Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương tại TP. HCM là một trong số các doanh nghiệp đã “xuất phát” đầu tiên trong đường đua “chuyển đổi số” ngành y tế bằng việc “bắt tay” với nhà cung cấp Speedmaint – đơn vị tiên phong trong phần mềm quản lý bảo trì CMMS nền tảng CLoud điện toán đám mây.
Đôi nét về Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương TP. HCM
Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương được thành lập vào năm 1990, tiền thân của Viện là Khoa Răng Hàm Mặt tại chợ Rẫy hiện ở 201A Nguyễn Chí Thanh, Phường 12, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh.
Sau 30 năm thành lập, hiện nay bệnh viện có hơn 20 khoa điều trị chuyên về nha khoa và sở hữu hơn 2000 tài sản thiết bị lớn nhỏ phục vụ bệnh nhân trong quá trình thăm khám, điều trị. Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực điều trị Nha khoa ở địa bàn TP.HCM.
Trung bình hàng năm, bệnh viện có khoảng hơn 80.000 bệnh nhân khám chữa bệnh. Do đó, cơ sở vật chất trong bệnh viện ngày càng được quan tâm nhiều hơn như khoa phẫu thuật hàm mặt đổi mới thiết bị gây mê cũng bằng các máy gây mê hiện đại gồm 6 bàn mổ và có thể cùng một lúc theo dõi huyết áp, mạch, đo điện tim v.v…
Bên cạnh đó, hệ thống Oxy trung tâm được lắp đặt, tạo điều kiện hồi sức tốt cho người bệnh. Việc áp dụng máy điều trị nha khoa tia Laser cacbonic đã được triển khai nhiều năm nay và mang lại sự tin tưởng cho người bệnh.
Những bất cập tồn đọng trong công tác Quản lý bảo trì tại Bệnh viện
Ban quản lý bệnh viện chia sẻ các vấn đề bất cập tại bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương như sau:
1. Bệnh viện không kiểm soát được chính xác khối lượng thiết bị của bệnh viện
Do bệnh viện quản lý bảo trì thiết bị máy móc, thiết bị, dụng cụ y tế một cách thủ công. Bên cạnh đó, số lượng máy móc mua sắm mới ngày một tăng lên theo yêu cầu của các khoa. Do đó việc kiểm soát chính xác số lượng máy móc thiết bị của ban quản lý tài sản trở nên khó khăn.
2. Thất thoát nhiều thiết bị, tài liệu hồ sơ liên quan đến thiết bị y tế của bệnh viện
Theo Ông Bùi Công Toản – Trưởng phòng vật tư tại bệnh viện cho biết: “Việc quản lý thiết bị bằng bảng tính excel, ghi chép sổ sách làm xảy ra một vài trường hợp thất lạc hồ sơ máy móc thiết bị và lịch trình bảo trì dẫn đến công tác quản lý bảo trì tài sản chệch hướng so với kế hoạch đề ra”.
3. Thiếu công cụ nhắc việc, quản lý kế hoạch bảo trì tài sản
Ông Bùi Công Toản – trưởng phòng vật tư y tế của bệnh viện chia sẻ: “ Đội ngũ bảo trì tại bệnh viện tốn rất nhiều thời gian kiểm tra sản nào và xác định tài sản cần bảo trì định kỳ và lọc danh sách để tiến hành sửa chữa hàng tháng”.
Do đó, bệnh viện rất cần một công cụ hỗ trợ nhắc nhở thông báo lịch trình bảo trì theo kế hoạch để tối ưu chi phí cũng như nguồn lực tại đơn vị.
4. Công cụ làm việc thiếu nhất quán
Công tác quản lý bảo trì được trao đổi, quản lý trên nhiều công cụ khác nhau như bảng tính excel, ghi chép thủ công, phần mềm quản trị, zalo, gọi điện,… dẫn đến thiếu nhất quán trong quy trình triển khai và dễ làm thất lạc dữ liệu.
