Một chương trình bảo trì hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi tài sản thiết bị khoa học mọi lúc mọi nơi
- Lập lịch bảo trì định kỳ
- Lập kế hoạch bảo trì
- Quản lý tài nguyên
- Quản lý KPIs bảo trì tài sản của đội ngũ kỹ thuật bảo trì
- Hỗ trợ trao đổi, giao việc bảo trì giữa các cá nhân
Ngày nay, phần mềm quản lý công việc bảo trì đã được tích hợp trên nền tảng di động giúp doanh nghiệp theo dõi, giao việc mọi lúc, mọi nơi.
Ngày hôm nay, Speedmaint cung cấp cách phần mềm quản lý bảo trì hoạt động và những nội dung bảo trì một phần mềm CMMS có thể áp dụng trong doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công việc bảo trì CMMS là gì?
Phần mềm quản lý bảo trì CMMS là phần mềm được thiết kế để quản lý dữ liệu liên quan đến công việc bảo trì. Các chỉ số này được sử dụng trong việc lập kế hoạch bảo trì, tăng hiệu suất làm việc của bộ phận, quản lý tài sản thiết bị, giảm thời gian chết của máy móc thiết bị và giảm chi phí quản lý trong doanh nghiệp. Theo số liệu nghiên cứu của Opbase: doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý bảo trì CMMS có thể tiết kiệm 88% chi phí bảo trì, giảm 32% thời gian chết trong doanh nghiệp, tăng 26% hiệu suất làm việc.
Một phần mềm quản lý bảo trì hiệu quả có chức năng tự động thông báo lịch trình các công việc bảo trì phòng ngừa, bảo trì định kỳ, bảo trì dự đoán. Những lời nhắc này giúp máy móc thiết bị trong doanh nghiệp luôn được bảo dưỡng thường xuyên làm hạn chế rủi ro máy móc bị hư hỏng gây gián đoạn sản xuất.
Bên cạnh đó, dữ liệu CMMS có thể giúp các chuyên gia bảo trì trong doanh nghiệp thiết lập chiến lược bảo trì một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
Phần mềm CMMS đảm nhiệm những công việc gì trong doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý công việc bảo trì trong doanh nghiệp được triển khai nhằm tối ưu những công việc sau:
- Quản lý dữ liệu tài sản thiết bị
- Theo dõi tình trạng tài sản máy móc
- Bảo dưỡng phòng ngừa thiết bị
- Bảo trì dự đoán
- Bảo trì khắc phục
- Lên kế hoạch bảo trì tài sản
- Thông báo, nhắc nhở lịch trình bảo trì
- Quản lý nhà cung cấp vật tư
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Hỗ trợ đặt đơn mua sắm thiết bị, phụ tùng thay thế
- Theo dõi ngân sách bảo trì
Ngoài ra, nhiều phần mềm CMMS có thể phân tích báo cáo bảo trì, tự động phân tích kết quả bảo trì, quản lý hàng tồn kho, lập hóa đơn, trao đổi công việc, tải hình ảnh trên phần mềm.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
Phần mềm quản lý công việc bảo trì CMMS hoạt động như thế nào?
Phần mềm quản lý bảo trì CMMS bao gồm bốn yếu tố chính:
- Giao diện điều hành
- Trang chủ tổng quát
- Công cụ quản trị công việc
- Cơ sở dữ liệu
Giao diện người vận hành là màn hình cho phép người dùng điều hướng các tính năng như nhập thông tin thiết bị, nhiệm vụ bảo trì, giao lệnh công việc và theo dõi lịch sử tài sản. Người dùng có thể gửi yêu cầu bảo trì và nhận thông báo khi hoàn thành cập nhật. Việc tạo lệnh công việc và xây dựng lịch trình bảo trì sẽ dễ dàng cho người quản lý bảo trì
Thông tin được đưa vào phần mềm CMMS sau đó được xây dựng thành các bảng báo cáo cho phép người quản lý phân tích dữ liệu tiến hành điều chỉnh chiến lược bảo trì để đạt được hiệu quả. Ví dụ: doanh nghiệp có thể chọn tạo báo cáo so sánh thời gian và chi phí sửa chữa tài sản trong năm 2019 so với năm 2020 để đưa ra quyết định lưu động ngân sách bảo trì cho phù hợp với thực tiễn.
