Những Phần Mềm Quản Lý Tối Ưu Chi Phí Trong Quản Lý Thiết Bị Y Tế Tại Bệnh Viện

Để khắc phục tình trạng máy móc hư hỏng bất thường tại các bệnh viện, ban quản lý cần phải đẩy mạnh hơn nữa công tác quản lý bảo trì máy móc thiết bị. Giải pháp “cứu cánh” ngành y tế hiện nay chính là áp dụng phần mềm công nghệ quản lý bảo trì máy móc thiết bị.

Với khẩu hiệu “cứu người như cứu hỏa”- ngành y tế đòi hỏi hàng loạt công việc phải diễn ra theo đúng quy trình đã xây dựng. Tuy nhiên việc máy móc thiết bị y tế hư hỏng sẽ khiến các buổi thăm khám, xét nghiệm, phẫu thuật, cấp cứu bị chậm trễ. Điều đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của bệnh viện và đặc biệt là sức khỏe, tính mạng của bệnh nhân. Bài viết này sẽ thay ban quản lý bệnh viện “gọi tên” các bất cập trong công tác quản lý trang thiết bị y tế tại bênh viện, đồng thời cung cấp giải pháp giải quyết những nỗi đắn đo .

>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp

Quản lý thiết bị máy móc bệnh viện – Cần lắm một giải pháp thay đổi

Hiện nay tại các bệnh viện, việc quản lý bảo trì máy móc thiết bị tồn tại rất nhiều bất cập khiến công việc của các bác sĩ, y tá bị gián đoạn và ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của ngành y tế.

*Vậy những câu chuyện bất cập đó là gì?*

Thực trạng quản lý trang thiết bị tại bệnh viện hiện nay

Mỗi năm chính phủ cấp hàng ngàn tỷ đồng cho các bệnh viện để mua sắm, nâng cấp thiết bị tài sản, máy móc. Tuy nhiên những thiết bị máy móc này có đang được quản lý hiệu quả như mong đợi của chính phủ?

>>> Xem thêm bài viết: Thực trạng quản lý thiết bị y tế tại các bệnh viện hiện nay:

Quản lý thủ công

Hiện nay, hầu hết các thiết bị y tế tại các bệnh viện được quản lý thủ công thông qua việc ghi chép thông tin thiết bị ra sổ sách. Tại nhiều cơ sở y tế, nhân viên kế toán sẽ đảm nhận thêm công việc này thay vì có xây dựng đội ngũ quản lý bảo trì máy móc thiết bị.

Tình trạng sử dụng máy móc không bảo dưỡng, chờ hỏng mới sửa diễn ra rất nhiều, đặc biệt tại các trạm y tế, bệnh viện địa phương.

Thực tế cho thấy việc quản lý còn nhiều phần thủ công như vậy đã dẫn đến nhiều trường hợp y bác sĩ không đủ máy móc để thăm khám, xét nghiệm cho bệnh nhân.

Bên cạnh đó, việc quản lý bằng sổ sách dẫn đến nhầm lẫn hoặc thất lạc hồ sơ. Điều đó làm cho công việc bảo hành thiết bị tốn kém chi phí hơn.

Phân khoa phụ trách quản lý

Quản lý phân theo các khoa khám bệnh đã được áp dụng từ nhiều năm nay. Việc ban quản lý giao trách nhiệm bảo quản máy móc thiết bị cho các khoa có thể giúp công tác quản lý máy móc được chia nhỏ và đạt hiệu quả hơn.

Tuy nhiên về bản chất mô hình quản lý máy móc, thiết bị không thay đổi. Các dụng cụ máy móc thiết bị y tế vẫn được quản lý theo mô hình thủ công do y tá của các khoa theo dõi và ghi chép lại vào sổ sách sau đó thực hiện báo cáo khi có vấn đề, sự cố xảy ra.

Bên cạnh đó, bệnh viện là môi trường luôn cần sự “linh hoạt”, đòi hỏi các y bác sĩ có mặt 24/24 để phục vụ bệnh nhân. Chính vì thế việc quản lý bảo trì máy móc thiết bị thường không được kiểm soát kịp thời.

Bất cập trong quản lý thiết bị y tế tại bệnh viện

Các bệnh viện lớn như: Bạch Mai, Từ Dũ, Việt Đức, bệnh viện K,…có số lượng máy móc tại lên tới hàng ngàn. Do đó, trong quá trình quản lý khó tránh khỏi việc quản lý chồng chéo, nhầm lẫn.

Nhiều trường hợp các thiết bị mới được bảo trì nhưng nhân viên quên ghi chép vào sổ sách, dẫn đến tình trạng một thiết bị được bảo trì vài lần trong tháng, tạo ra những khoản chi phí không đáng có cho bệnh viện.

Bên cạnh đó, việc quản lý số lượng lớn máy móc thiết bị một cách thiếu khoa học có thể dẫn đến thất lạc dụng cụ khám chữa bệnh, máy móc thiết bị không rõ nguyên nhân hoặc thậm chí không được phát hiện.

