Thiết bị y tế là tài sản cốt lõi trong bất kỳ cơ sở chăm sóc sức khỏe nào, do đó để đảm bảo thiết bị y tế luôn được an toàn và hiệu quả, mỗi cơ sở khám chữa bệnh cần hiểu và thực hiện phương pháp quản lý trang thiết bị y tế đúng quy cách.
Việc tiếp cận chính xác vòng đời của một thiết bị y tế phải được xác định và giải thích cặn kẽ về quy trình và tính ứng dụng.
Tại sao phải triển khai quy trình quản lý trang thiết bị y tế?
Trang thiết bị y tế đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Những trang thiết bị này bao gồm từ các thiết bị nhỏ gọn và đơn giản như huyết áp kế đến các thiết bị lớn và phức tạp như máy chụp cộng hưởng từ (MRI).
Việc phân loại các thiết bị này dựa vào tính công nghệ được sử dụng trong các loại trang thiết bị đó.
Do đó, điều quan trọng là các đơn vị khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cần có kế hoạch quản lý những tài sản thiết bị này giúp ngân sách của việc bảo trì luôn được kiểm soát và đảm bảo chất lượng cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe của đơn vị đó.
Quản lý trang thiết bị Y tế (MEM) phải được diễn ra trong bối cảnh nguồn nhân lực, cơ cấu, tổ chức và tài chính được định hướng. Đây được coi là một quá trình giúp các cơ sở khám chữa bệnh phát triển, giám sát và quản lý trang thiết bị của mình để thúc đẩy việc sử dụng và bảo trì thiết bị an toàn, hiệu quả và tiết kiệm. Các tổ chức này có trách nhiệm thiết lập kế hoạch và thường xuyên đánh giá hoạt động quản lý trang thiết bị y tế. Nhằm đảm bảo mọi thiết bị y tế được sử dụng phù hợp với hướng dẫn từ nhà sản xuất và duy trì trong điều kiện an toàn, đáng tin cậy và được xử lý thích hợp khi hết thời gian sử dụng.
Để quản lý trang thiết bị y tế một cách có hệ thống, nghiên cứu và tối ưu hóa tất cả các giai đoạn trong vòng đời hữu ích của trang thiết bị đó là hoạt động cần thiết. Phương pháp tiếp cận vòng đời điển hình ban đầu được phát triển cho các thiết bị y tế chính và cũng được áp dụng cho các thiết bị y tế không thiết yếu và có thể được mở rộng bổ sung các thiết bị.
Hoạt động này là một trình tự hợp lý các hoạt động hoặc giai đoạn quản lý trang thiết bị y tế, mỗi giai đoạn phụ thuộc và liên kết với các hoạt động khác nhau.
9 giai đoạn triển khai quy trình quản lý trang thiết bị y tế khép kín
Lập kế hoạch quản lý trang thiết bị y tế
Quá trình lập kế hoạch sẽ là sự trợ giúp quan trọng trong việc ra quyết định bởi nó cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý. Nói cách khác, việc lập kế hoạch cung cấp tầm nhìn mang tính công nghệ, nơi các cơ sở chăm sóc sức khỏe tự định vị và chỉ định các điều kiện để hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định bao gồm:
- Nhu cầu và lợi ích từ quy trình quản lý
- Điều kiện quản lý trang thiết bị y tế có sẵn
- Dịch vụ bảo trì và hỗ trợ quản lý
- Các hỗ trợ nhằm bảo vệ môi trường
- Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định về quản lý thiết bị
Những điều kiện đơn giản trên cần được áp dụng cho bất kỳ quá trình mua bán thiết bị y tế nào. Chính sách mua bán thiết bị y tế cần đáp ứng được các điều kiện này sẽ là điều kiện tiên quyết để thực hiện việc mua bán cũng như giảm bớt các vấn đề phát sinh trong vòng đời của thiết bị.
