặc biệt là ứng dụng CMMS trên di động cho phép quy trình trên được rút gọn thời gian đến mức tối đa:
- Sử dụng cổng tiếp nhận yêu cầu công việc để gửi Ticket
- Nhanh chóng đề cập đến các thay đổi về mức độ ưu tiên nhiệm vụ với nhóm bảo trì thông qua Thông báo trong ứng dụng
- Những người có quyền truy cập đều có thể để lại nhận xét và hình ảnh về các yêu cầu công việc cụ thể để giúp giải quyết các vấn đề phức tạp từ xa
- Tất cả thông tin quan trọng có thể truy cập từ bất kỳ vị trí nào và bất kỳ thời gian nào
Trên đây là những hướng dẫn tổng quát để doanh nghiệp hình dung về cách mà mình sẽ ứng dụng Bảo trì khắc phục một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Bảo trì khắc phục chỉ là một loạt những hành động nhằm đưa thiết bị trở lại hoạt động bình thường, còn nếu nhắc về chiến lược bảo trì tổng quát, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về những phương pháp bảo trì cụ thể trong bài viết: Phân loại chi tiết về 9 loại bảo trì cụ thể hiện nay.
>>> Xem thêm bài viết: Phương Pháp Lập Và Triển Khai Một Kế Hoạch Bảo Trì Phòng Ngừa Hiệu Quả
