Được biết đến là một công ty đa quốc gia, có mặt tại 40 nước trên thế giới, Manuchar hoạt động trong nhiều lĩnh vực thương mại, vận chuyển logistics và phân phối toàn cầu.
Quan tâm đến chuyển đổi số từ những năm trước đây, hiện tại quy trình sản xuất, làm việc tại Manuchar Phú Mỹ (chi nhánh Việt Nam) hầu hết đã được số hóa. Tiếp nối thành công từ những hiệu quả của công tác chuyển đổi số, vừa qua Manuchar Phú Mỹ thực hiện số hóa quy trình quản lý bảo trì thiết bị phục vụ sản xuất và hoạt động logistics.
Trước đây, có bảo trì nhưng chưa được hệ thống hóa
Trao đổi với Manuchar, các vấn đề vướng mắc trong cách quản lý và bảo trì thiết bị tại công ty đã được nắm bắt và đề xuất giải pháp thực hiện.
Theo đó, việc Quản lý tài sản Manuchar đang sở hữu chủ yếu các thiết bị, máy móc, phương tiện phục vụ sản xuất và hoạt động logistics như các loại xe cẩu, xe đầu kéo, xe tải, mooc, băng tải, xe múc…. Tổng số hơn 200 máy móc, thiết bị khác nhau.
Tuy nhiên, trước đây việc quản lý số lượng thiết bị này được thực hiện khá đơn giản bằng công cụ excel và lưu trữ hồ sơ. Qua thời gian, thông tin cần lưu trữ tăng lên khiến công việc tìm kiếm thông tin khó khăn, bởi số liệu dày như sơ sài.
Bên cạnh đó, thông tin về máy móc được lưu trữ xảy ra tình trạng không thống nhất giữa các phòng ban, gây nên sự nhiễu loạn thông tin. Chưa kể, khi máy móc xảy ra sự cố, việc tìm lại thông tin bảo trì rất mất thời gian.
Trong công tác Quản lý bảo trì thiết bị, tính riêng lĩnh vực logistics, Manuchar cho biết, mỗi năm tại chi nhánh Việt Nam, công ty có hơn 25.000 chuyến xe vận chuyển logistics. Tính trung bình, mỗi ngày sẽ có hàng chục chuyến xe vận chuyển, tương đương với cường độ vận hành liên tục của các loại xe, máy móc khác.
Máy móc vận hành liên tục đồng nghĩa với tốc độ khấu hao nhanh, yêu cầu cần được bảo trì định kỳ, đúng và đủ để đảm bảo vận hành tốt cũng như nâng cao tuổi thọ máy. Vì vậy, Manuchar luôn chú trọng vấn đề bảo dưỡng cho tất cả máy móc của công ty theo kế hoạch.
Song, do máy móc chưa được quản lý đồng bộ nên khi cần bảo trì việc truy vấn thông tin: lịch sử, vòng đời máy, kiểm kê tài sản… mất nhiều công sức. Thời gian dừng máy lâu, kéo theo chi phí bảo trì và nhân lực cho hoạt động này cũng tăng lên đáng kể.
Về vấn đề Quản lý kho vật tư của công ty, khá khó khăn trong việc dự trù, phòng bị sẵn sàng vật tư cho việc bảo trì và khắc phục sự cố máy móc tại công ty. Nguyên nhân vẫn nằm ở vấn đề quản lý kho chưa được hệ thống, dễ mất giấy tờ, lạc thông tin, kiểm kê tài sản mất thời gian. Bởi vậy, Manuchar Phú Mỹ chưa nắm được sự chủ động trong công tác quản lý kho vật tư.
Lựa chọn tối ưu: Hệ thống hóa quy trình bằng phần mềm Quản lý bảo trì tài sản
Giải pháp cho các vấn đề trong quản lý bảo trì thiết bị tại Manuchar, SpeedMaint thực hiện đưa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình thông qua các tính năng chính như: Quản lý tài sản, Quản lý công việc bảo trì và Quản lý kho vật tư.