Ví dụ việc lập kế hoạch tài chính phù hợp cho một thiết bị y tế có thể đảm bảo vị trí tối ưu cho chi phí vận hành và dịch vụ của thiết bị này.
Vai trò của việc lập kế hoạch quy trình quản lý trang thiết bị y tế bao gồm:
- Thực hiện đánh giá ban đầu cho các công nghệ hiện có
- Thực hiện đánh giá công nghệ cho các thiết bị mới và sẽ phát triển phù hợp với các dịch vụ khám bệnh
- Lập kế hoạch thay thế và lựa chọn công nghệ mới
- Thiết lập ưu tiên cho việc tái mua
- Phát triển các quy trình thực hiện việc mua thiết bị và giám sát hoạt động sử dụng
Lên kế hoạch mua mới thiết bị y tế
Ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe được biết đến với việc sản xuất, đổi mới liên tục các thiết bị và kỹ thuật mới nhằm cải thiện việc cung cấp thiết bị và chăm sóc người bệnh.
Việc hạn chế về kinh phí được coi là chìa khóa chính để đánh giá sự kết hợp công nghệ mới vào dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Do đó, cần lưu ý nhiều hơn đến quá trình tiếp nhận, kết quả cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Trong đó, việc xác định nhu cầu về thiết bị thường bắt đầu từ đối tượng trực tiếp sử dụng công nghệ đó gồm bác sĩ và nhân viên y tế. Thực tế, nhu cầu mua mới thiết bị y tế được kết hợp một hay nhiều lý do sau:
- Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ mới
- Nâng cao hiệu quả dịch vụ khám chữa bệnh
- Cải thiện kết quả khám lâm sàng
- Cải thiện lợi ích về chi phí
- Đáp ứng các tiêu chuẩn y tế cụ thể khác
- Giảm thiểu rủi ro sai sót
Nhìn chung, quá trình đấu thầu diễn ra trong hoạt động mua mới thiết bị y tế dựa trên các thông số kỹ thuật được yêu cầu. Trong đấu thầu, tất cả các nhà cung cấp được phép đấu thầu dưới sự đánh giá cạnh tranh và công bằng. Hơn nữa, việc lập kế hoạch mua mới tạo cơ hội tốt cho các cơ sở khám chữa bệnh lựa chọn các thiết bị y tế tốt nhất có thể. Các thông số kỹ thuật phải bao gồm các yêu cầu chung như bảo hành, dịch vụ kỹ thuật, tài liệu kỹ thuật và bất kỳ yêu cầu cần thiết nào đối với vận hành thiết bị.
Trong quá trình đánh giá, trang thiết bị y tế đã mua cần được xem xét từ các góc độ kỹ thuật khác như: kỹ thuật, kết quả lâm sàng và chi phí. Trong đó mục đích của đánh giá kỹ thuật và chi phí nhằm kiểm tra công nghệ được đề xuất để đảm bảo hiệu suất các thiết bị đáp ứng kết quả như mong muốn.
Giao nhận và quản lý trang thiết bị y tế
Bộ phận kỹ thuật lâm sàng cần đảm bảo việc kiểm tra thiết bị bao gồm xác minh các phụ kiện, sách hướng dẫn, an toàn điện và điều kiện vận hành phù hợp với tất cả các chính sách hiện hành. Trong đó, thiết bị y tế phải được kiểm tra thiết bị có gặp hư hỏng khi vận chuyển và tuân thủ các thông số kỹ thuật trong đơn hàng hay không. Vai trò của một bác sĩ lâm sàng là đảm bảo việc kiểm tra và quản lý trang thiết bị y tế bằng cách xác minh những điều sau:
- Các phụ kiện đi kèm thiết bị
- Hướng dẫn sử dụng thiết bị
- Cảnh báo an toàn điện
- Các thông số kỹ thuật chính xác
- Các hư hỏng, va đập thiết bị (nếu có)
Kiểm tra thiết bị và lưu giữ tài liệu
Hoạt động kiểm tra thiết bị và lưu trữ hồ sơ thiết bị y tế là một hoạt động hỗ trợ vòng đời thiết bị đó. Hoạt động này nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ trong việc quản lý trang thiết bị y tế trong quá trình sử dụng.
