Quản lý vật tư, các thiết bị máy móc là một hoạt động cốt lõi không thể thiếu trong toàn bộ chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp sản xuất. Hoạt động này liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng các yêu cầu về nguyên vật liệu của một đơn vị.
Những yêu cầu về hoạt động quản lý vật tư này bao gồm các công việc về kiểm soát và điều tiết dòng chảy nguyên liệu, đánh giá các biến số như nhu cầu, giá thành, tính sẵn có, chất lượng và lịch trình giao hàng.
Quản lý vật tư máy móc trong doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản lý nguyên vật liệu bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vật tư, là một chức năng kinh doanh cơ bản nhằm làm tăng giá trị cho sản phẩm. Hoạt động quản lý này cũng bao gồm công việc mua sắm máy móc, thiết bị khác cần thiết cho quá trình sản xuất cũng như thay thế phụ tùng.
Các vai trò điển hình trong quản lý vật tư, nguyên vật liệu bao gồm:
- Phân tích vật liệu tồn kho
- Ai đóng vai trò quản lý và kiểm soát vật liệu trong kho
- Ai là người lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu?
- Kết hợp các vai trò mua/lập kế hoạch mua bán
Dù ở bất kỳ vai trò nào, mục tiêu chính trong quản lý vật tư là đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu với mức tồn kho được tối ưu hóa và độ lệch tối thiểu giữa kết quả kế hoạch và thực tế.
Tham khảo:
TOP 9 phần mềm quản lý kho vật tư cho Doanh nghiệp Việt Nam
TOP 7 mẫu Quản lý kho vật tư bằng Excel dễ sử dụng nhất
Lợi Ích Mà Phần Mềm Quản Lý Vật Tư Mang Lại Cho Doanh Nghiệp
Quy trình quản lý máy móc, vật tư thiết bị trong doanh nghiệp
Tùy vào tính chất công việc mà các nhà quản lý kho có thể chia thành các đảm nhiệm bao gồm:
Lập kế hoạch Yêu cầu vật tư
Đây là bước quan trọng trong quản lý vật tư, nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bởi nguồn vật tư sử dụng càng ít thì chi phí sản xuất càng giảm và lợi nhuận mang lại càng lớn.
Việc giảm thiểu chi phí sẽ khiến một số doanh nghiệp cân nhắc triển khai chiến lược JIT (Just in time) trong việc yêu lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi kế hoạch chi tiết để duy trì mà không ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất.
Mua/bán hàng hóa
Hoạt động mua bán hàng hóa cần được thực hiện tiết kiệm và đúng thời điểm để duy trì nguồn cung cấp vật liệu nhằm tăng lợi nhuận cuối bằng cách giảm chi phí đầu vào.
Kiểm soát nguyên vật liệu tồn kho
Nguyên vật liệu trong kho có thể bao gồm các loại hàng hóa được lưu giữ để sử dụng trong sản xuất, hàng hóa đã hoàn thành một phần, hàng hóa sẵn sàng để bán,… Nhiều ngành công nghiệp cố gắng căn thời gian thu mua nguyên liệu ngay trước khi tiến hành sản xuất. Mặc dù vẫn cần đánh giá mức độ cung cấp các mặt hàng có thể được dự trữ trước khi rơi vào tình trạng hết nguồn nguyên vật liệu.
Hàng trong kho luôn được yêu cầu kiểm soát và quản lý dòng chảy vật tư, hàng hóa mua vào, các bộ phận hay linh kiện đã hoàn thành.
Quản lý cung ứng vật tư
Hoạt động quản lý chuỗi cung cứng có thể được yêu cầu phân phối nguyên vật liệu đến các địa điểm hoặc trung tâm sản xuất khác nhau. Việc thiếu nguồn vật tư dự trữ có thể dẫn đến tổn thất tài chính do phải tìm nguồn nguyên liệu sản xuất thay thế hoặc tạm dừng lịch trình sản xuất.
Việc bảo quản kém cũng có thể dẫn đến gián đoạn nguồn cung cấp nguyên liệu do kho làm hư hỏng hoặc thất lạc nguồn vật tư. Đội ngũ quản lý kho phải cố gắng giảm thiểu tình trạng này bằng cách sử dụng các hệ thống cung cấp thay thế.
