Bảo Trì – “Xương sống” Của Mọi Doanh Nghiệp
Bảo trì có thể coi là “xương sống” của rất nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực: từ sản xuất đến chế biến, xây dựng cho đến y tế,…Nếu như máy móc ngừng hoạt động, doanh nghiệp gần như không thể tiếp tục quá trình sản xuất, gây ra hàng loạt những hệ luỵ như: sản xuất chậm tiến độ, lãng phí thời gian nhân lực, ngừng chuyển giao thành phẩm, giảm uy tín với khách hàng, thiệt hại doanh thu và lợi nhuận,…
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gần như lại ứng dụng phương pháp bảo trì khắc phục cho mọi thiết bị, máy móc của mình, tức là để chạy đến khi hỏng mới tiến hành sửa chữa. Chiến lược bảo trì này mặc dù cũng phù hợp với một số đặc điểm hoạt động máy móc, nhưng thực tế nếu áp dụng đồng loạt có thể gây “đội chi phí” lên rất nhiều.
Nếu như doanh nghiệp có thể phân tích được các bài toán về chi phí bảo trì máy móc thiết bị cũng như xây dựng kế hoạch bảo trì thích hợp thì mọi chuyện hoàn toàn có thể thay đổi.
>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Chi Phí Bảo Trì Bao Gồm Những Phần Nào?
Về chi phí trong hoạt động bảo trì, cơ bản doanh nghiệp có thể chia thành 2 phần: chi phí bảo trì trực tiếp và bảo trì gián tiếp.
Chi Phí Bảo Trì Trực Tiếp
Bảo trì trực tiếp thường được ví như phần nổi của tảng băng, đó là những phần kinh phí được trả trực tiếp cho các hoạt động liên quan đến bảo trì doanh nghiệp:
- Chi phí cho đào tạo và huấn luyện về bảo dưỡng
- Tiền lương và tiền thưởng cho người bảo trì
- Chi phí cho phụ tùng thay thế
- Chi phí vật tư
- Chi phí cho hợp đồng bảo thuê ngoài
- Chi phí quản lý bảo
- Chi phí cho sửa đổi, cải tiến
Thông thường, ở các nước có công nghệ bảo trì tiên tiến thì bảo trì trực tiếp có số tiền trung bình bằng 4% tổng giá trị thiết bị doanh nghiệp. Cụ thể hơn, con số có thể là:
- 2.6% đối với ngành dầu khí
- 8.6% đối với ngành luyện thép
Chi Phí Bảo Trì Gián Tiếp
Những khoản tiền nằm dưới tảng băng đều được gọi là chi phí bảo trì gián tiếp. Đó là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho các tổn thất khi thiết bị hỏng và gặp sự cố, như:
- Thiệt hại về năng suất
- Thiệt hại về chất lượng và độ an toàn
- Thiệt hại về ảnh hưởng tới môi trường
- Thiệt hại về nguyên vật liệu cũng như năng lượng
- Thiệt hại về tuổi thọ của máy móc tài sản
- Thiệt hại liên quan tới thị trường và độ tin cậy khách hàng
- Ảnh hưởng đến vốn đầu tư và khả năng xoay vòng vốn
- Thiệt hại về doanh thu và lợi nhuận
Nguồn chi phí bảo trì gián tiếp ở nhiều quốc gia rơi thông thường cũng rơi vào khoản 4% tổng giá trị thiết bị. Như vậy, có thể thấy cơ bản một kế hoạch bảo trì của doanh nghiệp là cần phải đạt mục tiêu đầu tư sao cho tổng chi phí bảo trì là nhỏ nhất, dù là trên hay dưới tảng băng.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Chi phí ngừng máy
Ngoài hai mục chi phí bảo trì, doanh nghiệp thông thường có phải chịu một khoản tiền liên quan tới công tác bảo dưỡng, gọi là chi phí ngừng máy. Không nhiều doanh nghiệp quan tâm tới khoản chi phí này, nhưng thực tế thời gian máy móc, dây chuyền ngừng hoạt động lại gây ra thiệt hại hàng giờ và khoản tiền này, nếu không phải là doanh nghiệp chủ động ngừng máy mà do sự cố ngoài ý muốn, thì thật sự rất lớn
Nguồn: Meta group, IT performance Engineering and Mesureement Strategies: Quantifying Performance and Loss, Fibre Channel Industry Association, Oct 2000)
Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy rõ ràng rằng, nếu đầu tư đúng mức để làm tốt công tác bảo trì, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá được một khoản chi phí khổng lồ mỗi năm. Mọi cố gắng cải tiến, hoàn thiện những chiến lược, giải pháp, phương pháp, kỹ thuật, thiết bị bảo trì đều nhằm mục đích đảm bảo chi phí bảo trì là thấp nhất.
>>> Tìm hiểu thêm: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
Hiện Trạng Về Chi Phí Bảo Trì Trên Quy Mô Quốc Gia
Theo thống kê tại Mỹ thì trong vài thập niên qua, chi phí bảo trì luôn là một khoản phí lớn và tăng theo năm. Cụ thể: năm 1981, công ty Mỹ đã phải chi 600 tỷ USD để duy trì hoạt động cho máy móc của họ. Năm 1991, chi phí này tăng lên 800 tỷ USD, đến năm 2000 là 1200 tỷ USD và chi phí trong năm 2010 là 1600 tỷ USD. Cũng theo thống kê thì một phần ba số chi phí bảo trì nêu trên được đưa vào danh sách những lãng phí không đáng có.
