Doanh nghiệp thường bỏ qua công tác này
Thật không may, việc kiểm tra thiết bị theo định kỳ và tần suất phù hợp luôn bị xem nhẹ và bỏ qua đối với nhiều doanh nghiệp. Một số đơn vị thì cần nguồn lực để giải quyết các công việc cấp bách hơn, một số đơn vị thì lại không thực sự coi trọng công tác bảo trì định kỳ này.
Chính bởi vì việc không chăm sóc tài sản một cách bài bản, đúng quy trình và theo thời gian khiến cho hầu hết thiết bị doanh nghiệp gặp rất nhiều sự cố do tuổi tác và thời gian hoạt động liên tục. Trong khi đáng lẽ những điều này có thể khắc phục được, chỉ cần một quy trình bảo trì thiết bị định kỳ được lên kế hoạch chỉn chu và thực hiện đúng như những gì đã lập lên.
Các bước cụ thể thực hiện quy trình bảo trì thiết bị định kỳ hiệu quả
Thực hiện các bước dưới đây, doanh nghiệp hoàn toàn có thể củng cố lại kế hoạch bảo trì phòng ngừa của mình, đồng thời có cái nhìn toàn cảnh về tất cả tài sản, địa điểm để đảm bảo kế hoạch được thực hiện như một phần của tất cả các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
Bước 1: Lập kế hoạch
Trước khi thực hiện bất kỳ quy trình bảo trì thiết bị định kỳ nào, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định ai sẽ tham gia vào dự án bảo trì phòng ngừa đó. Tùy thuộc vào quy mô công ty, các lựa chọn khả dĩ có thể bao gồm người quản lý bảo trì, kỹ thuật bảo trì và/ hoặc người từ bộ phận kế toán hoặc tài chính. Ngoài ra, điều quan trọng là các nhân viên phải được đầu tư đầy đủ vào việc phát triển chương trình để việc triển khai bảo trì PM có thể thành công.
Việc đầu tư này đồng nghĩa là họ đã tin tưởng vào dự án cũng như hiệu quả của chúng. Bạn cần cố gắng giải thích cụ thể cho đội ngũ kỹ thuật của bạn về cách thức bảo trì phòng ngừa sẽ giúp công việc của họ dễ dàng hơn như thế nào.
Nhớ điều chỉnh thông điệp phù hợp. Chẳng hạn như nếu mối quan tâm của họ là công nghệ, hãy nói về cách Bảo dưỡng phòng ngừa giảm bớt áp lực trong việc bảo trì khắc phục khẩn cấp. Còn nếu mối quan tâm của họ là chi phí khởi tạo, hãy tập trung vào lợi tức đầu tư (ROI) trong kế hoạch dài hạn.
Đọc thêm: Làm Sao Thuyết Phục Đội Ngũ Kỹ Thuật Triển Khai Phần Mềm CMMS
Việc tiếp theo trong bước này là xác định mục tiêu của dự án. Ví dụ về các mục tiêu của dự án bảo trì PM là: giảm X% chi phí bảo trì phản ứng hoặc sửa chữa hoặc giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị xuống X%.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn không thể đo lường cụ thể, bạn không thể cải thiện công việc. Chú ý xem xét các số liệu cụ thể có thể sử dụng để theo dõi tiến trình của bạn một cách chính xác, chẳng hạn như: giờ làm thêm đột xuất và các trường hợp khẩn cấp về bảo trì yêu cầu bạn gọi cho kỹ thuật khi họ nghỉ.
Bước 2: Kiểm kê thiết bị / tài sản
Khía cạnh tốn thời gian nhất của việc triển khai một chương trình bảo trì phòng ngừa liên quan đến việc đi qua một cơ sở và tạo ra một bản kiểm kê tất cả các thiết bị liên quan. Dù tốn thời gian nhưng đây là một bước cực kỳ quan trọng, chúng đảm bảo rằng việc kiểm tra phòng ngừa được thực hiện thường xuyên trên các thiết bị vận hành chính. Bạn không thể lập kế hoạch để chăm sóc cụ thể nếu không biết chính xác những gì bạn có.
