Quy trình bảo trì công trình xây dựng cho Nhà thầu

Ngày nay các doanh nghiệp hiện đại ngày càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của quy trình bảo trì công trình xây dựng đối với lợi nhuận và hiệu suất trong doanh nghiệp

Ngày nay các doanh nghiệp hiện đại ngày càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của quy trình bảo trì công trình xây dựng đối với lợi nhuận và hiệu suất tổng thể của mình. Tuy nhiên nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn trong việc hoạch định chiến lược bảo trì công trình xây dựng phù hợp và hiệu quả.

Cùng tìm hiểu 5 bước chính cần thực hiện trong quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng.

Quy trình về bảo trì công trình xây dựng dành cho Nhà thầu

1. Xác định tầm nhìn mục tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình bảo trì công trình xây dựng cho Nhà thầu chính là xác định tầm nhìn mục tiêu.

Trước hết nhà lãnh đạo hãy thiết lập một lộ trình rõ ràng để duy trì và vận hành doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu mong muốn các nhà thầu phải đánh giá và xác định các lĩnh vực vấn đề chính có thể cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Cách tốt nhất để đảm bảo thành công là chia tầm nhìn lớn hơn thành các mục tiêu nhỏ hơn. Mỗi mục tiêu cần:

Giải quyết một vấn đề cụ thể
Có dòng thời gian đi kèm
Được cấu trúc để dễ dàng đo lường hiệu suất (nó có thể được theo dõi bằng một số liệu bảo trì nhất định)

Một số ví dụ về các mục tiêu bảo trì:

Giảm 50% thời gian ngừng hoạt động của thiết bị trong 6 tháng
Tăng thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc (MTBF) lên 50% trong 12 tháng

Nói cách khác nhà lãnh đạo hãy cân nhắc, lựa chọn và ghi lại các chỉ số hiệu suất chính duy trì (KPI) của doanh nghiệp cùng với việc lưu ý đến tầm nhìn của mình. Điều này sẽ giúp nhanh chóng chuyển các hoạt động của doanh nghiệp theo hướng mong muốn, loại bỏ nhiều điều bất trắc và giúp không lãng phí năng lượng.

Tham khảo:

5 yếu tố cốt lõi trong quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng

Xây dựng kế hoạch bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp cho thuê thiết bị, máy công trình

Những điều cần biết về bảo trì công trình xây dựng

*Quy trình quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng*

2. Mọi cá nhân cần tham gia vào quy trình

Bước 2 trong quy trình bảo trì công trình xây dựng chính là để mọi nhân sự trong tổ chức cùng tham gia vào quy trình. Trong nhiều doanh nghiệp, thông thường việc phát triển chiến lược sẽ được giới hạn ở các cấp ban lãnh đạo. Đây là một sai lầm lớn trong quy định về bảo trì công trình xây dựng. Việc bảo trì tòa nhà chủ yếu là thực hành nên việc xây dựng chiến lược bởi ban lãnh đạo thường không mang đến hiệu quả tối ưu nhất.

Nhà quản lý cần nhận được sự chấp thuận, hỗ trợ và đóng góp từ những người xử lý hệ thống (chẳng hạn như nhóm bảo trì của doanh nghiệp). Nếu không, nhà quản lý có thể gặp phải các vấn đề về thực thi chính sách.

Nếu nhân viên bảo trì của doanh nghiệp không tham gia vào việc tạo ra nó và mối quan tâm của họ không được thảo luận trong quá trình phát triển, họ sẽ miễn cưỡng cam kết hoàn toàn thực hiện nó. Nói chung, để thành công bất kỳ chiến lược kinh doanh nào, nhân viên phải:

Hiểu rõ bản chất chiến lược
Nhận thấy hiệu quả của chiến lược
Mỗi cá nhân đóng vai trò riêng trong việc thực hiện chiến lược

Để phát triển một chiến lược bảo trì công trình bao trùm và toàn diện hơn, hãy nhận phản hồi từ nhiều cấp nhất có thể trong tổ chức.

3. Vạch ra các kế hoạch chiến lược

Nhà thầu nên hiểu rõ ràng chiến lược bảo trì nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Thực tế để hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần chọn một hoặc nhiều chiến lược bảo trì chủ động, chẳng hạn như bảo trì phòng ngừa, bảo trì dựa trên điều kiện hoặc bảo trì dự đoán.

Bất kể nhà thầu chọn phương pháp nào, các chiến lược bảo trì chủ động có thể giúp giảm chi phí bảo trì trong dài hạn và giảm đáng kể các trường hợp khẩn cấp gặp phải trong tòa nhà.

