Bắt đầu một chương trình bảo trì phòng ngừa
Một chương trình bảo trì phòng ngừa hiệu quả bắt đầu với việc lập kế hoạch chi tiết. Bạn cần tập trung vào việc lên lịch kiểm tra và bảo dưỡng phòng ngừa tài sản trước khi xảy ra sự cố. Gọi nôm na đây là cách doanh nghiệp nhìn vào quá khứ để xác định xu hướng xảy ra trong tương lai. Vì vậy, chương trình PM của bạn yêu cầu dữ liệu theo dõi của tất cả các lần kiểm tra và bảo trì trước đây. Điều này sẽ mất một lượng kha khá thời gian và công sức ban đầu, nhưng tin tôi đi, chúng cực kỳ xứng đáng.
Để tiết kiệm thời gian hơn, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ phù hợp để thực hiện công việc này, cũng như để theo dõi và cập nhật về sau. Hãy thử suy nghĩ về một phần mềm quản lý bảo trì hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì định kỳ.
Nếu triển khai bảo trì phòng ngừa một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nhận được:
- Cơ hội tăng năng suất
- Cơ hội giảm chi phí bảo trì
Về cơ bản, bạn sẽ tốn ít thời gian và tiền bạc hơn để duy trì hoạt động tài sản và thiết bị, ít nỗ lực hơn để có độ tin cậy cao hơn.
Sự khác biệt giữa bảo trì phòng ngừa, bảo trì định kỳ và lịch trình bảo trì phòng ngừa là gì?
Nếu xem xét định nghĩa trên Google, mọi người sẽ đều thấy các cụm từ trên giống y hệt và được sử dụng như nhau. Trong đó, Bảo trì phòng ngừa là một công việc thường xuyên để kiểm tra định kỳ, với mục tiêu nhận thấy các vấn đề nhỏ và sửa chữa chúng trước khi các vấn đề lớn phát triển.
Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp, PM được sử dụng với ý nghĩa: Quản lý dự án. Thậm chí PM được sử dụng để chỉ một nhiệm vụ nằm trong chương trình bảo trì phòng ngừa.
Ai đó có thể nói, “Tôi có lịch trình bảo trì phòng ngừa lúc 5 giờ chiều cho tuần này.” Chúng thể hiện là một kế hoạch, không phải một danh từ chỉ công việc như bảo trì phòng ngừa.
Tuy nhiên, tin tốt ở đây các doanh nghiệp Việt không quá coi trọng sự khác biệt giữa các khái niệm này, và bạn có thể gọi chung chúng với cùng một ý nghĩa. Đó có thể là hướng dẫn, kiểm tra trực quan hoặc các nhiệm vụ bảo trì định kỳ. Vì vậy, hãy đi qua cơ sở để kiểm tra những thứ không nên có như nước hoặc dầu, mở máy bơm để tìm dấu hiệu mòn trên các miếng đệm hoặc thay dầu cho động cơ.
Bắt đầu triển khai bảo trì phòng ngừa cho doanh nghiệp mới bắt đầu
Mặc dù quyết định cuối cùng thực hiện bảo trì phòng ngừa là bước đầu tiên để quản lý bảo trì tốt hơn, bước tiếp theo và quan trọng nhất là thực hiện chương trình bảo trì phòng ngừa của bạn một cách hiệu quả. Điều tối quan trọng là bạn phải làm điều này một cách chính xác, và điều đó bắt đầu bằng việc hiểu được mức độ dễ dàng thực hiện nó kém. Trên thực tế, một cuộc khảo sát năm 2004 với 5.000 công ty cho thấy đa số không hài lòng với hiệu quả của các chương trình bảo trì phòng ngừa của họ. Về cơ bản, mọi người không đạt được mục tiêu của họ.
Các mục tiêu của chương trình bảo trì phòng ngừa tốt là gì? Đó là việc cải thiện hiệu quả của hoạt động bằng cách xây dựng kế hoạch là lên lịch trước ít nhất một tuần cho tới 80% hoạt động bảo trì. Vì thế nên bạn cần phải phân loại các hoạt động thành 80/20 – giữa bảo trì có kế hoạch và không có kế hoạch.
Công việc này vốn tưởng khó tiếp cận (và thậm chí nhiều doanh nghiệp đã từng thất bại), thế những thực tế hiện nay hệ thống quản lý bảo trì như CMMS đã có thể giúp công việc trở nên khả thi và dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn lên lịch bảo trì phòng ngừa chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Vì vậy, bước đầu tiên thực sự là đi vào đúng khuôn khổ của tâm trí và nhận thức được những thách thức phía trước. Tiếp theo, hãy bắt đầu bằng list công việc dưới đây:
- Tập hợp thông tin hiện có
- Biên soạn lịch sử tài sản và thiết bị
- Xác định các yêu cầu của PM chẳng hạn như kiểm tra và nhiệm vụ
- Ưu tiên các tài sản và thiết bị quan trọng
- Tạo bảng mô tả nhiệm vụ
- Thiết lập tần suất cho mỗi PM
Quyết định số lượng tài sản, thiết bị có thể đưa vào kế hoạch bảo trì định kỳ, danh sách các công việc cần làm cũng như tần suất làm việc. Nếu như danh sách công việc bạn đã làm trước đó rồi nhưng không hiệu quả, hãy thử xem xét sự hỗ trợ của nền tảng CMMS phù hợp. Thay vì giấy tờ và bảng tính trước đây, các thông tin của tài sản cũng như lịch trình PM hiện có thể lưu trữ trên cùng vị trí CMMS
Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Trên đây là kế hoạch triển khai bảo trì phòng ngừa hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Có thể nói CMMS đóng vai trò cực kỳ đắc lực trong việc hỗ trợ bạn phát triển kế hoạch hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