Hậu quả của việc quản lý thiếu khoa học, quản lý chồng chéo trước tiên ảnh hưởng đến chi phí của bệnh viện. Bên cạnh đó, đây là nguyên nhân chính dẫn đến sự gián đoạn trong quá trình khám chữa bệnh của y bác sĩ.

Thiết bị máy móc hư hỏng không rõ nguyên nhân

Máy móc thiết bị không được bảo trì, nâng cấp thường xuyên dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng bất thường không rõ nguyên nhân.

Thực tế, các bác sĩ, y tá, nhân viên trong bệnh viện không có kỹ năng sửa chữa các thiết bị y tế, máy móc xét nghiệm khi xảy ra sự cố. Bên cạnh đó, bộ phận bảo hành, bảo trì thiết bị không thường xuyên có mặt tại bệnh viện để giải quyết kịp thời khi máy móc thiết bị gặp vấn đề.

Điều đó có thể làm ảnh hưởng đến quy trình khám chữa bệnh của bác sĩ và sức khỏe cũng như tính mạng của bệnh nhân.

Do đó, công tác bảo trì, nâng cấp máy móc thiết bị cần được chú trọng hơn nữa để hạn chế những bất cập do máy móc thiết bị hư hỏng bất thường.

Áp dụng công nghệ quản lý không hiệu quả

Những hạn chế của mô hình quản lý thủ công đã được các doanh nghiệp, ban quản lý các bệnh viện nhận thấy và áp dụng giải pháp quản lý bảo trì máy móc thiết bị bằng công nghệ. Đó là những bước tiến đáng khen của ngành y tế làm bàn đạp cho những bước đổi mới trong tương lai. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại việc áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý thiết bị y tế còn gặp nhiều hạn chế:

Thứ nhất, sử dụng các phần mềm quản lý với mức chi phí quá cao.

*Nhiều bệnh viện đang sử dụng các phần mềm quản lý với mức giá quá cao*

Hiện nay các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị ở Việt Nam không nhiều. Do đó các nhà quản trị trong bệnh viện thường lựa chọn các phần mềm của nước ngoài. Đó là một sự lựa chọn đúng đắn do các phần mềm ngoại quốc có rất nhiều tính năng hiện đại tuy nhiên mức chi phí sử dụng phần mềm nước ngoài rất cao. Hơn nữa, trong quá trình sử dụng phần mềm nước ngoài, nhân viên trong bệnh viện thường gặp rào cản về ngôn ngữ.

>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0

Thứ hai, khó khăn trong quá trình sử dụng thiết bị máy móc trong nội bộ bệnh viện.

Đội ngũ y bác sĩ từ lâu đã quen với mô hình quản lý thủ công trên sổ sách, do đó khi thay đổi mô hình gặp rất nhiều khó khăn trong việc thích nghi, làm quen với cơ chế của phần mềm. Điều này đòi hỏi sự đào tạo, hướng dẫn dùng thử của nhà cung cấp. Tuy nhiên, do các bệnh viện áp dụng các phần mềm nước ngoài nên việc đào tạo, trải nghiệm, dùng thử trở nên khó khăn hơn

Thứ ba, chưa khai thác hết tính năng hữu ích của phần mềm quản lý dẫn đến lãng phí

Thực tế, nhiều bộ phận y bác sĩ không quen với các tính năng có trong phần mềm do không được đào tạo nên thường không sử dụng hoặc áp dụng một cách chống đối. Song song với đó, các nhân viên quản lý máy móc thiết bị vẫn quản lý theo lối thủ công cũ ghi chép, tính toán qua sổ sách.

Việc áp dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị không hiệu quả như vậy dẫn đến sự lãng phí và ảnh hưởng đến ngân sách của nhà nước.

Xu hướng ứng dụng phần mềm công nghệ vào công tác quản lý thiết bị y tế

Có thể thấy, tình trạng quản lý máy móc thiết bị tại các cơ sở y tế hiện nay có rất nhiều bất cập. Những bất cập đó chủ yếu đến từ mô hình quản lý truyền thống xưa cũ tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến: quy trình quản lý, chi phí của bệnh viện,…

“Ứng dụng công nghệ” chính là chìa khóa tháo gỡ “nút thắt” bất cập trong công tác quản lý trong ngành y tế hiện nay.

Có thể thấy công nghệ là xu thế chuyển đổi số của toàn cầu trong mọi ngành nghề, lĩnh vực. Ngành y tế, chăm sóc sức khỏe cũng không đứng ngoài cuộc chơi này.

Do đó, nhiệm vụ hàng đầu của ban quản lý bệnh viện là áp dụng phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị vào trong công tác quản lý máy móc tại các bệnh viện.

>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Những phần mềm quản lý thiết bị y tế tiên phong tiết kiệm chi phí cho bệnh viện

Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị mang lại rất rõ ràng tuy nhiên lựa chọn phần mềm nào để quản lý máy móc hiệu quả và giúp ban quản lý tối ưu được chi phí lại không đơn giản như thế.

Hiện nay, nguồn ngân sách cho ngành y tế còn hạn chế, điều đó đòi hỏi các nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.