Thứ nhất, về Quản lý tài sản, đội ngũ SpeedMaint thực hiện tổng hợp và đưa dữ liệu của toàn bộ 210 thiết bị lên tính năng này trên ứng dụng. Với tính năng này, các thiết bị sẽ được quản lý tập trung chỉ trên một màn hình (desktop hoặc mobile), được chia cụ thể theo loại tài sản và chi tiết vị trí của thiết bị trong công ty.
Ngoài ra, thông tin lịch sử bảo trì, vòng đời máy được cập nhật đầy đủ, thống nhất sẽ giúp cho việc truy vấn thông tin nhanh chóng chỉ bằng thao tác “tìm kiếm”. Trường hợp xảy ra hỏng hóc đột ngột, đội ngũ kỹ thuật sẽ dễ dàng đánh giá được tình trạng máy móc thông qua các thông số, cảnh báo trên ứng dụng.
Thứ hai, Quản lý yêu cầu sửa chữa cũng được minh bạch hóa nhờ các dữ liệu được hệ thống bài bản, trợ giúp đội ngũ quản lý nắm bắt được chi tiết các vấn đề máy móc gặp phải. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng phân tích dựa trên số liệu, lịch sử bảo trì, thông tin máy đã nhập và nguồn ngân sách của doanh nghiệp để lên phương án khắc phục phù hợp.
Thứ ba, về Quản lý công việc bảo trì, ứng dụng giải quyết cho Manuchar 2 vấn đề lớn là Bảo trì phòng ngừa và Bảo trì khắc phục. Toàn bộ kế hoạch trước đây của doanh nghiệp sẽ được tối ưu lại, cập nhật lên ứng dụng để quản lý dễ dàng hơn. Đặc biệt, tính năng nhắc nhở, cảnh báo bảo trì của SpeedMaint sẽ bảo đảm cho công việc bảo trì diễn ra trơn tru.
Thứ tư, Quản lý kho vật tư được kết nối với Quản lý bảo trì, có thể dự trù vật tư cần có trong vòng từ 1 tháng đến 1 năm nhờ vậy đội kỹ thuật chủ động trong việc dự toán các vật tư cần có, cấp quản lý giám sát được tình trạng nhập – xuất kho cụ thể, đảm bảo tính khách quan.
Điểm nổi bật của phần mềm Quản lý bảo trì này là được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng Cloud (đám mây), ứng dụng công nghệ IoT (internet kết nối vạn vật), GIS Technology (công nghệ định vị thiết bị trên bản đồ và sơ đồ mặt bằng)…. cho phép người dùng có thể “chạm” đến các thiết bị từ xa một cách chính xác đến từng vị trí chỉ thông qua màn hình kết nối internet. Chính vì vậy, việc quản lý tài sản, giám sát công việc, truy vấn thông tin hay nhận báo cáo công việc thậm chí chi phí thực hiện bảo trì, khắc phục của hàng trăm thiết bị chỉ mất vài giây.
Phản hồi đáng mong đợi
Sau hơn 1 tháng triển khai ứng dụng quản lý bảo trì vào hoạt động của doanh nghiệp, Manuchar bước đầu đã đạt được những hiệu quả trong công tác quản lý bảo trì.
100% thiết bị của công ty được quản lý đồng bộ trên hệ thống với đầy đủ thông tin như: lịch sử, lịch sử bảo trì, thông số, vòng đời máy… Việc tìm kiếm, bảo trì, dự trù vật tư, báo cáo công việc được hệ thống hóa, đơn giản hóa một cách minh bạch, hiệu quả.
Chấp nhận những thách thức thời đại mới, không ngại thay đổi để nắm lấy cơ hội, Manuchar Phú Mỹ ứng dụng số hóa vào hoạt động, quản lý bảo trì hàng trăm tài sản chỉ qua một “cú” chạm số.
