Đối với mẫu quản lý kho phụ tùng bằng Excel
Trước khi tìm hiểu và so sánh hai phương pháp phần mềm quản lý kho phụ tùng và Quản lý Excel, ta cần tìm hiểu chi tiết về chúng. Đối với phương pháp sử dụng Excel hiện tại đang có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng bởi tính phổ thông của chúng. Việc tạo ra một bảng Excel khoa học sẽ giúp quản lý và thống kê đầy đủ, nhưng điều này lại không hề dễ dàng.
Điểm sơ qua những thông tin cần có để thống kê và quản lý kho trong Excel:
- Sổ kho: Số thứ tự, tên sản phẩm, loại sản phẩm, đồ đã nhập, xuất bán, vật tư tồn cuối ngày,…
- Báo cáo xuất nhập tồn: Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ
- Sổ chi tiết hàng hóa: Các loại chứng từ liên quan, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá..
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, xuất nhập tồn (Số lượng, đơn giá, giá tiền)
Tải Miễn Phí Biểu Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Sửa Chữa Tài Sản, Thiết Bị
Một số bất cập khi sử dụng Excel để quản lý kho phụ tùng
Mặc dù Excel trước mắt mang lại khá nhiều tiện lợi cho doanh nghiệp như là: phần mềm phổ thông, miễn phí và có tính đại trà cao, tuy nhiên đây lại chỉ là công cụ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ lẻ, số lượng kho và phụ tùng trong kho không quá nhiều. Còn nếu khi quy mô của doanh nghiệp lớn, việc sử dụng Excel sẽ mang lại những bất cập đáng kể:
- Dữ liệu không được bảo mật, dễ bị lộ và ảnh hưởng đến các thông tin quan trọng của doanh nghiệp
- File Excel có dung lượng khá nhỏ và khi sử dụng với nghiệp vụ lớn sẽ khiến file bị đơ, tốc độ xử lý giảm đáng kể
- Không phù hợp sử dụng khi cần thống kê số liệu, báo cáo chi tiết
- Phần mềm Excel cơ bản chỉ cho phép một người làm việc trên một tệp tin, rất mất thời gian để trao đổi nếu công việc cần nhiều người
- Bảng dữ liệu dày đặc, dễ thất lạc và cực kỳ khó tìm kiếm, tra cứu
- Yêu cầu người dùng phải nắm được các hàm Excel thì mới làm việc có hiệu quả
- Không thể lập hóa đơn, hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng
- Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
- Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
- Khó theo dõi bởi thông tin không logic, rời rạc nếu như việc quản lý cần nhiều nghiệp vụ phức tạp, điều này dẫn đến không thực hiện được việc liên kết số liệu để làm báo cáo chi tiết
Đối với phần mềm quản lý kho phụ tùng
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, nhiều thiết bị, phần mềm đã ra đời để thay thế cho các phương pháp quản lý kiểu cũ, thủ công và nhiều hạn chế. Một phần mềm quản lý kho đa năng không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho vật tư và phụ tùng bảo trì hiệu quả mà còn có thể tích hợp với nhiều tính năng khác để phục vụ công việc bảo trì doanh nghiệp. Với những phương pháp thủ công như Excel, việc kết hợp các phân hệ quản lý cũng như tính tự động trong công việc gần như là không có, điều này gây không chỉ lãng phí thời gian, nguồn lực mà còn tạo ra nhiều rào cản trong công việc.
Phần mềm quản lý kho phụ tùng, kho vật tư ngày nay phổ biến nhất là CMMS. CMMS (Computerized Maintenance Management System) là hệ thống quản lý bảo trì tài sản doanh nghiệp. Phần mềm không chỉ có chức năng hệ thống lại thông tin, dữ liệu tài sản mà còn hỗ trợ lập kế hoạch, phân tích số liệu và công việc bảo trì diễn ra hiệu quả hơn.
Bất kỳ một công việc bảo trì nào của doanh nghiệp cũng cần đính kèm với thông tin và trạng thái kho vật tư, phụ tùng để dễ dàng cung cấp thiết bị khi cần. Chính vì thế, việc xây dựng tính năng quản lý kho vật tư trong phần mềm CMMS là điều cực kỳ quan trọng.
Một số lợi ích doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm quản lý kho phụ tùng CMMS:
- Quản lý chính xác số vật tư trong kho như: tổng số lượng, số lượng tồn kho, thuộc lô nào, mã số hàng tồn, các thông tin phụ tùng thiết bị liên quan, số liệu thông tin của từng phụ tùng gắn kèm tài sản,…
- Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự quản lý kho, đồng tối ưu được thời gian kiểm kê thủ công, báo cáo và làm số liệu
- Phần mềm quản lý kho tự động giúp chi phí lưu trữ, công cụ bảo trì hàng hoá giảm theo thời gian
- Cảnh báo tự động khi hàng hoá đạt ngưỡng tối thiểu/ tối đa, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa phụ tùng, ảnh hưởng đến ngân sách và tiến độ bảo trì
- Phần mềm hệ thống đầy đủ dữ liệu, phân loại và dễ dàng tìm kiếm nên không lo lắng việc thất lạc thông tin
- Phần mềm quản lý có tính bảo mật cao
Tìm hiểu thêm: 31 lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì
Nhu cầu của doanh nghiệp đang thay đổi mỗi ngày, đặc biệt là với lĩnh vực đặc thù như bảo trì. Nếu không đổi mới, cố gắng chuyên nghiệp hơn mỗi ngày thì chi phí để hoạt động sẽ luôn cao, thời gian lãng phí và hiệu suất công việc giảm. Bởi vậy, thay vì sử dụng Excel quản lý kho thủ công thì phần mềm quản lý kho phụ tùng hoàn toàn có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác bảo trì một cách hiệu quả nhất.