Dưới đây là hai phần mềm do người Việt xây dựng và đi đầu trong xu hướng tối ưu chi phí cho doanh nghiệp:

SpeedMaint

Đây là phần mềm do người Việt xây dựng với giao diện dễ nhìn và được xây dựng trên nền tảng Cloud điện toán đám mây giúp ban quản lý có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi ngay trên thiết bị di động của mình.

*Những phần mềm quản lý bảo trì tiên phong tiết kiệm chi phí cho bệnh viện*

SpeedMaint giải quyết câu chuyện bất cập cho ngành y tế như thế nào?

Quản lý bảo trì máy móc thiết bị

Phần mềm ghi nhận thông tin máy móc thiết bị, thời gian bảo hành theo hợp đồng cho từng thiết bị trên hệ thống. Trường hợp máy móc thiết bị đến thời gian bảo dưỡng, hoặc sắp hết hạn bảo hành, phần mềm sẽ tiến hành thông báo để ban quản lý biết và tiến hành bảo dưỡng tài sản máy móc thiết bị.

Khi các thiết bị y tế hỏng hóc bất thường, nhà quản lý chỉ cần tạo lập phiếu bảo trì hoặc bảo hành, sửa chữa trên phần mềm. Sau đó phần mềm sẽ thông báo đến bộ phận kỹ thuật lên kế hoạch bảo trì thiết bị ngay lập tức.

>>> Xem ngay: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trong thời đại chuyển đổi số 4.0

Quản lý kế hoạch mua sắm thiết bị y tế

SpeedMaint cho phép nhà quản lý lập kế hoạch dự trù mua sắm trang thiết bị theo hàng tháng, quý, năm trên mẫu dự trù mua sắm máy móc thiết bị được tạo lập sẵn.

Đối với các nhà quản lý cấp trên có thể xem trực tiếp đề xuất mua sắm máy móc thiết bị và thực hiện phê duyệt hoặc xóa bỏ đề xuất khỏi danh sách dự trù.

Quản lý thông tin cho thuê hoặc mượn trang thiết bị

Trong quá trình làm việc, các khoa khám bệnh thường mượn thiết bị y tế của nhau dẫn đến thất lạc dụng cụ y tế. SpeedMaint giúp các phòng ban trong bệnh viện đăng ký thuê mượn thiết bị từ các khoa khá hoặc tài sản chung của bệnh viện một cách khoa học.

Giải quyết bài toán chi phí của ban quản lý bệnh viện

Chi phí nhà quản lý phải chi trả để sử dụng phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị nước ngoài dao động từ 600 đến 12 triệu một tháng.

Đây là một chi phí lớn và sẽ gặp nhiều rào cản khi áp dụng trên toàn bộ hệ thống cơ sở y tế của nước ta.

Tuy nhiên chỉ với 100 nghìn đồng một tháng, không giới hạn người truy cập, các bộ phận nhân viên trong bệnh viện có thể truy cập quản lý máy móc thiết bị bất cứ lúc nào.

>>> Xem thêm bài viết: 9 tính năng CMMS của SpeedMaint hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tới 70% vấn đề quản lý bảo trì

Winmain CMMS 3.0

Với Winmain CMMS , các bệnh viện có thể theo dõi mọi thông số kỹ thuật thiết bị trên phần mềm. Ứng dụng này giúp tối ưu hóa công tác bảo trì quản lý thiết bị qua việc lên kế hoạch nâng cấp, bảo trì định kỳ cho tài sản thiết bị y tế của bệnh viện.

Máy móc thiết bị gặp vấn đề — *Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Winmain*

Winmain giúp ban quản lý theo dõi các nguồn lực và phụ tùng, thống kê chi phí bảo trì thiết bị trong tháng/ quý/ năm. Đặc biệt chi phí để sử dụng phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị này khá hợp lý dao động từ 300 đến 700 nghìn/tháng.

Phần mềm giúp quản lý hợp đồng mua sắm trang thiết bị y tế. Đối với ban quản lý bệnh viện cần theo dõi các hợp đồng bao gồm: hợp đồng cung cấp thiết bị, hợp đồng dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì. Việc quản lý các hợp đồng mua sắm sẽ giúp bệnh viện bảo vệ lợi ích của mình khi máy móc thiết bị gặp sự cố.

Bằng phần mềm Winmain, các nhà quản trị có thể quản lý danh sách, số lượng các dụng cụ, thiết bị y tế theo từng hạng mục và kiểm tra máy móc thiết bị đó thực tế đang được sử dụng ở phòng ban nào.

Y tế hiện đang là lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu đặc biệt trong thời kỳ cả nước chung đẩy lùi đại dịch Covid như hiện nay. Để nghĩa cử cao đẹp của người lương y được thực hiện một cách suôn sẻ đòi hỏi ban quản lý của các bệnh viện cần chú trọng hơn nữa công tác quản lý bảo trì máy móc thiết bị ý tế tránh các sự cố không đáng có xảy ra.

>>> Xem thêm bài viết: Tổng Quan Về SpeedMaint CMMS