Chương trình 5S là gì?
Phương pháp 5S là một chương trình quản lý có cấu trúc để thực hiện việc tổ chức và tiêu chuẩn hóa nơi làm việc. Chương trình 5S cải thiện an toàn, hiệu quả công việc, cải thiện năng suất và thiết lập trật tự tại nơi làm việc từ đó sẽ thúc đẩy mọi người quản lý thiết bị tốt hơn, làm việc năng suất hơn, quy trình vận hành vì thế cũng tối ưu hơn về mặt thời gian và chi phí.
Phương pháp này được phát triển vào năm 1996 bởi Hirano ở Nhật Bản, tất cả các bước đều bắt đầu với chữ S – theo tiếng Nhật là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Khi dịch ra tiếng Anh cũng tương đương gồm 5S: Sort (Phân loại), Set in order (Sắp xếp theo thứ tự), Shine (Làm sạch), Standardise (Quy chuẩn), and Sustain (Duy trì).
TPM là gì? Cách áp dụng TPM tại các doanh nghiệp Việt Nam?
Sort (Phân loại)
Bước đầu tiên trong chương trình 5S là phân loại các đối tượng (công cụ, vật liệu, máy móc thiết bị,.v.v.) theo từng mục tương đồng với nhau về mục đích sử dụng, công năng,… Mục tiêu chính của bước này là để phân biệt các đối tượng thường được sử dụng nên giữ nguyên vị trí, các đồ vật ít được sử dụng hoặc không bao giờ sử dụng cần được loại bỏ. Do đó, thu thập toàn bộ nhóm và bắt đầu thảo luận liên quan đến những gì thực sự cần thiết để tham gia phân loại tài sản hàng ngày của doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.
Set in order (Sắp xếp theo thứ)
Mỗi công cụ được sử dụng sẽ có vị trí cụ thể của riêng nó. Các công cụ cũng nên được sắp xếp theo trình tự sử dụng, ví dụ như tài liệu hay cần nên được đặt ở đầu, các thiết bị ít sử dụng được xếp ở cuối. Điều này hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu, thiết bị dễ dàng hơn.
Để duy trì và đảm bảo rằng trật tự được giữ, doanh nghiệp cần tạo lập một quy trình sắp xếp và phổ biến cho toàn thể nhân viên. Set in order được hiểu như “một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở đúng vị trí của nó” để cho phép dễ dàng truy cập các vật phẩm cần thiết.
Shine (làm sạch)
Bước thứ ba trong chương trình 5S là vệ sinh theo chuẩn. Làm sạch có hệ thống là đảm bảo rằng mọi thứ đang trong quá trình thiết lập và hoạt động như bình thường. Các thiết bị cần được đảm bảo sắp xếp gọn gàng và mọi thứ đều ở trong tình trạng tốt. Điều này mang lại lợi ích cao cho vấn đề ngăn chặn nguồn ô nhiễm.
Nhân viên nên làm vệ sinh thường xuyên thiết bị của mình để có thể phát hiện ra các lỗi và sai lệch ở trạng thái sớm. Thói quen tốt này sẽ làm giảm số lượng lỗi trong sản xuất và thậm chí tổn thất vật chất có thể được giảm bớt.
Standardise (Quy chuẩn)
Bước đạt được khi ba vấn đề trên được hoàn thành và doanh nghiệp đã xây dựng được nội quy trong quản lý bảo trì tài sản. Sau đó, điều quan trọng là phải liên tục duy trì mức đạt được ba chữ S đầu tiên. Quy chuẩn hóa sẽ đóng vai trò như một công cụ phát hiện sự bất thường trong quy trình vận hành.
Điều cần thiết là tiêu chuẩn phải dễ hiểu và phù hợp với từng môi trường doanh nghiệp. Tiêu chuẩn cần đạt được sự đồng ý và thống nhất từ các cấp theo trình tự từ cao xuống thấp. Tần suất kiểm tra sẽ tạo được quy trình quản lý thiết bị tốt và thói quen vệ sinh cũng được thỏa thuận. Một cách khác của tiêu chuẩn hóa là khía cạnh của việc tạo ra sự đồng nhất giữa mọi người và môi trường làm việc.
Sustain (Duy trì)
Bước cuối cùng và bước thứ năm của chương trình 5S là tạo thói quen. Để thu hút tất cả nhân viên làm theo tiêu chuẩn nhất trí và biến nó thành thói quen và kỷ luật thường là phần khó nhất, nhưng phần này cũng là quan trọng nhất. Lý do đằng sau khó khăn chủ yếu là vấn đề thay đổi thái độ và hành vi. Điều này thực hiện dựa trên thái độ và thói quen nhân viên áp dụng 5S vào công việc hàng ngày của họ và thúc đẩy tìm kiếm các cải tiến liên tục. Khi tạo được thói quen thì sẽ hình thành được kế hoạch quản lý tài sản cho từng nhân viên và lan tỏa ra toàn doanh nghiệp.
Vai trò của chương trình 5S trong TPM
Chương trình quản lý 5S tạo điều kiện để tạo nên hiệu suất bảo trì tài sản tuyệt vời:
An toàn: Một nơi làm việc được tổ chức tốt và có trật tự là một nơi làm việc an toàn hơn. Các hoạt động của chương trình 5S loại bỏ lộn xộn, chỉ thị trực quan cảnh báo mọi người về các tình huống nguy hiểm. Từ đó tạo nên quy trình quản lý tài sản thiết bị hàng đầu.
Nâng cao hiệu quả sản xuất: 5S hỗ trợ quá trình sản xuất suôn sẻ theo nhiều cách khác nhau. Tìm kiếm công cụ bị loại bỏ, áp dụng các nguyên tắc dòng chảy, lưu trữ công cụ được thực hiện ở những nơi cần thiết nhất. Các chỉ báo vị trí hình dung cách mọi thứ đã được tổ chức và các điểm không phù hợp được nhìn thấy ngay lập tức.
Cải tiến chất lượng: Các hoạt động hàng ngày như kiểm tra giúp duy trì quá trình sản xuất ở điều kiện thích hợp. Các khiếm khuyết được ngăn ngừa, xây dựng kế hoạch bảo trì phòng ngừa hợp lý, nhanh chóng, tránh tình trạng hỏng hóc gây tổn thất lớn.
Dựa theo thực tế, chương trình 5S đóng vai trò quan trọng và tạo điều kiện vô cùng lớn để TPM diễn ra hiệu quả và tốt nhất. Chính vì thế, các nhà quản lý vì thế cần quan tâm nhiều hơn đến việc xây dựng phương pháp 5S trong môi trường làm việc doanh nghiệp mình sao cho phù hợp và đạt được tính đồng bộ cao.
