Khái niệm mẫu biên bản bàn giao thiết bị
Mẫu biên bản bàn giao công việc là một loại giấy tờ mà nhân viên sẽ thực hiện việc bàn giao công việc đầy đủ, rõ ràng trước khi nghỉ việc tại một cơ quan nào đó.
Biên bản dành cho máy móc, tài sản là một loại hồ sơ, giấy tờ mà đội ngũ kỹ thuật sử dụng trong quá trình thực hiện luân chuyển thiết bị, hồ sơ. Biên bản này có thể sử dụng khi nhân viên nghỉ việc cần để lại máy móc cho doanh nghiệp, hoặc các phân xưởng, đơn vị lưu chuyển tài sản, thiết bị cho nhau. Mục đích của biên bản nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng và kiểm soát tốt hơn trong quá trình quản lý tài sản doanh nghiệp.
Nội dung chính của mẫu biên bản bàn giao thiết bị
Trong biên bản bàn giao máy móc cần có những nội dung chính như:
- Thông tin của nhà cung cấp cũng như người nhận thiết bị máy móc.
- Thông tin về tất cả những thiết bị bàn giao, về tình trạng, số lượng, số máy, dấu hiệu nhận biết…
- Tên máy móc, thiết bị, thông số kỹ thuật nếu có.
- Các cách sử dụng và quy định liên quan đến thiết bị cũng được trình bày chi tiết.
Những lưu ý khi làm biên bản bàn giao thiết bị
Khi một bên thực hiện biên bản, có thể tải trực tiếp các mẫu, tuy nhiên sau đó họ cần phải điền đầy đủ thông tin, bao gồm các thông tin cá nhân người bàn giao, thông tin thiết bị, thông tin nhà cung cấp, thông tin bên vận chuyển và thời gian cụ thể để đảm bảo công việc của hai bên.
Biên bản phải có chữ ký của hai bên, đóng dấu thì mới có giá trị, mỗi bên giữ một bản để tránh xảy ra những tranh chấp không mong muốn.
Liệu sử dụng biên bản bàn giao truyền thống đã tối ưu nhất?
Bàn giao tài sản, thiết bị là một trong những nhu cầu không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Thế nhưng, với những đơn vị có số lượng tài sản lớn và lịch sử luân chuyển dày đặc trong suốt dòng đời, làm sao để doanh nghiệp có thể lưu trữ lại hết tất cả giấy tờ, sổ sách cung cấp thông tin? Chưa kể doanh nghiệp gần như không có khả năng tìm lại thông tin từ giấy tờ trong trường hợp việc luân chuyển đã xảy ra từ lâu.
Biên bản bàn giao giấy tờ là một nhiệm vụ quan trọng, nhưng cần phải được tối ưu để giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian cũng như công sức của mình. Một trang tổng hợp các quá trình luân chuyển, vận hành của tài sản trong suốt vòng đời của chúng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hệ thống lại, tra cứu và lấy thông tin khi cần.
Đó là lý tại sao ngày nay các doanh nghiệp thường kết hợp việc quản lý thiết bị, máy móc với phần mềm CMMS. CMMS là phần mềm quản lý bảo trì được xây dựng nhằm mục tiêu tối ưu hoá công tác quản lý thiết bị, máy móc cũng như tự động hoá công tác bảo trì doanh nghiệp.
Một biên bản bàn giao thiết bị bằng Excel hay giấy tờ sổ sách không thực sự có khả năng “đi lâu dài” trong tiến trình phát triển của doanh nghiệp. Trong khi đó, công nghệ 4.0 ngày một tiên tiến hơn, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn trong công tác chuyển đổi số quản lý thiết bị.