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra thiết bị, hồ sơ thiết bị được tạo và hoạt động trong suốt thời gian sử dụng thiết bị. Mỗi thiết bị y tế được xác định và theo dõi bởi một mã số được quy ước là số hồ sơ thiết bị.
Trong đó, hồ sơ thiết bị phải chứa các dữ liệu sau:
- Số kiểm soát thiết bị (ECN)
- Mô tả về thiết bị
- Nhà sản xuất thiết bị, kiểu máy và số sê-ri
- Bộ phận chủ sở hữu và vị trí thiết bị
- Ngày, số đơn đặt hàng
- Tên, địa chỉ và số điện thoại nhà cung cấp
- Các điều kiện bảo hành và ngày hết hạn
- Mô tả các yêu cầu về kiểm tra và khoảng thời gian bảo dưỡng phòng ngừa
- Thông tin liên quan đến hợp đồng dịch vụ
- Hướng dẫn sử dụng và dịch vụ đi kèm thiết bị
Cài đặt và vận hành thiết bị
Việc lắp đặt và vận hành có thể được thực hiện bởi nhân viên kỹ thuật nếu họ đã được đào tạo sửa chữa hạng mục thiết bị đó. Tuy nhiên trong trường hợp việc lắp đặt và vận hành cần có sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, nhân viên kỹ thuật nội bộ tại cơ sở y tế cần giám sát quá trình lắp đặt này. Quá trình lắp đặt và vận hành cần tương thích với các chính sách tiêu chuẩn cho việc lắp đặt thiết bị y tế.
Đào tạo vận hành
Để hạn chế khả năng xảy ra sự cố thiết bị sau khi bảo dưỡng hay sửa chữa, tất cả đội ngũ nhân viên kỹ thuật có liên quan đến bảo trì và bảo dưỡng thiết bị cần được đào tạo theo các tiêu chuẩn thích hợp cho công việc họ có trách nhiệm thực hiện.
Lỗi do người vận hành là nguyên nhân hàng đầu khiến thiết bị gặp sự cố, đặc biệt ở các nước đang phát triển. Việc sử dụng thiết bị không đúng quy cách sẽ làm tăng đáng kể các vấn đề liên quan đến bảo trì. Do đó, việc đào tạo vận hành cần được thực hiện chặt chẽ từ nhà cung cấp để đảm bảo trình độ kỹ năng phù hợp cần thiết cho việc vận hành và quản lý trang thiết bị y tế.
Trên thực tế, việc đào tạo vận hành cần bao gồm tất cả đội ngũ nhân viên y tế và nhân viên kỹ thuật và phải bao gồm tất cả các khía cạnh trong việc sử dụng thiết bị y tế.
Giám sát vận hành thiết bị y tế
Một sai lầm phổ biến trong quy trình quản lý trang thiết bị y tế đó là việc dựa vào thời gian bảo hành do nhà cung cấp đưa ra mà người sử dụng bỏ qua các kỹ thuật chăm sóc và bảo dưỡng định kỳ. Một nhân viên kỹ thuật nội bộ phải trở thành mối liên kết giữa người dùng và nhà cung cấp cũng như cần quan sát đội ngũ kỹ thuật viên của nhà cung cấp.
Điều này sẽ cung cấp cho đội ngũ nhân viên kỹ thuật nội bộ cơ hội được học tập và đào tạo. Hiệu suất này sẽ được ghi lại trong lịch sử bảo dưỡng của thiết bị bởi nhân viên kỹ thuật tòa nhà.