Một lưu ý khi thực hiện việc kiểm kê là bạn cần ghi chú lại kiểu dáng, mã số seri, thông số kỹ thuật hoặc đặc điểm nhận dạng, tình trạng hiện tại,… Những điều này sẽ giúp hỗ trợ xác định tầm quan trọng và những thiết bị cần đưa vào quy trình bảo trì thiết bị định kỳ.
Tính năng quản lý tài sản EAM của giải pháp CMMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng kỹ thuật trong việc quản lý tài sản.
Bước 3: Tạo quy trình bảo trì thiết bị
Khi danh sách thiết bị đã được lập, bước tiếp theo là xác định các nhiệm vụ hoặc công việc cần thiết để bảo trì từng thiết bị, tần suất thực hiện các nhiệm vụ này (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, nửa năm, hàng năm).
Có thể có những thời điểm mà bảo trì phòng ngừa là phù hợp nhất để được lên lịch vào khoảng giờ chạy trong khi đối với các nội dung khác, các trình kích hoạt dựa trên đồng hồ đo khác thích hợp hơn. Ví dụ: bạn có thể đặt PM để kiểm tra các đơn vị AC của mình vào cuối mùa xuân. Nhưng bạn sẽ đặt PM trên một máy bơm dựa trên số chu kỳ. Cứ sau 10.000 chu kỳ, bạn kiểm tra trực quan các vòng đệm và thêm chất bôi trơn.
Cho dù trường hợp nào xảy ra, điều quan trọng là phải lưu ý các kịch bản lập lịch trình khác nhau này đồng thời ước tính lượng thời gian có thể cần thiết để thực hiện PM bằng phần mềm yêu cầu công việc.
Bước 4: Tạo ưu tiên lịch bảo trì phòng ngừa
Lập kế hoạch cho quy trình bảo trì thiết bị định kỳ rất quan trọng đối với các hoạt động chung của doanh nghiệp, bởi chúng diễn ra thường xuyên, đòi hỏi thời gian, năng lượng và nguồn lực để hoàn thành.
Đọc thêm: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Khi tạo quy trình bảo trì thiết bị, hãy lập danh sách các hạng mục ưu tiên cao để làm điểm xuất phát. Các chương trình bảo trì phòng ngừa cần có thời gian để được tạo và tốt nhất nên lên lịch bảo trì ưu tiên cao nhất trước khi quá tải nhân viên với các nhiệm vụ có thứ hạng ưu tiên thấp hơn.
Các mục tiêu bảo trì phòng ngừa ban đầu được thiết lập sẽ định hướng tài sản nào nên được ưu tiên. Ví dụ, điều quan trọng là phải xác định thiết bị nào gây tốn kém nhất cho một công ty về sửa chữa, thời gian ngừng hoạt động và giá trị đối với hoạt động.
Khi các hạng mục có mức độ ưu tiên cao đã được xác định, hãy bắt đầu bằng cách lên lịch cho các công việc bảo trì phòng ngừa với khoảng thời gian dài hơn trước (tức là hàng năm, nửa năm, hàng quý).
Thiết bị yêu cầu bảo trì phòng ngừa trong khoảng thời gian dài hơn thường đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực nhất, và do đó, việc lập lịch trình có thể tốt nhất vào những thời điểm cụ thể trong năm (tức là nhà máy ngừng hoạt động, vào đầu mùa sưởi / làm mát.)
Sau khi bảo trì phòng ngừa dài hạn có mức độ ưu tiên cao được hoàn thành, việc lập lịch các công việc với khoảng thời gian ngắn hơn và chu kỳ thường xuyên hơn (tức là hàng tuần, hàng tháng, v.v.) và các mục có mức độ ưu tiên thấp nên tuân theo.
Vì các công việc bảo trì phòng ngừa này thường đòi hỏi ít thời gian hơn, chúng cũng có thể dễ dàng lấp đầy khoảng cách giữa bảo trì phòng ngừa dài hạn và ưu tiên cao.
Đọc ngay: Phương Pháp Lập Và Triển Khai Một Kế Hoạch Bảo Trì Phòng Ngừa Hiệu Quả
Trên đây là 4 bước xây dựng quy trình bảo trì thiết bị cần thiết cho doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải lập kế hoạch thực tế về lịch trình bảo trì phòng ngừa bằng cách cân bằng giữa bảo dưỡng định kỳ và thời gian cần thiết để giải quyết sự cố khẩn cấp.