Ngoài ra, nhà quản trị có thể cấu hình phần mềm CMMS theo các yêu cầu cụ thể để đáp ứng mục tiêu bảo trì của doanh nghiệp. Hầu hết các gói ứng dụng trên phần mềm CMMS đều có trường tùy chỉnh với các tính năng như quyền hạn chế người truy cập, mẫu yêu cầu công việc, thông số kỹ thuật của bộ lọc tìm kiếm.
Hiện nay các phần mềm quản lý công việc bảo trì đều được xây dựng trên nền tảng đám mây, do đó dữ liệu bảo trì được lưu trữ không giới hạn và linh hoạt trong việc chia sẻ giữa đội ngũ nhân sự với ban quản trị.
>>> Xem thêm bài viết: 9 tính năng CMMS của SpeedMaint hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tới 70% vấn đề quản lý bảo trì
Chi phí triển khai phần mềm CMMS là bao nhiêu?
Cùng sự phát triển của khoa học công nghệ, các phần mềm quản lý bảo trì CMMS cũng ngày một hoàn thiện hơn. Mặc dù nhận thấy lợi ích và sự cần thiết của một phần mềm CMMS trong công tác quản lý tài sản thiết bị nhưng không ít doanh nghiệp vẫn còn ngần ngại về chi phí áp dụng phần mềm.
Thực tế, chi phí triển khai phần mềm quản lý công việc bảo trì có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào số lượng người dùng, các tính năng chuyên biệt, thời gian đăng ký sử dụng, mục tiêu triển khai và các nhà cung cấp riêng lẻ. Tuy nhiên, mặt bằng chung các gói chi phí ứng dụng được chia thành ba loại:
1. Gói đăng ký hàng tháng theo số người dùng
Gói đăng ký hàng tháng theo số lượng người dùng là sự lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Tài khoản được tính theo số lượng thành viên truy cập sử dụng phần mềm theo mỗi tháng. Vì cơ sở dữ liệu CMMS dựa trên nền tảng đám mây nên doanh nghiệp có thể điều chỉ số lượng user hàng tháng một cách linh hoạt.
2. Gói sử dụng phần mềm theo tháng
Các tổ chức lớn hơn doanh nghiệp nên đăng ký các gói ứng dụng 3 tháng/6 tháng để hưởng lợi ích từ việc đăng ký cố định. Ví dụng doanh nghiệp đăng ký 3 tháng cho 60 user sẽ được hưởng ưu đãi giảm 20% và giảm thêm 10% vào lần đăng ký tiếp theo.
3. Gói sử dụng vĩnh viễn
Đối với các doanh nghiệp lớn, nhu cầu sử dụng phần mềm, số lượng người dùng cố định nên chọn gói sử dụng vĩnh viễn. Điều này có nghĩa là công ty trả trước một khoản phí cao hơn đáng kể để đổi lấy quyền truy cập CMMS không giới hạn. Việc cấp phép lâu dài yêu cầu một khoản đầu tư trả trước khá lớn.
Do đó tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng phần mềm CMMS mà doanh nghiệp đăng ký các gói chi phí khác nhau nhằm thu về lợi ích cao nhất. Trên đây là toàn bộ kiến thức về một phần mềm quản lý công việc bảo trì, Speedmaint mong rằng các doanh có thể vững vàng hơn trong công tác cải tiến chiến lược bảo trì trong tổ chức.
>>> Xem thêm bài viết: Top 7 Trending Giải pháp Quản lý công việc bảo trì 2021