Điều này cho thấy đã đến lúc giải quyết việc lập kế hoạch chiến thuật bằng cách chuyển các mục tiêu chiến lược thành các kế hoạch ngắn hạn chi tiết. Tại đây nhà thầu có thể lập kế hoạch phân bổ và sử dụng tài nguyên của mình. Ghi lại thông tin chi tiết về nội dung, phương pháp và thời gian của các hoạt động bảo trì. Đảm bảo bao gồm những điều sau trong bước này:

Xây dựng kế hoạch bảo trì hàng năm
Chính sách bảo trì và an toàn tốt nhất
Lập kế hoạch và lịch trình hoạt động hàng ngày
Cung cấp các sản phẩm cho lực lượng lao động, nhà thầu và các bên liên quan khác trong tổ chức

*5 bước trong quy trình bảo trì tòa nhà*

4. Sử dụng CMMS để lên lịch và theo dõi công việc bảo trì

Sử dụng CMMS giúp giảm gánh nặng cho quy trình bảo trì công trình xây dựng. Vào cuối bước trước, nhà thầu đã xác định các nhiệm vụ bảo trì hàng ngày dự kiến cho nhóm. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, bộ phận bảo trì có thể chịu trách nhiệm hàng nhiều công việc hàng ngày. Việc cố gắng lên lịch và thực hiện tất cả chúng, đồng thời vẫn giám sát mọi thiết bị dưới sự chăm sóc của họ là điều không thể thực hiện thủ công.

Thách thức này là một trong những lý do cho sự ra đời của hệ thống quản lý bảo trì trên máy tính (Computerized maintenance management systems – CMMS). CMMS giúp đơn giản hóa quy trình:

Lập kế hoạch bảo trì cho hàng trăm công việc khác nhau
Ưu tiên, tổ chức và quản lý các kế hoạch bảo trì
Thiết lập, phân công, xem xét và theo dõi các đơn đặt hàng công việc từ đầu đến cuối
Quản lý phiếu bảo trì

Nhìn chung, sử dụng CMMS là một yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả bảo trì tòa nhà.

TÌM HIỂU NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẢO TRÌ THIẾT BỊ, MÁY MÓC CÔNG TRÌNH CHUYÊN NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM SPEEDMAINT

5. Triển khai và thực hiện

Nhiều công ty đã trải qua tất cả các bước ở trên, nhưng không đạt được kết quả lâu dài như mong muốn. Hoặc họ đã đạt được một số cải tiến nhưng không kéo dài.

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về tất cả các hành động cần thiết để thực hiện hiệu quả các yếu tố của quy trình bảo trì công trình xây dựng:

Đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết (lao động, kinh phí, công cụ, v.v.) có sẵn, có sự cam kết và hỗ trợ của người lãnh đạo và bạn thông báo trước với tất cả các bên về kỳ vọng của mình
Xác định chi tiết các quy trình, vai trò và trách nhiệm mới. Đồng thời lập kế hoạch và mong đợi một số phản đối ban đầu từ nhân viên của bạn, đặc biệt nếu bạn đang đưa ra nhiều chính sách mới
Sắp xếp cần thiết cho việc đào tạo nhân viên, không nên vội vàng để nhân viên bắt kịp. Tốt nhất bạn nên làm chậm quá trình này một chút và thực hiện đúng
Mở rộng kế hoạch và bắt đầu chạy thử nghiệm các nhiệm vụ bảo trì đã thỏa thuận. Bạn có thể chạy các dự án thử nghiệm trên các tài sản đã chọn và thử nghiệm các chiến lược bảo trì khác nhau để có được bằng chứng về khái niệm và dễ dàng chuyển đổi sang tư duy chủ động
Dành chỗ cho phản hồi của nhân viên và bắt đầu đánh giá càng sớm càng tốt để mọi vấn đề ban đầu có thể được phát hiện nhanh chóng
Sử dụng CMMS để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý công việc bảo trì. Đây là cách duy nhất để kiểm soát công việc và lịch trình bảo trì cho các tòa nhà lớn
Liên tục theo dõi KPI và chỉ số của bạn để đảm bảo rằng quá trình lập kế hoạch và lập lịch trình của bạn có hiệu quả. Nếu các con số không cải thiện, một số điều chỉnh là cần thiết

Kết luận

Để quy trình bảo trì công trình xây dựng đạt hiệu quả các doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu cầu có chiến lược bài bản. Nhà quản lý cần đảm đương số lượng công việc lớn, tuy nhiên đổi lại phần thưởng chính là giảm chi phí vận hành, tăng năng suất và giảm các vấn đề phát sinh khi xảy ra kiện tụng.

Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết hôm nay của Speedmaint. Hãy theo dõi kênh Website của chúng tôi để có nhiều kiến thức bổ ích trong những bài viết sau!