Ở phần trước chúng ta đã làm rõ về khái niệm KPI bảo trì máy móc, sự khác biệt giữa chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì và KPI bảo trì máy mócvà các phương pháp xác định KPI bảo trì. Ở phần này Speedmaint tiếp tục làm rõ hơn về những vướng mắc trong việc xây dựng và theo dõi KPI bảo trì, đặc biệt là hướng dẫn các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm CMMS vào công tác theo dõi KPI bảo trì.
>>>Xem phần 1: Bài viết Hướng Dẫn Xây Dựng Và Theo Dõi KPI Bảo Trì Máy Móc Thiết Bị.
Áp dụng phần mềm CMMS để theo dõi KPI bảo trì
Xây dựng KPI bảo trì là công việc cần thiết cho mục tiêu bảo trì tổng thể, tuy nhiên doanh nghiệp nên giới hạn ở một vài KPI quan trọng và tập trung vào những KPI thiết yếu đó.
Lý do nên tập trung vào các KPI trọng yếu là bởi khi có quá nhiều KPI trong một dự án sẽ khiến nguồn lực của doanh nghiệp bị phân tán gây lãng phí nhân lực và chi phí.
Hiện nay các phần mềm CMMS được coi là sự lựa chọn hàng đầu để xây dựng theo dõi KPI bảo trì của doanh nghiệp.
Với CMMS, doanh nghiệp có thể trích xuất bất kỳ dữ liệu, thông tin bảo trì trong quy trình thực hiện công việc bảo trì của doanh nghiệp. Điều đó sẽ giúp ích cho bộ phận bảo trì báo cáo tiến độ công việc lên cấp trên. Mặt khác giúp bộ phận lãnh đạo quan sát mức độ hiệu quả của dự án bảo trì để đưa ra các phương án khắc phục sự cố kịp thời và hiệu quả.
CMMS xây dựng và theo dõi KPI bảo trì máy móc thiết bị như thế nào?
Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi KPI như thế nào?
CMMS giúp doanh nghiệp quản lý trình tự làm việc và đảm bảo hiệu quả công việc
CMMS sẽ hiển thị cho bạn trạng thái công việc cho dù đó là công việc đã lên lịch, đã hoàn thành hay quá hạn, cũng như các chỉ số như MTBF (mean time between failures – thời gian trung bình giữa hai lỗi), công việc bảo trì có kế hoạch và không có kế hoạch,…
CMMS giúp doanh nghiệp theo dõi công việc của đội kỹ thuật viên bảo trì và phát hiện một số vấn đề chưa được chú ý ví dụ như báo cáo công việc từng cá nhân lên ban quản lý cấp trên.
Những báo cáo này sẽ giúp ban lãnh đạo xác định thực trạng công tác bảo trì ở thời điểm hiện tại: công tác bảo trì có đang phụ thuộc quá nhiều vào bảo trì phản ứng, thời gian cho công việc cụ thể trong quá trình bảo trì là bao nhiêu, các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian làm việc và năng suất của đội ngũ bảo trì.
Theo dõi chi phí công tác bảo trì
Một CMMS được thiết kế tốt có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi công việc và dòng tiền đã bỏ ra cho từng công việc cụ thể trong công tác bảo trì. Công việc của đội ngũ quản lý là xác định KPI bảo trì máy móc thiết bị và nhập tất cả dữ liệu liên quan đến chi phí vào hệ thống phần mềm.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được thông tin bảo trì cần thiết bằng cách nhập tên công việc cụ thể lên hệ thống. Phần mềm CMMS sẽ cung cấp tất cả chi phí liên quan đến công việc đó.
Quản lý thời gian ngừng hoạt động của thiết bị và tài sản
Một trong những tính năng hiệu quả mà CMMS mang lại là cung cấp cho người dùng thông tin lịch sử chi tiết về lịch sử tài sản và hiệu suất hoạt động của thiết bị máy móc đó.
Trên bảng điều khiển của phần mềm CMMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng xem mức thời gian ngừng hoạt động của các thiết bị cụ thể. Ngoài ra doanh nghiệp có thể theo dõi các thông tin khác như: số lượng máy móc thiết bị ở thời điểm hiện tại, những tài sản đang trong thời gian bảo trì, những tài sản sắp đến lịch bảo trì, các máy móc thiết bị không hoạt động.
Tất cả các thông tin này giúp doanh nghiệp xác định được các chỉ số đo lường để theo dõi các KPI liên quan đến thời gian ngừng hoạt động của máy móc thiết bị.
CMMS quản lý hàng tồn kho, phụ tùng thiết bị
Một trong những công việc quan trọng của công tác bảo trì là quản lý thiết bị phụ tùng thay thế. Với CMMS doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho một cách khoa học tránh những vấn đề: mức dự trữ hàng tồn kho quá lớn, hết hàng hoặc mất hàng hóa không rõ nguyên nhân.
Điều này có thể đạt được bằng cách theo dõi các KPI về các chỉ số liên quan như hết hàng, độ chính xác của hàng tồn kho, điểm sắp xếp lại, tỷ lệ bộ phận vận chuyển chậm, tỷ lệ phụ tùng lỗi thời,…
CMMS quản lý dữ liệu chính xác giúp doanh nghiệp ra các quyết định tốt hơn
Các phần mềm CMMS quản lý dữ liệu bằng công nghệ điện toán đám mây do đó các thông tin, dữ liệu của quy trình bảo trì sẽ được quản lý trực tuyến trên trình duyệt Web và cho phép thành trong dự án theo dõi mọi lúc mọi nơi.
Thông qua đó, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ, hiệu quả của công tác bảo trì thực tế tại doanh nghiệp và đưa ra phương hướng giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả và kịp thời.
Trên đây là bài viết về công tác xây dựng và theo dõi KPI bảo trì máy móc thiết bị trong doanh nghiệp cùng cách áp dụng phần mềm CMMS vào quy trình bảo trì của doanh nghiệp.
Speedmaint mong rằng những thông tin trong bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho doanh nghiệp xây dựng danh sách KPI bảo trì phù hợp và hiệu quả.