Do đó, việc đưa toàn bộ dữ liệu về một hệ thống trở thành nhiệm vụ quan trọng của ban lãnh đạo bệnh viện. Bởi lẽ đó, Bệnh viện đã kết hợp với nhà cung cấp Speedmaint triển khai phần mềm quản lý bảo trì tài sản Speedmaint CMMS tại toàn bộ hệ thống bao gồm 20 khoa điều trị của bệnh viện.
Những khó khăn khi tiếp nhận công nghệ CMMS vào Bệnh viện
Sau gần 2 tháng triển khai thí điểm tại khoa X-Quang và chuẩn bị triển khai toàn hệ thống bệnh viện. Đơn vị đã nhận được sự quan tâm từ nhiều đơn vị bệnh viện khác và các doanh nghiệp. Trong đó, vấn đề được quan tâm nhiều nhất đó là: “Bệnh viện đã vấp phải những khó khăn gì trong quá trình chuyển đổi phương thức quản lý cũ và tiếp nhận công nghệ mới vào đơn vị?”
Theo Ông Bùi Công Toản – Trưởng phòng vật tư tại bệnh viện chia sẻ, việc triển khai công nghệ phần mềm vào bệnh viện diễn ra khá suôn sẻ và được sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp. Tuy nhiên nhìn chung bệnh viện vấp phải 3 vấn đề khó khăn trong 2 tháng tiếp nhận công nghệ như sau:
- Đội ngũ bác sĩ, nhân viên bảo trì đã có tuổi nên khá mất thời gian trong việc đào tạo thích nghi với công nghệ mới. Tuy nhiên, nhà cung cấp hỗ trợ nhiệt tình nên đội ngũ nhân sự trong bệnh viện hiện đã dần quen với việc giao việc, quản lý, theo dõi tài sản trên phần mềm.
- Đội ngũ nhân viên đã quen với cách làm việc qua zalo, excel, gọi điện, nhắn tin trực tiếp do đó việc triển khai chưa nhất quán ở quy mô toàn bệnh viện.
- Do số lượng tài sản thiết bị khá lớn và dữ liệu tài sản trước đó được ghi chép thủ công hoặc quản lý bằng bảng tính, một vài dữ liệu bị thất lạc. Do đó việc đưa dữ liệu bảo trì tài sản thiết bị lên phần mềm không thể chính xác 100%. Điều đó đòi hỏi bệnh viện cần thăm khám toàn bộ tài sản thiết bị chưa xác định tình trạng để lên kế hoạch bảo trì phòng ngừa hiệu quả.
>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Hành trình triển khai Phần mềm CMMS với nhà cung cấp Speedmaint
Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung ương đã triển khai thí điểm phần mềm Speedmaint CMMS tại khoa X-Quang của bệnh viện và chuẩn bị kế hoạch triển khai phạm vi toàn bệnh viện.
Quy trình triển khai CMMS cho Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương:
- Bước 1: Thu thập và khảo sát thông tin. SpeedMaint khảo sát, làm rõ hiện trạng thông tin, quy mô, mô hình hoạt động của bệnh viện.
- Bước 2: Lập báo cáo và phân tích. SpeedMaint lập báo cáo phân tích hiện trạng bệnh viện về: khó khăn và thuận lợi trong quá trình vận hành; quy trình vận hành triển khai; năng lực của đội ngũ triển khai
- Bước 3: Thực hiện tư vấn giải pháp phần mềm. Thông qua báo cáo phân tích ở giai đoạn 02, SpeedMaint lựa chọn gói giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, cung cấp các thông tin: nội dung gói giải pháp; chi phí triển khai; hình thức triển khai; tiến độ thời gian…
- Bước 4: Đào tạo triển khai thí điểm tại khoa X-Quang của bệnh viện
- Bước 5: Đánh giá kết quả và tiến lên kế hoạch triển khai phạm vi toàn bệnh viện. Sau khi thống nhất, lựa chọn gói giải pháp và ký hợp đồng, bệnh viện có thể sử dụng ngay lập tức các nguồn tài nguyên có sẵn trên hệ thống Cloud CMMS như đã được đào tạo ở giai đoạn thí điểm.
