Luôn nằm trong top các khách sạn “đáng đồng tiền” cho kỳ nghỉ tại nhiều tỉnh thành ở Việt Nam, Silk Path Hotel đang sở hữu 4 cơ sở khách sạn nằm ở các vị trí đắc địa tại phố cổ Hà Nội, Huế và Sapa (Lào Cai).
Lợi thế ra đời và phát triển mạnh vào thời kỳ bùng nổ của hàng loạt các ứng dụng công nghệ số, làn sóng chuyển đổi số diễn ra mạnh ở Việt Nam, Silk Path Hotel nhanh chóng nắm bắt xu thế ứng dụng chuyển đổi số vào hoạt động của khách sạn. Hiện đại, hệ thống, chuẩn hóa, tiết kiệm và chuyên nghiệp là những từ khóa chính nhờ chuyển đổi số mà Silk Path có được.
Áp lực quản lý hơn 5000 thiết bị trên…excel
Một trong những bước đệm trên nền tảng hướng tới một ngành du lịch – khách sạn “số” nằm ở việc thực hiện chuyển đổi số hệ thống quản lý và vận hành khách sạn.Thực tế, dù không phải là mặt nổi bật mang tính ưu tiên, nhưng quản lý bảo trì ảnh hưởng rất nhiều đến trải nghiệm lưu trú khách hàng và ấn tượng về thương hiệu trong lòng khách hàng.
Theo Silk Path, hiện nay khách sạn có tổng số hơn 5700 thiết bị lớn nhỏ phục vụ cho khách sạn và vận hành khách sạn (điều hòa, tủ lạnh, máy giặt, tivi, xe điện, máy bơm nước, hệ thống điện các phòng trong khách sạn,..). Với số lượng thiết bị lớn, lại có sự trùng nhau giữa các phòng khách sạn, việc quản lý số thiết bị này cần được hệ thống hóa một cách cụ thể nhất để tiện cho việc kiểm tra, bảo trì và sửa chữa.
Song, từ trước đến nay, Silk Path vẫn quản lý số thiết bị này trên công cụ excel. Excel khá phổ biến, quen thuộc, tuy nhiên đây không phải là một phần mềm chuyên biệt để quản lý tài sản đặc biệt với số lượng lớn bởi các công cụ này về cơ bản dành cho việc lưu trữ, tính toán cơ bản. Với các yêu cầu như thông tin chi tiết, khả năng định vị, lập kế hoạch, báo cáo, nhắc nhở…cần có trong việc quản lý bảo trì tài sản doanh nghiệp, tất nhiên excel không thể đáp ứng được.
Cụ thể, đối với việc Quản lý tài sản, trong một bảng excel không thể chứa hết tất cả các mục con cần thiết về thông tin thiết bị. Vì vậy, để lưu trữ được hết thông tin, người dùng cần thiết kế được một file excel nhiều bảng tính, mỗi bảng lại cần nhiều thời gian để lên ý tưởng, kẻ bảng – chỉnh sửa- điền thông tin – thêm thông tin… Hơn nữa, excel hạn chế trong việc chèn hình ảnh trực quan hay không thể có khả năng định vị thiết bị. Bởi vậy, tình trạng nhầm lẫn thông tin máy móc giữa các phòng thường xuyên xảy ra, bên cạnh đó khi cần truy vấn thông tin, kiểm kê tài sản rất mất thời gian và công sức.
Trong công tác quản lý bảo trì, việc lập kế hoạch bảo trì, lịch sử bảo trì… cũng được lưu lại trên file excel. Tuy nhiên, các đầu việc này bị tác rời nhau ở các bảng hoặc các file khác nhau, khá bất tiện và dễ nhầm lẫn khi cần lấy thông tin. Hơn nữa, công cụ này không có tính năng cảnh báo và nhắc nhở, chính vì thế lịch bảo trì thiết bị tại khách sạn thường phụ thuộc vào tính chủ động, ghi nhớ và trách nhiệm của đội ngũ kỹ thuật.
Đặc biệt, việc báo cáo – giao việc – trao đổi công việc lại được trao đổi qua tin nhắn zalo bởi vậy, đối với lịch sử bảo trì cũ khó có thể tìm được do tin nhắn thường bị trôi. Chưa kể, việc báo cáo có thể chưa được trực quan, minh bạch. Từ đó, chất lượng và hiệu quả công việc quản lý bảo trì không được như mong đợi.
Tương tự đối với Yêu cầu sửa chữa, trước đây khi có bất cứ sự cố máy móc nào xảy ra, nhân viên sẽ báo cáo trực tiếp qua tin nhắn, sau khi xác nhận thì tiến hành sửa chữa. Và cuối cùng khi hoàn thành sửa chữa sẽ báo cáo lại, điều này gián tiếp tạo ra lỗ hổng trong quản lý công việc. Bởi người quản lý không tiếp nhận được tình trạng “bệnh” của máy móc cũng như tiến độ công việc.
Cuối cùng, vấn đề Quản lý kho vật tư tại Silk Path cũng chưa được hệ thống hóa. Theo đó, trong kho vật tư đang có hơn 1000 thiết bị, tuy nhiên việc quản lý kho thủ công khiến người quản lý phải lưu trữ rất nhiều giấy tờ xuất-nhập, hóa đơn,.. gây tốn diện tích và rất mất thời gian khi cần tìm kiếm thông tin. Ngoài ra, việc kiểm kê vật tư theo cách truyền thống gắn liền với hình ảnh người thực hiện cầm theo sổ bút đến kho tiến hành đếm số lượng, thông tin để ghi vào hồ sơ, rất mất thời gian, công sức mà công việc chưa đem lại hiệu quả cao.
