Nhưng trước khi bắt đầu….
Trước khi tiếp tục đọc sâu hơn, bạn cần phải biết một điều, không có một bộ chỉ số KPI nào là hoàn hảo và “vừa vặn” cho tất cả doanh nghiệp, lĩnh vực, ngành nghề. Mỗi một đơn vị khác nhau có thể đo lường hiệu suất khác nhau. Chính vì thế, để tìm được những tài sản phù hợp với mình, doanh nghiệp cần phải xem xét các loại tài sản đang quản lý cũng như mục tiêu ngắn – dài hạn cụ thể.
Điều quan trọng là phải lựa chọn và chỉ tập trung vào những thứ giúp doanh nghiệp có khả năng đi đúng định hướng, nhắm đúng mục tiêu.
Khái niệm KPI bảo trì
Hãy bắt đầu bằng việc định nghĩa lại khái niệm “KPI bảo trì”. KPI bảo trì là một giá trị có thể định lượng, được xây dựng với mục tiêu cho thấy mức độ doanh nghiệp đang tiến tới, có khả năng đạt được và cơ hội duy trì.
KPI bảo trì thường trả lời những câu hỏi sau:
- Chúng ta đang ở đâu?
- Đó là bao xa so với mục tiêu?
- Cần phải làm gì để tiến gần hơn đến mục tiêu?
Bước đầu tiên để lập KPI, đơn giản nhất là bắt đầu với một mục tiêu. Tiếp theo đó, xác định vị trí của doanh nghiệp trong thị trường mục tiêu đó, điều này có thể giúp doanh nghiệp biết được cách làm sao theo dõi sự tiến bộ của mình trong thị trường mục tiêu, cũng chính là số nấc theo mình đã leo được qua từng giai đoạn.
Mục tiêu này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào lĩnh vực, ngành nghề, nhưng nhìn chung, bất kỳ việc quản lý thiết bị nào cũng tập trung vào một số biến thể của việc tăng thời gian hoạt động, cắt giảm chi phí và cải thiện bảo trì.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Tầm quan trọng của KPI bảo trì
Tại sao theo dõi KPI bảo trì lại quan trọng?
Trả lời một cách đơn giản thì KPI bảo trì là cách duy nhất giúp doanh nghiệp hướng đến đúng mục tiêu, duy trì và đạt được chúng.
Doanh nghiệp muốn tăng hiệu suất làm việc và cắt giảm chi phí bảo trì, vậy bao giờ tăng, tăng như thế nào, giảm được bao nhiêu thì được gọi là đủ “mong muốn”?
KPI sẽ nói rằng: trong 1 năm tới, doanh nghiệp sẽ tăng hiệu suất làm việc lên 10% và cắt giảm 20% toàn bộ chi phí bảo trì – Đó chính là tiêu chuẩn xác lập để đo lường tiến độ doanh nghiệp.
Chưa dừng lại ở đó, việc thiết lập KPI sẽ tạo ra lợi thế trong suốt quá trình bắt đầu chiến dịch đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Đội ngũ kỹ thuật, các lãnh đạo có cơ hội xem xét kỹ cách làm, quy trình làm việc để đánh giá, cải tiến và cố gắng giành lấy chiến thắng – Tức là đạt KPI.
>>> Tìm hiểu thêm: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Sự khác biệt giữa KPI bảo trì và chỉ số hiệu suất bảo trì
Trong thực tế có khá nhiều người sử dụng hai khái niệm này như là một, có thể thay thế. Điều này về cơ bản không sai, nhưng cũng không thực sự chính xác.
Nói đúng ra, thời gian hành động là điểm khác biệt lớn nhất của hai khái niệm này.
Các hoạt động, yêu cầu bảo trì mà đội ngũ của bạn đang thực hiện thực tế có thể đo lường bằng cách sử dụng số liệu hiệu suất bảo trì. Vì thế, kỹ thuật viên có thể nhanh chóng sửa chữa tài sản khi chúng gặp sự cố. Tốc độ họ có thể lấy một sự cố ra và thiết lập lại gọi là chỉ số hiệu suất.
