Công ty TNHH Ân Nam là chi nhánh con của tập đoàn Apple Tree – Singapore, thương hiệu phát triển đa lĩnh vực như: chuỗi cửa hàng mỹ phẩm, thực phẩm, khách sạn, nhà hàng,…
Đứng trước những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý tài sản, máy móc đa địa điểm, đối mặt với những trăn trở về sự bứt phá những vấn đề nội tại, cạnh tranh với thị trường và thế giới không ngừng biến đổi, việc tìm tòi, khám phá và ứng dụng giải pháp công nghệ trong quản lý là nỗ lực đầu tiên đặt nền móng để bứt phá.
Những trăn trở về vấn đề quản lý nội tại
Chuỗi cửa hàng thực phẩm Annam Gourmet Market là đơn vị đầu tiên Ân Nam thử nghiệm với giải pháp phần mềm quản lý tài sản thông minh. Đơn vị sở hữu hệ thống 11 cửa hàng, với tổng tài sản lên tới hơn 800 máy móc, thiết bị.
Nhiều cơ sở, nhiều thiết bị và số nhân sự phụ trách quản lý máy móc chỉ rơi vào khoảng 20 người. Các đầu việc xử lý sự cố máy móc, lên kế hoạch kiểm tra, ghi nhận chỉ số…gần như diễn ra theo ngày, theo giờ. Thế nhưng tất cả chỉ được thông báo qua Zalo và lên kế hoạch xử lý qua Google Drive. Không chỉ lãnh đạo mà ngay cả anh em trong đội ngũ cũng kêu ca về tính thủ công, thiếu chuyên nghiệp này
Việc thực hiện thông qua các công cụ giao tiếp cá nhân, sau đó lên kế hoạch, điều phối và lưu trữ hoàn toàn tại Excel, Google Drive khiến cho toàn bộ đội ngũ vướng mắc rất nhiều vấn đề. Đầu tiên là việc cập nhật công việc hàng ngày, nắm bắt và theo dõi rất khó khăn. Hàng ngày phải căng mắt nhìn một bảng tính “ngập” trong chữ và số liệu, sau đó mất thời gian là ra – vào các bảng tính để liên kết quy trình kiểm tra, sửa chữa và quản lý. Tính riêng việc kiểm soát và báo cáo công việc cũng chiếm mất nửa thời gian làm việc của đội ngũ kỹ thuật.
Thời gian để xem mà đã chiếm mất 50% thì thời gian đâu để hiệu chỉnh, để cải tiến, rồi cơ hội đâu để nâng cao năng suất, quản lý thông minh rồi cạnh tranh từ trong nước đến thế giới?
Câu hỏi của anh Đặng Văn Phong – Quản lý dự án kỹ thuật Annam Gourmet Market – cũng chính là nỗi trăn trở của rất nhiều các đơn vị sở hữu chuỗi cửa hàng như hiện nay, số lượng máy móc tài sản hiện đại nhưng giải pháp quản lý lại đến từ…thế kỷ trước.
Đứng trước tình trạng như vậy, anh Phong bất chợt nhận ra: “Đến lúc phải ứng dụng giải pháp công nghệ để thay đổi tình hình rồi!”
Đọc thêm: Làm sao để lựa chọn phần mềm Cloud CMMS phù hợp nhất?
Giải pháp cạnh tranh và bứt phá
Một thực tại mà rất nhiều nhà quản trị phải thừa nhận rằng, các doanh nghiệp Việt đang phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ, không ngừng nghỉ đến từ đối thủ trong nước và cả trên thị trường quốc tế. Để chiếm lĩnh “sân nhà”, đồng thời cạnh tranh sòng phẳng với thế giới, bản thân doanh nghiệp cần phải tập trung lại vấn đề, đồng thời ứng dụng công nghệ để nhằm phá bỏ vấn đề một cách thông minh, tối ưu và nhanh chóng nhất!
Với mong muốn cần khắc phục – giải quyết – thay đổi những vấn đề trên, anh Phong cùng đội ngũ hệ thống Annam Gourmet Market tìm kiếm một công nghệ thỏa mãn 04 tiêu chí: Quản lý thông minh – Số hóa quy trình – Theo dõi trực quan – Lưu trữ đầy đủ.
Qua thời gian tìm hiểu và được giới thiệu, anh Phong đã tìm đến Giải pháp quản lý bảo trì SpeedMaint Cloud CMMS – mà như anh đã nói: “Một phần mềm phù hợp với mọi tiêu chí chúng tôi cần”.
Phần mềm Quản lý bảo trì tài sản SpeedMaint Cloud CMMS – Giải pháp “4 trong 1”
SpeedMaint là nền tảng chuyên sâu cho công tác quản lý tài sản và quản lý công việc bảo trì trên nền tảng số cho các doanh nghiệp, đặc biệt là với những đơn vị sở hữu số lượng máy móc lớn, nằm trên nhiều địa bàn khác nhau.