Kiểm soát chất lượng vật tư
Hoạt động kiểm tra chất lượng vật tư cũng là yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý vật tư trong doanh nghiệp. Nguyên liệu chất lượng tốt sẽ dẫn đến các sản phẩm đạt chất lượng tốt. Các yếu tố như độ bền, độ chính xác, kích thước, hiệu suất hay giá trị thẩm mỹ đều có thể là yếu tố đánh giá chất lượng quan trọng để quản lý nguồn vật liệu ứng dụng trong sản xuất.
Nhiệm vụ của nhà quản lý trong quản lý nguồn vật tư, thiết bị
Mục tiêu quan trọng của các nhà quản lý vật tư đó là duy trì một dòng nguyên vật liệu nhất quán cho hoạt động sản xuất. Nhiệm vụ tuy có vẻ đơn giản này nhưng lại tiềm ẩn những khó khăn nhất định như hóa đơn nguyên vật liệu không chính xác, nhập kho không đúng số lượng, lỗi vận chuyển, phế liệu không được báo cáo hay các vấn đề về báo cáo sản xuất.
Việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát dòng chảy của nguyên liệu có nghĩa có thể quản lý việc mua hàng và vận chuyển đồng thời với quá trình sản xuất và giao sản phẩm cuối cùng.
Trong khi đó, người quản lý nguyên vật liệu giám sát nhu cầu quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp, việc mua sắm trực tiếp nguyên vật liệu thực tế có thể được thực hiện bởi một nhóm thu mua riêng biệt.
Người quản lý nguyên vật liệu không chỉ quản lý dòng nguyên vật liệu để đảm bảo giao hàng đúng hạn mà còn phải có phương pháp quản lý chi phí và chất lượng thông qua chuỗi cung ứng. Theo dõi sự sẵn có của nguyên liệu và sản phẩm cũng có thể tiết kiệm chi phí và đảm bảo thu hồi vốn lưu động tối đa.
Nguyên vật liệu thường được phân loại nguyên vật liệu trực tiếp hoặc gián tiếp. Nguyên vật liệu trực tiếp là những thiết bị cần thiết cho một sản phẩm hoàn chỉnh. Trong khi nguyên liệu gián tiếp là những nguyên liệu không trực tiếp tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Trong cả hai trường hợp, nhà quản lý kho là một chìa khóa quan trọng trong quản lý vật tư, thiết bị. Điều này có thể được chia thành 3 yếu tố:
Tối đa kho hàng
Là số lượng vật liệu được giữ tối đa trong kho hàng tại bất kỳ thời điểm nào.
Bảo toàn kho hàng ở mức tối thiểu
Khi mức tồn kho biến động trong quá trình sản xuất, cần xác định chắc chắn mức tồn kho tối thiểu. Bên cạnh đó cũng cần lưu ý đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp, chi phí của đơn hàng và yêu cầu sản xuất.
Điểm đặt hàng nhắc lại
Là thời điểm mà các đơn vị đặt hàng được thực hiện để giữ cho nguồn cung trong kho phù hợp với thời gian giao hàng và lịch trình sản xuất của nhà cung cấp.
Tại sao quản lý vật tư, nguyên vật liệu lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng để đảm bảo chuỗi nguyên liệu phục vụ liên tục cho mục đích sản xuất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này không chỉ đảm bảo đúng tiến độ mà còn tiết kiệm chi phí cho sản phẩm hoàn chỉnh trong khi vẫn duy trì chất lượng thông qua các nguyên vật liệu được mua và sử dụng.
Quản lý nguyên vật liệu vượt qua ranh giới giữa mua hàng, hậu cần và quản lý hàng tồn kho. Khiến cho hoạt động này trở nên quan trọng đối với các quy trình phụ thuộc vào nguyên liệu, vật tư, máy móc và bảo trì trong số những quy trình khác.
Tham khảo thêm:
TOP 7 mẫu Quản lý kho vật tư bằng Excel dễ sử dụng nhất
[Case Study thực tế]: Giải pháp số hóa quản lý kho vật tư và bảo trì thiết bị
Nguyên tắc Quản lý vật tư Y tế theo Quy định hiện hành
05 lý do công tác Quản lý kho cần sử dụng mã QR