Các chỉ số này cuối cùng cộng lại thành KPI bảo trì. Ví dụ: bạn có KPI liên quan đến thời gian dừng hoạt động máy và bạn muốn cắt giảm 10% thời gian đó. Để đạt được, bạn cần phải xem xét các chỉ số cùng ảnh hưởng đến thời gian ngừng hoạt động – những thứ như tốc độ khắc phục lỗi của công nghệ và số lượng đơn hàng bảo trì không được thực hiện mỗi tuần. Những chỉ số hiệu suất này giúp bạn đánh giá, sửa đổi và cuối cùng là đạt được KPI của mình.
KPI bảo trì và khả năng cải thiện từ phần mềm quản lý bảo trì doanh nghiệp
KPI bảo trì gần như không thể theo dõi bằng phương pháp thủ công bởi những hạn chế về công nghệ. Đó là lý do KPI đôi lúc cần phải theo dõi và với phần mềm quản lý bảo trì. Dưới đây là những chỉ số cần phải theo dõi bằng nền tảng CMMS:
- Phần trăm bảo trì theo kế hoạch (PMP)
- Hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE)
- Thời gian trung bình để sửa chữa (MTTR)
- Thời gian trung bình giữa thất bại (MTBF)
Phần trăm bảo trì theo kế hoạch (PMP)
So sánh thời gian dành cho bảo trì theo kế hoạch và không có kế hoạch. Về cơ bản, doanh nghiệp đang so sánh tất cả thời gian dành cho các đơn đặt hàng công việc đã lên lịch với tất cả thời gian dành cho các đơn đặt hàng phản ứng, theo yêu cầu.
PMP giúp xác định tần suất một vấn đề có sẵn. Và theo các chuyên gia thì 90% hoạt động bảo trì doanh nghiệp nên được lên lịch trước.
Tỷ lệ phần trăm bảo trì theo kế hoạch là một chỉ số quan trọng để theo dõi tình trạng của chương trình Bảo trì phòng ngừa và xác định các cách để giảm bảo trì phản ứng.
PMP cũng có thể được sử dụng để tìm ra lý do gây ra thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, gây ra hiệu quả kém và không được triển khai đúng cách để có thể xử lý những vấn đề này.
Để tính toán PMP: PMP = (thời gian bảo trì theo lịch trình / tổng số giờ bảo trì) x 100
Hiệu suất tổng thể của thiết bị (OEE)
Hiệu suất tổng thể của thiết bị (Overall Equipment Effectiveness) là thước đo về mức độ sử dụng của một hoạt động sản xuất (cơ sở vật chất, thời gian và vật liệu) so với tiềm năng sử dụng tối đa của chúng trong một khoảng thời gian đã được lên lịch.
OEE giúp theo dõi năng suất của tài sản, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu quả của kế hoạch bảo trì. Nó tập trung vào ba yếu tố chính: chất lượng, hiệu suất và tính khả dụng.
OEE 100% có nghĩa là mọi quy trình đang chạy ở hiệu suất tối đa, không có sự cố và kết quả chất lượng tốt.
OEE mang lại khả năng xác định phần trăm thời gian sản xuất thực sự hiệu quả. OEE 100% có nghĩa là chỉ những bộ phận tốt được sản xuất (chất lượng 100%), ở tốc độ tối đa (100% hiệu suất) và không bị gián đoạn (100% khả dụng).
Bằng cách sử dụng OEE làm thước đo chính, các doanh nghiệp có thể nhận thức được sâu sắc về các rào cản cũng như nút thắt của loại tài sản, tìm cách loại bỏ chúng.
Để tính toán OEE: OEE = tính khả dụng x hiệu suất x chất lượng
Thời gian trung bình để sửa chữa (MTTR)
Thời gian trung bình sửa chữa (Mean Time To Repair) là thời gian trung bình cần thiết để một tài sản, thiết bị được chẩn đoán, sửa chữa và phục hồi sau sự cố hoặc hỏng hóc. MTTR càng được giảm thì khả năng tối ưu hoạt động của máy móc, thiết bị càng cao.