Đặc biệt chú trọng tại các hệ thống chuỗi cửa hàng thực phẩm Annam Gourmet Market là hai hệ thống bao gồm:
- Hệ thống vận hành tòa nhà: hệ thống điều hòa không khí, PCCC, hệ thống điện, nước
- Hệ thống thiết bị cửa hàng: Tủ mát, tủ đông, lò nướng bánh, máy POS
Với số tài sản máy móc này, hai bên đã hỗ trợ để lên danh sách các vấn đề chính và phương pháp giải quyết thông qua những tính năng công nghệ mới nhất từ phần mềm SpeedMaint Cloud CMMS:
Giải pháp quản lý thông tin tài sản, máy móc tại các cửa hàng
Trước đây danh sách máy móc và thông tin đính kèm được quản lý qua giấy tờ, qua bảng tính Excel khiến việc cập nhật thông tin, tìm kiếm và theo dõi gặp rất nhiều khó khăn, không có tính liên kết và đặc biệt dễ bị thất thoát.
Giờ đây, khi ứng dụng phần mềm với tính năng Quản lý tài sản EAM, từng máy móc và thông tin đính kèm được số hóa, lưu trữ đầy đủ, cập nhật thường xuyên và kết nối với nhau trên cùng một giao diện.
Mỗi một máy móc của hệ thống được coi như một “nút tài sản”. Nút tài sản này có thể hiển thị theo dạng cây, dạng danh sách hoặc định vị trên bản đồ tài sản. Khi click vào nút tài sản đó, toàn bộ thông tin về vòng đời của chúng sẽ được hiện ra, phân chia rạch ròi: thông tin chung, phụ tùng, lịch sử bảo trì, vận hành, bảo hiểm, vị trí trên sơ đồ,…
Ngoài ra, thông qua phần mềm, các chỉ số ghi nhận cũng được cập nhật trực tiếp, tổng hợp nhanh chóng mà không cần đến bất kỳ sự “chép tay thủ công” nào như trước đây.
Giải pháp quản lý công việc/yêu cầu sửa chữa, kiểm tra, bảo trì
Hiện tại, các yêu cầu công việc chủ yếu được đội ngũ nắm bắt thông tin bằng điện thoại, tin nhắn hoặc công cụ giao tiếp cá nhân khác. Điều này khiến cho việc xác định chính xác đối tượng máy móc đang được yêu cầu cũng như ghi chép, tổng hợp yêu cầu công việc cực kỳ mất thời gian, đôi khi là bị bỏ lỡ một vài hạng mục quan trọng.
Giải pháp phần mềm SpeedMaint Cloud CMMS với các tính năng Quản lý công việc/ yêu cầu bảo trì, Quản lý kiểm tra được thiết kế để thay đổi những hiện trạng này.
Phần mềm có mã QR Code thiết bị để chọn trên sơ đồ mặt bằng, hỗ trợ việc kiểm tra nhanh yêu cầu công việc cũng như kế hoạch bảo trì ngay trên điện thoại một cách đầy đủ, tức thời.
>> Ưu Điểm Của Hệ Thống QR CODE Trong Quy Trình Quản Lý Thiết Bị
Phần mềm cũng cung cấp đầy đủ các trường thông tin để cập nhật lịch sử sửa chữa, thông tin chi tiết và tiến độ làm việc đã được giao.
Nếu như công việc kiểm tra được ghi chép bằng giấy tờ là chủ yếu thì nay, đội ngũ kỹ thuật của Annam Gourmet Market đã có thể “thở phào” khi toàn bộ công việc sẽ được thực hiện thông qua App điện thoại, đồng thời nhận được cảnh báo thời hạn trong trường hợp quên, bỏ lỡ nhiệm vụ. Điều này cũng hỗ trợ lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ công việc một cách sát sao, cụ thể nhất.
Giải pháp lập kế hoạch bảo trì dễ dàng
Việc lập kế hoạch bảo trì thông qua Excel khiến từ ban quản lý tới đội ngũ kỹ thuật “gục ngã” bởi những hàng số, hàng chữ chen chúc nhau, khó kiểm tra, khó tra cứu và khó trao đổi.
Trong khi với SpeedMaint Cloud CMMS, tính năng Lập kế hoạch bảo trì có thể xây dựng danh sách công việc dễ dàng từ kế hoạch có trước, hay làm mới từ các tài sản trong phần mềm. Sau đó là các chức năng để quản lý, kiểm tra và theo dõi công việc, hiện trạng và người thực hiện. Giao diện theo dõi tiến độ dễ dàng, cảnh báo đến hạn và phân phối công việc mà không cần phải vào phần mềm tìm kiếm.
Thay đổi, bứt phá và cạnh tranh sòng phẳng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết!
Với anh Đặng Văn Phong, công nghệ hóa quy trình quản lý tài sản trên hệ thống của Annam Gourmet Market là một quyết định đúng đắn, với những tiềm năng rộng mở và cơ hội cạnh tranh trên thị trường là điều không còn xa vời. Tin rằng, tiếp nối những bước đi đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số, Annam Gourmet nói riêng và công ty TNHH Ân Nam nói chung sẽ còn tiến xa hơn nữa trong tương lai.
Doanh nghiệp của bạn có đang tìm kiếm công nghệ để bước vào kỷ nguyên quản lý tài sản số? Tìm hiểu SpeedMaint Cloud CMMS ngay TẠI ĐÂY!