- Bước 6: Đánh giá kết quả triển khai. Speedmaint và bệnh viện so sánh kết quả trước và sau khi đưa hệ thống vào sử dụng. Đồng thời tiến trình bổ sung các tùy chỉnh, tích hợp nếu cần thiết
- Bước 7: Tổng kết và ký kết bàn giao
Kết quả triển khai thí điểm CMMS tại Bệnh viện RHM
Sau 45 ngày triển khai thí điểm tại khoa X-Quang Bệnh viện gặt hái được rất nhiều thành quả giảm tối thiểu các công việc thủ công trong bệnh viện làm giảm thời gian chết và tăng năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên bảo trì trong bệnh viện.
1. Kết quả triển khai trên Dashboard
2. Kết quả Quản lý tài sản tại bệnh viện
- Số hóa toàn bộ thông tin máy móc thiết bị: Vị trí, phòng ban quản lý, nơi sản xuất, ngày mua và ngày lắp đặt, trạng thái hoạt động, số chế tạo, hình ảnh thiết bị, nguyên giá.
- Truy xuất thông tin trên web và ứng dụng di động nhanh chóng, dễ dàng bằng công cụ tìm kiếm thông minh và mã QR
3. Kết quả Speedmaint triển khai Lập kế hoạch bảo trì định kỳ tại bệnh viện
Thực hiện lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho tất cả các thiết bị tại X-Quang, thời gian, người thực hiện cụ thể.
4. Kết quả Quản lý công việc bảo trì tại bệnh viện
- Thực hiện cập nhật, chuyển đổi lịch sử bảo trì từ 1/2020
- Truy xuất lịch sử bảo trì của mỗi tài sản
5.Kết quả công tác báo cáo cuối kỳ
Toàn bộ tài sản thiết bị từng khoa trong bệnh viện được tổng hợp báo cáo định kỳ giúp ban lãnh đạo có căn cứ lập chiến lược bảo trì hiệu quả.
Lý do Bệnh Viện chọn Speedmaint làm đơn vị cung cấp trong cuộc đua chuyển đổi số “đầu đời” ?
Theo đánh giá của ông Lê Trung Chánh – Giám đốc bệnh viện: “Hiện nay đơn vị đang thực hiện theo quyết định 749/QĐ-TTg của nhà nước về chương trình “Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Do đó việc lựa chọn ứng dụng CMMS hiệu quả là một nhiệm vụ hàng đầu. Lý do ban lãnh đạo bệnh viện lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì Speedmaint vì những lý do sau:
- Speedmaint được xây dựng 100% nền tảng Cloud giúp bệnh viện dễ dàng quản lý trực tuyến và trên ứng dụng di động. Đội ngũ bảo trì thống nhất công cụ quản lý, trao đổi công việc trên phần mềm linh hoạt và hiệu quả.
- Phần mềm Speedmaint đáp ứng tất cả nhu cầu quản lý tài sản, truy xuất dữ liệu, lập kế hoạch bảo trì, theo dõi, đánh giá kết quả bảo trì,… của bệnh viện.
- Bên cạnh đó, Speedmaint có chi phí khá hợp lý với ngân sách của bệnh viện. Chi phí sử dụng phù thuộc vào nội dung, số lượng người dùng, thời gian sử dụng. Do đó không gây lãng phí mua các chức năng không cần thiết.
- Đặc biệt, đội ngũ Speedmaint hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo nhân viên sử dụng nhiệt tình do đó bệnh viện dễ dàng triển khai trên phạm vi rộng
>>> Đọc thêm câu chuyện khách hàng: SpeedMaint đồng hành cùng Công ty Xây dựng SICOM “chuyển mình” tới Giải pháp CMMS Cloud