Như vậy, theo cách quản lý truyền thống hơn 5700 thiết, vô hình chung đã đặt áp lực đến đội ngũ quản lý khách sạn. Bởi thiếu hệ thống quản lý tài sản, với lượng thiết bị này, Silk Path thường xảy ra sự nhầm lẫn trong việc tìm kiếm thông tin, lịch sử bảo trì thiết bị. Đặc biệt, khách sạn không kiểm soát được lịch sử bảo trì, sửa chữa, và cũng không chủ động nắm bắt được hiệu quả thực hiện công việc.
Việc quên lịch bảo trì cũng nhiều lần xảy ra, làm gián đoạn thời hạn bảo trì làm tăng nguy cơ sự cố, giảm tuổi thọ ở máy móc. Thực tế, do sự nhiễu loạn thông tin và không xác định được chính xác lịch sử bảo trì, sửa chữa khiến thời gian dừng máy diễn ra dài ảnh, ảnh hưởng lớn tới trải nghiệm khách hàng tại Silk Path.
Xem thêm: SpeedMaint chuyển giao phần mềm Quản lý bảo trì cho Cảng Hàng không Quốc tế Đà Nẵng
Giảm áp lực nhờ ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị
Nắm bắt được vấn đề và nhu cầu của Silk Path, đội ngũ triển khai của SpeedMaint đã nhanh chóng lên ý tưởng để đưa vào sử dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS cho khách sạn một cách phù hợp nhất.
Thứ nhất, để giải quyết cho vấn đề Quản lý tài sản, SpeedMaint đã hệ thống hóa toàn bộ thông tin của hơn 5700 thiết bị, đưa lên hệ thống và thiết lập quản lý theo từng khu vực và từng loại tài sản. Thậm chí, nhờ ứng dụng công nghệ GIS, người dùng có thể xem được chính xác vị trí của thiết bị trên bản đồ mặt bằng một cách trực quan. Thêm vào đó các thông tin về thông số, lịch sử bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa, thiết bị thay mới, người thực hiện… đều được hiển thị rõ trên màn hình.
Thứ hai, một trong những thay đổi đáng chú ý nhất đối với Silk Path sau khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản đó là việc lưu lại được toàn bộ lịch sự bảo trì, sửa chữa tài sản một cách chi tiết nhất. Từ yêu cầu công việc như: nội dung công việc, người giao, vị trí, thời gian hoàn thành, người thực hiện cho đến quá trình thực hiện công việc, báo cáo kết quả công việc đều được liên kết chặt chẽ, công khai rõ ràng. Bởi vậy, sau này khi máy móc gặp sự cố, đội kỹ thuật chỉ cần truy vấn lại lịch sử bảo trì, sửa chữa để điều tra nguyên nhân, từ đó việc khắc phục sự cố cũng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thứ ba công tác Quản lý bảo trì cũng được tối ưu hoá. Trong đó việc lên kế hoạch bảo trì tài sản cho hệ thống khách sạn Silk Path đã hoàn toàn được thực hiện online bởi chính phần mềm. Khác với bản kế hoạch truyền thống, kế hoạch trên phần mềm được lên trước trong vòng 1 năm, với đầy đủ nội dung, thời gian, công việc, nhân sự… Quan trọng nhất, phần mềm có tính năng nhắc lịch bảo trì, đảm bảo công việc bảo trì được thực hiện đúng và hiệu quả nhất.
Thứ tư, dữ liệu kho vật tư được kết nối với phần công việc vì thế, người theo dõi bao quát được toàn bộ quá trình thực hiện bảo trì, giám sát được chính xác các hoạt động sử dụng vật tư trong kho. Tất nhiên, toàn bộ hóa đơn, phiếu xuất – nhập kho, báo cáo… vật tư tại kho đều được quản lý trên phần mềm, đảm bảo tính lưu trữ và minh bạch.
Cuối cùng, với dashboard người quản lý có thể xem báo cáo công việc, thậm chí là báo cáo thu chi, dự trù vật tư… dựa vào nguồn ngân sách đặt ra của doanh nghiệp, đều được hiển thị dưới các báo cáo chi tiết, biểu đồ trực quan chỉ bằng một thao tác “click chuột”.
Trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái, câu chuyện chuyển đổi số càng trở thành tâm điểm, là bước chuyển mang tính đột phá của nhiều doanh nghiệp. Bị ảnh hưởng hàng đầu bởi bức tranh kinh tế mờ mịt năm nay, ngành du lịch – khách sạn nói chung và các lĩnh vực khác càng phải có ánh nhìn và những bước đi cụ thể cho việc số hóa quy trình để vẫn đảm bảo hiệu quả sản xuất – kinh doanh nhưng với chi phí tối ưu.
Số hóa quản lý bảo trì thiết bị là bước chuyển đổi quan trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất – dịch vụ trong việc đảm bảo tuổi thọ, năng suất hoạt động của thiết bị, giảm bớt nhân sự và chi phí cho công việc này. Áp lực cho việc quản lý bảo trì tài sản cũng được giảm bớt, đội ngũ quản lý có thể dành thời gian tập trung cho việc sáng tạo, tập trung nguồn lực phát triển thương hiệu.
Xem thêm: Ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì, hàng trăm thiết bị tại Manuchar Phú Mỹ dễ dàng được kiểm soát
