Đâu là công việc có thể cắt giảm ngay trong bảo trì?
Báo cáo! Câu trả lời chính xác là công việc báo cáo trong bảo trì. Nếu như không áp dụng CMMS, việc sử dụng bút giấy và bảng tính Excel để quản lý công việc bảo trì cũng như thực hiện báo cáo định kỳ không chỉ kém hiệu quả mà còn cực kỳ lãng phí thời gian. Các phương pháp và kỹ thuật bảo trì lỗi thời này có thể làm tăng thêm giờ làm việc trong ngày của đội ngũ nhân viên bảo trì, đồng thời cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian để tra cứu, tổng hợp thông tin báo cáo. Chưa kể những rủi ro do việc lưu trữ giấy tờ Excel là bị thất lạc, khó tổng hợp, công việc ghi tay dễ sai sót,…
Áp dụng CMMS với báo cáo bảo trì tạo ra sự khác biệt
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phù hợp có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ nhiều sự kém hiệu quả và trả lại cho không chỉ nhân viên mà cả đội ngũ lãnh đạo, quản lý những khoảng thời gian trống có ích.
Việc có thể tự động hoá báo cáo bảo trì và nhắm mục tiêu dữ liệu cụ thể giúp báo cáo nhanh hơn, dễ dàng hơn, hỗ trợ đưa cơ sở cho nhà quản lý để quyết định. Điều này có thể bao gồm các quyết định về mọi thứ, từ đó tài sản sẽ hoạt động một cách tốt nhất.
Và tất nhiên, việc tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, phân tích và làm báo cuối cùng dẫn đến lợi nhuận cao, hiệu suất cải thiện, môi trường làm việc an toàn và thời gian ngừng hoạt động của thiết bị được cắt giảm hiệu quả. Những lợi ích này cũng góp phần giúp doanh nghiệp xây dựng phương pháp bảo trì phòng ngừa bền vững và dài hạn.
Xem ngay: 31 lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì
Cách áp dụng CMMS hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm tới 28% thời gian bảo trì
Đối với đội ngũ kỹ thuật
Các báo cáo bảo trì tự động từ việc áp dụng CMMS mang lại những lợi ích trước mắt dành cho đội ngũ kỹ thuật viên. Khi việc nhập dữ liệu trở nên mất thời gian, trong khi đang lẽ thời gian đó có thể sử dụng để sửa chữa hoặc làm kế hoạch khác, thì việc tạo ra phần mềm CMMS là cần thiết. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị tạo cho đội ngũ kỹ thuật một phần mềm ghi lại thông tin, nơi làm việc, mô tả công việc chỉ bằng một vài nút bấm. Điều này thay thế thời gian điền vào báo cáo hoặc ghi dữ liệu trên máy tính một cách dài dòng và bó buộc.
Hơn thế nữa, các kỹ sư tập trung vào việc tăng độ tin cậy của tài sản và đảm bảo các quy trình hiệu quả để quản lý tài sản và sản xuất. Báo cáo bảo trì thông báo các quyết định của kỹ sư. Áp dụng CMMS cho phép họ tạo báo cáo và xác định các xu hướng. Chúng cũng giúp các kỹ sư áp dụng những gì họ học được từ các báo cáo này theo cách thực tế để cải thiện độ tin cậy của tài sản. Quá trình này nhanh hơn nhiều so với việc cố gắng sử dụng giấy tờ hoặc Excel để khai thác dữ liệu.
Khi các quyết định được đưa ra nhanh hơn, mọi thứ từ việc quy trình sử dụng tài sản đến hiệu quả sử dụng có thể được tối ưu hóa sớm hơn. Điều này có thể dẫn đến giảm chi phí cho hàng tồn kho, nhân công, các nguồn lực,…
Đối với đội ngũ quản lý
Khả năng tiết kiệm thời gian tiếp theo là đối với đội ngũ quản lý bảo trì. Người quản lý bảo trì thường là những người chịu trách nhiệm tạo các báo cáo bảo trì. Họ là những người phải miệt mài chạy qua ngày, tuần hoặc tháng với các tệp giấy hoặc bảng tính Excel để cộng và tính toán dữ liệu. Hệ thống này làm tăng khả năng xảy ra sai sót trong các báo cáo.
Tệ hơn nữa, vì quá trình này chiếm quá nhiều thời gian, các báo cáo thường bị bỏ qua khi có vấn đề quan trọng hơn. Với phần mềm bảo trì CMMS, các báo cáo có thể được tạo bằng các biểu mẫu tự động hoá thông tin và gửi ngay đến những bên liên quan. Điều này tiết kiệm thời gian của người quản lý bảo trì và cải thiện quy trình báo cáo bảo trì.
Đối với nhà quản lý hoạt động
Những đối tượng làm nhiệm vụ quản lý hoạt động sẽ sử dụng báo cáo bảo trì để đưa ra những quyết định về lịch trình sản xuất, ngân sách và hơn thế nữa.
Một báo cáo bảo trì có thể ảnh hưởng tới việc sử dụng lao động, quá quy trình an toàn và sức khoẻ, vì thế mà đội ngũ quản lý vận hành cần có khả năng xác định và phân tích các thông tin quan trọng. Nếu quá trình diễn ra quá lâu, một số quyết định gấp có thể bị trì hoãn hoặc lỡ dở, gây ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động cơ sở.
Với phần mềm bảo trì, dữ liệu chính xác hơn, báo cáo có thể được tùy chỉnh và thông tin bổ sung có thể được tạo ra trong một vài phút. Với những khả năng này, người quản lý hoạt động có thể nhanh nhẹn hơn, đưa ra quyết định thông minh hơn và tạo ra bầu không khí đáng tin cậy trong cơ sở.
Đối với lãnh đạo doanh nghiệp
Muốn biến mọi thời gian trống thành lợi nhuận thì việc ứng dụng báo cáo bảo trì áp dụng CMMS là điều không thể thiếu. Lãnh đạo đưa ra các quyết định lớn mỗi ngày, vì thế mà việc tiếp cận thông tin nhanh chóng giúp đưa ra các quyết định nhanh hơn. Điều này cũng giúp lợi nhuận được tăng lên đáng kể, và có mặt trong doanh nghiệp sớm hơn. Phần mềm bảo trì tăng tốc độ báo cáo và do đó, kiến thức được chuyển lên chuỗi sang C-suite. Khả năng cho phép tùy chỉnh giúp dữ liệu có thể hiểu được và các báo cáo thông báo các quyết định cụ thể với thông tin cập nhật từng phút.
Trên đây là một số minh chứng tại sao áp dụng CMMS lại có thể giúp doanh nghiệp giảm tới 28% thời gian làm việc, ngăn ngừa thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch cũng như tránh lãng phí thời gian làm việc của đội ngũ doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