Tại Việt Nam đến nay chưa có nhiều nghiên cứu về chi phí bảo trì. Tuy nhiên, có thể thấy ước tính tổng hại của các doanh nghiệp hiện nay rơi vào khoảng 50 tỷ USD. Do trình độ bảo dưỡng bảo trì còn thấp nên tổng chi phí bảo trì đang đạt vượt mức 10% tổng giá trị thiết bị, nghĩa là khoảng 5 tỷ USD hàng năm. Còn nếu tính theo GDP tuyệt đối của cả nước thì năm 2008 đạt 86 tỷ USD và nếu chi phí bằng 6% thì vào khoảng 5.16 tỷ USD.
Để có thể thay đổi và tối ưu được mức chi phí này, ngoài việc sắp xếp lại kế hoạch bảo trì phòng ngừa, doanh nghiệp cũng cần phải tiếp cận và thay đổi công tác bảo trì của mình, chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị để tự động hoá các công việc bảo trì, giảm chi phí tối đa.
Doanh nghiệp có thể đọc thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ để có cái nhìn tổng quan hơn về giải pháp phần mềm quản lý bảo trì này.
Phương Pháp Tối Ưu Hoá Chi Phí Bảo Trì Hiện Nay
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, công tác kế hoạch hoá chi phí bảo trì nhằm gia tăng chỉ số khả năng sẵn sàng, giảm chi phí bảo trì trực tiếp. Đồng thời phương pháp cũng giúp giảm áp lực công việc đối với bộ phận bảo trì, nâng cao chất lượng công việc.
Để có thể lập kế hoạch tối ưu hoá chi phí bảo trì, doanh nghiệp cần:
- Xác định tình trạng của thiết bị bằng cách phát hiện những hư hỏng đang phát triển nhưng chưa ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình vận hành
- Hoạch định những công việc bảo trì dự kiến thực hiện trước khi ngừng máy
- Xác định các công việc không kế hoạch được chuyển thành công việc có kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch bảo trì phòng ngừa
Bảo trì phòng ngừa có khả năng làm giảm nhẹ công việc bảo trì do giảm được tần suất hư hỏng và gặp sự cố, nhờ vậy làm giảm thời gian ngừng máy và gia tăng sản lượng.
Ảnh Hưởng Của Bảo Trì Phòng Ngừa Tới Hiệu Quả Chi Phí Bảo Trì
Bảo trì phòng ngừa, hay còn gọi là bảo trì dự phòng có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí sửa chữa và giảm tổn thất sản xuất từ việc ngăn ngừa tối đa sự cố vận hành trong máy.
Tổng chi phí sẽ tăng nếu công việc bảo dưỡng phòng ngừa quá nhiều, vì vậy nên một số lượng công việc bảo trì khắc phục sẽ trở thành một phần của chế độ bảo trì được cân đối và hợp lý hoá. Nắm bắt được điều này, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch bảo trì cụ thể, phù hợp và linh hoạt.
>>> Tìm hiểu thêm: Xếp Hạng 3 Phương Án bảo trì: Bảo Trì Phòng Ngừa Có Tốt Hơn Bảo Trì Sửa Chữa? Bảo Trì Dự Đoán Là Tốt Nhất?
Ứng Dụng CMMS
CMMS – hệ thống quản lý bảo trì trên máy vi tính (Computerized Maintenance Management System), là phần mềm hỗ trợ quản lý và bảo trì tài sản doanh nghiệp, dựa trên nền tảng công nghệ để tự động hoá công việc.
Với sự xuất hiện của CMMS, đến lúc doanh nghiệp loại bỏ tư duy bảo trì truyền thống “hư đâu sửa đó”, “dùng đến hỏng thì thay”,…Tư duy cắt giảm chi phí bảo trì trực tiếp và hạn chế đầu tư vào hoạt động chỉ khiến doanh nghiệp nhận nhiều cái kết đắng hơn. Công tác bảo trì cần thiết phải được cải thiện và chú trọng đầu tư đúng mức giúp cho doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ tài sản, nâng cao hiệu quả làm việc và phát huy tối đa lợi nhuận.
Phần mềm CMMS có thể giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị tài sản theo đúng thông tin suốt vòng đời, nhật ký vận hành và các thiết bị phụ tùng liên quan. Theo nghiên cứu, phần mềm quản lý bảo trì hỗ trợ:
- Tăng 15 đến 25% thời gian chạy máy, năng suất sản xuất
- Tăng 20 đến 30% năng suất của đội ngũ bảo trì
- Giảm từ 10 đến 25% yêu cầu sửa chữa khẩn cấp
- Giảm 20 đến 30% lượng tồn kho phụ tùng
- Giảm từ 10 đến 20% năng lượng tiêu thụ
- Cải thiện hiệu quả tuổi thọ sản phẩm cũng như an toàn
- Cải thiện môi trường xung quanh
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về CMMS là gì và 31 lợi ích phần mềm CMMS mang lại cho doanh nghiệp trong công tác bảo trì.
Trên đây là những thông tin liên quan tới chi phí bảo trì và phương pháp tối ưu mà doanh nghiệp cần biết để hoạch định và xây dựng kế hoạch bảo trì hợp lý hơn cho doanh nghiệp mình.
>>> Xem thêm bài viết: Tổng Quan Về SpeedMaint CMMS
