CMMS là gì?
CMMS có thể hiểu đơn giản chính là một phần mềm dùng để quản lý việc bảo trì các thiết bị, máy móc của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp dựa vào các hệ thống quản lý trên máy tính để thực hiện tính toán sử dụng thiết bị hiệu quả hơn. Việc bảo trì sẽ được lên kế hoạch, đo lường và tối ưu thông qua các thông số kỹ thuật.
CMMS là phần mềm quản lý bảo trì thiết bị doanh nghiệp
Khi lựa chọn CMMS, bạn cần hiểu được các tính năng mà hệ thống này đem đến bao gồm:
- Quản lý công việc bảo trì thiết bị
- Gửi, xem xét, lọc, chỉ định và phân tích đơn thiết bị, máy móc
- Lên lịch và kích hoạt bảo trì
- Nhận thông báo khi lịch bảo trì được tạo
- Thêm danh sách kiểm tra, hướng dẫn sử dụng và ghi chú vào kế hoạch bảo trì
>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
Hướng dẫn cách lựa chọn CMMS
Để chọn CMMS phù hợp với hoạt động kinh doanh thì việc thực hiện theo từng giai đoạn là vô cùng cần thiết. Thông qua mỗi giai đoạn, dựa vào mục tiêu ban đầu, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn để đánh giá nền tảng CMMS phù hợp về chi phí, tính năng và cách triển khai.
Giai đoạn 1: Tập hợp đội ngũ bảo trì
Phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ hoạt động hiệu quả khi những người sử dụng trực tiếp có thể phát huy hết tính năng của phần mềm. Chính vì vậy khi muốn tư vấn chọn CMMS, doanh nghiệp cần xác định ai sẽ là người cần hiểu về phần mềm.
Lựa chọn CMMS dựa trên cách tiếp cận toàn diện thông qua đội ngũ nhân viên sẽ đảm bảo quá trình bảo trì. Các đối tượng tham gia sử dụng và quản lý CMMS bao gồm:
- Quản trị viên hệ thống và người quản lý bảo trì: Người giám sát việc sử dụng CMMS mỗi ngày.
- Kỹ thuật viên:Người thường xuyên sử dụng CMMS.
- Người điều hành: Đảm bảo trình tự và quy trình bảo trì được yêu cầu.
- Kỹ sư: Phát huy toàn bộ công năng của CMMS giúp chương trình bảo trì phòng ngừa thành công.
- Người quản lý kho: Kho là một phần quan trọng trong chức năng của CMMS.
- Nhóm CNTT: Đảm bảo CMMS được kết nối với cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có.
- Giám đốc điều hành: Lựa chọn CMMS cần thông qua nhóm đối tượng này bởi họ thường đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu về tương lai của công ty.
Giai đoạn 2: Xác định mục tiêu doanh nghiệp
Để tìm ra giải pháp thì trước hết doanh nghiệp cần biết được vấn đề đang gặp phải. Như vậy việc tìm kiếm và lựa chọn CMMS mới thiết thực hơn. Chọn một phần mềm phù hợp trước tiên doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu đó là ngắn hạn hay dài hạn.
Trước tiên, doanh nghiệp cần đánh giá năng suất làm việc của thiết bị, hệ thống máy móc. Từ đó sẽ thấy được các điểm yếu của hệ thống và tìm ra nguyên nhân. Những điểm yếu này sẽ cần được thực hiện bảo trì để đảm bảo công việc. Ngoài ra những quy trình đang hoạt động tốt cũng cần phải được phát huy. Mục tiêu còn có thể thực hiện qua việc lắng nghe những trở ngại đến từ đội ngũ bảo trì.
Đây chính cách dễ dàng để doanh nghiệp xác định mục tiêu. Tùy từng mục tiêu khác nhau mà việc lựa chọn CMMS cũng sẽ có sự thay đổi. Hãy tạo lập một danh sách mục tiêu của doanh nghiệp trong một vài năm tới.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Giai đoạn 3: Đánh giá các tiêu chí lựa chọn CMMS
Các tiêu chí như yêu cầu, chi phí, ngân sách, tính năng,… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là phương pháp đơn giản nhất để có thể lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì tài sản phù hợp.
Yêu cầu đối với phần mềm CMMS
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định được yêu cần đối với phần mềm quản lý bảo trì. Việc đặt ra các câu hỏi sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thấy được yêu cầu của mình. Ngoài ra, việc trao đổi với nhóm CNTT cũng là cách để doanh nghiệp lựa chọn CMMS.
Kiểm tra mọi SOP, chính sách, kênh liên lạc hiện có cũng như các hệ thống và quy trình khác. Từ đó, có thể liệt kê mọi bản cập nhật hoặc tài nguyên mới cần thiết để áp dụng CMMS.
Chi phí và ngân sách dành cho CMMS
CMMS là một trong những cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong dài hạn. Doanh nghiệp sẽ từ nhu cầu của mình và ngân sách đề thực hiện lựa chọn. Bởi CMMS có khả năng ngừng hoạt động nếu vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.
Các tính năng khi lựa chọn CMMS
Mỗi CMMS đều có hàng nghìn tính năng khác nhau có thể điều chỉnh. Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần tìm hiểu tất cả các tính năng này để xác định phần mềm nào phù hợp nhất. Ngoài ra, cũng cần kiểm tra tính năng CMMS có phiên bản di động hay không. Ứng dụng CMMS di động cho phép thực hiện công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Với tất cả các thông tin trên, doanh nghiệp sẽ hiểu hơn về phần mềm CMMS. Đây chính là phần mềm giúp công việc bảo trì thiết bị trở nên dễ dàng, nhanh chóng và kịp thời. Lựa chọn CMMS phù hợp rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển và hoạt động tốt nhất của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