KPI bảo trì về MTTR này cho phép các doanh nghiệp lên kế hoạch cải thiện được tính sẵn có của máy móc, tài sản.
Để tính toán MTTR: MTTR = tổng thời gian ngừng hoạt động / tổng số lần sửa chữa
Thời gian trung bình giữa thất bại (MTBF)
Thời gian trung bình giữa thất bại (Mean Time Between Failure) mà một tài sản hoạt động tốt giữa các thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch. Về cơ bản thì đây là chỉ số cho nhà quản lý xác định được thời gian trung bình mà một tài sản hoạt động sau các lần thất bại.
KPI bảo trì của MTBF giúp xác định thời gian tồn tại của một tài sản cụ thể hoặc các phụ tùng của chúng, cho phép đội ngũ kỹ thuật đặt lịch bảo trì định kỳ một cách hợp lý nhất. Nếu một tài sản thường chạy khoảng ba tuần giữa các lần thất bại, hãy nghĩ đến việc thiết lập các kế hoạch bảo trì định kỳ cho khoảng 2,5 tuần một lần.
Để tính toán MTBF: MTBF = Tổng thời gian hoạt động / tổng số lỗi
Tuân thủ bảo trì phòng ngừa (PMC)
Tuân thủ bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance Compliance) là việc đo lường tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng công việc bảo trì được lên lịch và hoàn thành trong một thời gian nhất định, đảm bảo giúp các doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của kế hoạch bảo trì phòng ngừa của họ.
Chẳng hẹn như: doanh nghiệp có thể đặt 80 đơn đặt hàng công việc nhưng chỉ có 68 đơn đặt hàng được hoàn thành vào cuối tháng.
Để tính PMC: PMC = Tuân thủ Bảo trì Phòng ngừa = (68/80) x 100 = 85%
Tuy nhiên, KPI bảo trì này có một vấn đề, chính là ở việc không thể hiện được bao nhiêu công việc bảo trì định kỳ được hoàn thành đúng thời hạn. Chẳng hạn như kế hoạch của bạn có 3 công việc, lần lượt cần hoàn thành vào thứ 2, thứ 4, thứ 6. Nhưng nếu thứ 6 bạn mới tiến hành và hoàn thành cả 3 công việc, PMC của các bạn vẫn là 100%. Đó là lý do tại sao nói KPI bảo trì này rất cần đến sự can thiệp của phần mềm CMMS.
Trên đây là một số KPI bảo trì mà doanh nghiệp có thể theo dõi dễ dàng và sâu sắc hơn nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm bảo trì tài sản.
Cụ thể, nền tảng CMMS giúp theo dõi KPIs bảo trì như thế nào?
Thu thập, lưu trữ và tận dụng dữ liệu là những công việc bạn cần phải làm để có thể xây dựng một kế hoạch bảo trì hoàn hảo. Và chắc chắn, chúng sẽ là “ác mộng” to lớn nếu như bạn phải thực hiện những việc này một cách thủ công.
Có rất nhiều dữ liệu cần thu thập và doanh nghiệp cần phải dựa vào công nghệ để luôn đảm bảo mình đang đi đúng hướng.
Sẽ có ý nghĩa hơn nhiều nếu đầu tư vào phần mềm CMMS. Dữ liệu được thu thập tự động khi bất kỳ ai tạo đơn đặt hàng công việc. Nhờ điện toán đám mây Cloud, giải pháp CMMS giữ mọi thông tin sắp xếp khoa học trong một cơ sở dữ liệu trung tâm, đảm bảo tất cả luôn được cập nhật.
Khi đến lúc tính toán KPI bảo trì, phần mềm sẽ tự động tạo các báo cáo được thể hiện với KPI và đồ thị.
Nếu bạn quan tâm đến KPI bảo trì (và bạn phải làm thế nếu bạn quan tâm đến việc thiết lập và đạt được các mục tiêu bảo trì), bây giờ là lúc bắt đầu nói chuyện với các nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì.
>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
