Ưu Điểm Của Biểu Mẫu Excel
Một công cụ được mọi doanh nghiệp sử dụng bao lâu nay về cơ bản vẫn có những thuận tiện nhất định. Điểm danh lại những ưu điểm của Excel có thể kể tới như:
Tính quen thuộc
Excel là công cụ gần như là quá quen thuộc với các nhân viên doanh nghiệp, đặc biệt kế toán. Việc sử dụng Excel không mất quá nhiều thời gian để học bởi đó là nghiệp vụ quen thuộc.
Tuy nhiên, không có quá nhiều đơn vị sử dụng Excel một cách thành thạo, đặc biệt là đối với đội ngũ kỹ thuật. Chính vì vậy mà có rất nhiều đơn vị vẫn phải in thành giấy tờ, sổ sách để bên kỹ thuật thực hiện các phương án bảo trì một cách dễ dàng hơn.
Tính phổ cập
Excel phân phối rộng rãi, không mất phí sử dụng và được cài đặt sẵn trên máy tính. Điều này giúp người dùng tiết kiệm được thời gian làm quen, cài đặt hay sử dụng. Đồng thời, phần mềm này cũng có nhiều tính năng phân tích, lập báo cáo và sử dụng độc lập, không phụ thuộc vào các phần mềm khác.
Nhược Điểm Khi Dùng Excel
Tuy nhiên, tính phổ cập và quen thuộc của Excel không thực sự là ưu điểm của tất cả các lĩnh vực, ngành nghề. Đặc biệt như đối với đội ngũ kỹ thuật, sửa chữa và bảo trì, đặc trưng công việc tiếp cận máy móc, thiết bị nhiều hơn sử dụng máy tính thì việc tiếp cận các thao tác của Excel cũng là một thách thức không nhỏ.
Không có khả năng kiểm soát dữ liệu lớn
Hơn thế, Excel chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, cơ sở dữ liệu không lớn và có khả năng quản lý được. Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhiều tài sản, thiết bị, công việc quản lý thiết bị bằng Excel lại trở nên bị động và gây ra nhiều khó khăn đối với người dùng.
Tính bảo mật thấp
Một khi chỉnh sửa trên bảng tính Excel, người sử dụng có thể xoá hoặc điều chỉnh file và gần như không thể lấy lại được dữ liệu cũ. Điều này chứng minh tính bảo mật của việc quản lý thiết bị bằng Excel là khá thấp.
Khả năng tổng hợp thấp
Các thông tin lưu trữ riêng lẻ, khi làm báo cáo hay cần phân tích vấn đề thì gặp cực kỳ nhiều bất tiện, mất thời gian và gần như phải thống kê và gõ tay thủ công. Đối với số lượng tài sản lớn và có thời gian sử dụng dài, chỉ riêng việc thống kê nhật ký vận hành hay lịch sử của các chiến lược bảo trì cũng trở thành “nỗi ác mộng” của đội ngũ kỹ thuật nếu phải làm bằng tay.
Cơ Hội Khắc Phục Những Nhược Điểm Của Quản lý Thiết Bị Bằng Excel
Chính vì những bất tiện của việc sử dụng Excel trong công tác lưu trữ, quản lý thiết bị và bảo trì tài sản mà hiện nay các phần mềm quản lý thiết bị ra đời để đáp ứng đầy đủ công việc quản lý. Phần mềm hỗ trợ các bên quản lý, kỹ thuật thực hiện công việc trên một công cụ thống nhất, có tính tự động cao và giao diện dễ sử dụng.
Tìm hiểu thêm: CMMS là gì?
Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS) – SpeedMaint có thể giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị thay thế cho Excel cũng như nhược điểm của chúng:
- Quản lý chính xác với dữ liệu lớn về tài sản và quá trình vận hành trong suốt vòng đời
- Tính bảo mật cao
- Công cụ quản lý thống nhất, tránh thất lạc
- Khả năng tự động cập nhật dữ liệu, cảnh báo tới người dùng khi xảy ra vấn đề
- Tính linh hoạt, truy cập mọi lúc mọi nơi
- Giao diện điện thoại và máy tính hỗ trợ làm việc ở bên ngoài
- Giao diện dễ sử dụng, ai cũng có thể dùng
Có thể thấy rằng phần mềm quản lý bảo trì đang là sự lựa chọn tiện ích và trở thành xu hướng được ngày một nhiều doanh nghiệp áp dụng, thay thế công tác quản lý thiết bị bằng Excel truyền thống.
Nếu như doanh nghiệp của bạn cần tìm hiểu nhiều hơn về Phần mềm quản lý tài sản thì có thể đọc thêm tại đây!
Đối với những doanh nghiệp có số lượng tài sản, máy móc không đáng kể hoặc hoạt động trong lĩnh vực điện tử, không có phân xưởng, nhà máy thì có thể ứng dụng Excel trong công tác quản lý thiết bị!
