Nhược điểm khi quản lý thiết bị bằng Excel
Quản lý thiết bị bằng Excel dù phổ biến nhưng vẫn có những nhược điểm mà nhiều doanh nghiệp muốn tìm kiếm cách khắc phục. Việc tìm hiểu rõ về các nhược điểm này cũng là biện pháp tối ưu để hạn chế lỗi xảy ra trong quá trình làm việc.
Khả năng quản lý thấp
Quản lý bảo trì là một trong những kế hoạch không thể bỏ qua đối với một doanh nghiệp. Việc cập nhật dữ liệu liên tục sẽ giúp đội ngũ kỹ thuật viên đánh giá tốt hơn hệ thống máy móc. Từ đó đưa ra kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng phù hợp nhất.
Tuy nhiên, trong 1 file Excel chỉ tối đa được 65000 dòng.Đây là một trong những hạn chế đối với các doanh nghiệp lớn khi cập nhật thông tin chi tiết của hệ thống thiết bị, máy móc. Do đó, rất nhiều đơn vị lựa chọn tách thông tin tạo thành nhiều file khác nhau. Điều này đảm bảo thông tin được chi tiết và chính xác hơn. Việc lưu trữ thông tin cũng thuận tiên.
Tuy nhiên, điều này sẽ gây khó khăn đối với nhân sự quản lý dữ liệu. Việc tìm kiếm, cập nhật hoặc thay đổi thông tin sẽ tốn rất nhiều thời gian.
Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo
Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, việc cùng lúc kiểm tra nhiều file thông tin cần đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu kỹ về Excel, file lưu trữ thì rất dễ dẫn đến tình trạng báo cáo bị sai.
Phần mềm quản lý thiết bị bằng Excel đôi khi khiến người sử dụng rất đau đầu với nhiều số liệu thống kê. Đặc biệt khi các ngành kỹ thuật cần đảm bảo chính xác tuyệt đối về các con số.
Độ bảo mật, an toàn thấp
Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng Excel trong việc quản lý thiết bị thường chia làm hai dạng là quản lý tập trung và quản lý phân tán. Thực hiện quản lý tập trung là khi cả phòng sẽ sử dụng 1 file được đặt trong 1 thư mục theo quy định. Điều này sẽ sẽ tạo nên hạn chế khi có 2 người cùng truy cập để sửa file thông tin. Nếu cả đều mở file để sửa thông tin kỹ thuật của máy A và B. Nhưng thông tin của máy A được lưu trước, B lưu sau thì file Excel sẽ chỉ lưu thay đổi ở máy A mà không có của máy B. Điều này dẫn đến sự sai lệch thông tin.
Quản lý phân tán sẽ được thực hiện riêng biệt. Mỗi người sẽ có 1 file Excel khác nhau sau đó sẽ tổng hợp lại. Tuy nhiên, cách này lại không đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong báo cáo. Hơn thế quá trình tổng hợp lại cũng rất tốn thời gian. Hơn nữa, bảng theo dõi thông tin thiết bị cũng sẽ bị ảnh hưởng nếu máy tính xảy ra sự cố.
Có thể dễ dàng nhận thấy việc quản lý bảo trì tài sản bằng Excel không đơn giản. Để làm tốt việc này, đội ngũ nhân sự cần thực hiện chính các các thao tác, hiểu rõ về phần mềm Excel cũng như các thuật toán.
Phần mềm quản lý thiết bị CMMS
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị với nền tảng CMMS hiện đang là một trong những lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Không chỉ tạo nên bảng hệ thống thống kê chi tiết như Excel mà CMMS còn khắc phục được tất cả các nhược điểm của Excel. Với khả năng lưu trữ thông tin lớn, doanh nghiệp có thể cập nhật các thông tin một cách chi tiết nhất.
Điểm khác biệt của CMMS với phần mềm quản lý thiết bị bằng Excel chính là giảm lượng công việc cho nhân sự. Việc thống kê, phân tích báo cáo được thực hiện một cách nhanh chóng. Các thông tin được phân tích đầy đủ về thực trạng và hiệu suất của thiết bị, máy móc. Doanh nghiệp có thể phân tích được hiệu suất sử dụng đưa ra các chiến lược, kế hoạch mới.
Các công việc phân tích được thực hiện chi tiết giúp việc bảo trì tài sản định kỳ được thực hiện dễ dàng. Điều này có nghĩa sẽ ít hỏng hóc, phát sinh đột xuất hơn. Bảo dưỡng đúng hạn còn là phương pháp tiết kiệm và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý thiết bị bằng Excel được sử dụng phổ biến nhưng vẫn có những nhược điểm cần được khắc phục. Với CMMS, doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác đơn giản, dễ dàng và khắc phục được những vấn đề của Excel. Đây được xem là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp.