Thực hiện hoạt động bảo trì
Hoạt động bảo trì và quản lý trang thiết bị y tế bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ sửa chữa phù hợp nhằm hạn chế tối thiểu thời gian ngừng hoạt động của thiết bị đó.
Hoạt động bảo trì hoặc dịch vụ bảo trì là bắt buộc để đảm bảo các thiết bị được duy trì hoạt động trong giới hạn được đưa ra và hoạt động bình thường trở lại sau khi gặp sự cố hỏng hóc. Mục đích chính của hoạt động bảo trì là giảm thiểu hoặc loại bỏ nhu cầu sửa chữa trong quá trình sử dụng thiết bị.
Theo khái niệm truyền thống, bảo trì thiết bị được phân ra hai loại chính là Bảo trì phòng ngừa (PM) và Bảo trì khắc phục (CM). Quy trình bảo trì phòng ngừa là các hoạt động cần thiết nhằm kéo dài thời gian vận hành giữa các lần hỏng hóc thiết bị, kéo dài tuổi thọ thiết bị hoặc các hoạt động nhằm phát hiện và khắc phục các sự cố mà người sử dụng không thế thấy rõ.
Mặt khác, quy trình bảo trì khắc phục là bất kỳ hoạt động nào liên quan đến sửa chữa thiết bị y tế, ngoài bất kỳ dịch vụ cụ thể nào bao gồm sửa chữa được thực hiện theo hợp đồng dịch vụ hoặc sửa chữa do nhà cung cấp thực hiện trong thời gian bảo hành. Phương pháp bảo trì khắc phục được mở rộng trong trường hợp có thông báo nguy hiểm hoặc lỗi do người dùng.
Ngắn gọn hơn, Bảo trì phòng ngừa nhằm mục đích giữ cho thiết bị càng mới càng tốt và kéo dài tuổi thọ cho thiết bị. Trong khi đó Bảo trì khắc phục nhằm giữ cho thiết bị vận hành tốt và kéo dài quá trình vận hành cho đến lần hỏng hóc tiếp theo.
Như vậy có thể thấy, quy trình bảo trì phòng ngừa dựa trên yêu cầu của nhà sản xuất, kinh nghiệm cá nhân và lịch sử dịch vụ thiết bị. Trong khi quy trình bảo trì khắc phục dựa trên các khuyến nghị từ nhà sản xuất. Việc lập kế hoạch chuyển tiếp về bảo trì đòi hỏi kiến thức về các yêu cầu bảo trì và các nguồn lực cần thiết để thực hiện bảo trì. Các nguồn lực bao gồm đội ngũ lao động, các bộ phận, vật liệu, công cụ và chi phí. Bảo trì phòng ngừa nên được thực hiện dựa trên tần suất và quy trình sử dụng. Tần suất bảo trì dựa trên khuyến nghị của nhà sản xuất và lịch sử thiết bị. Quy trình bảo trì bao gồm tất cả các hoạt động cần được thực hiện trên một thiết bị và được xây dựng cho từng thiết bị, được sử dụng như một danh sách kiểm tra và theo dõi thường xuyên.
Trong bảo trì khắc phục, hoạt động sửa chữa sẽ được thực hiện sau khi có một phản hồi yêu cầu dịch vụ. Trong yêu cầu về hoạt động bảo trì này, cần xác định một bản tóm tắt các triệu chứng của vấn đề. Dù là bất kỳ sự can thiệp kỹ thuật nào cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động bảo trì khắc phục. Hoạt động bảo trì này được bao gồm kinh nghiệm, thông tin, mức độ phức tạp của sự cố, sẵn có bộ phận thay thế,…
Trong bối cảnh đó, các phương thức dịch vụ cung cấp bảo trì khắc phục được phân thành 4 lớp chính gồm:
- Sửa chữa nội bộ
- Dịch vụ sửa chữa theo hợp đồng
- Bảo hiểm bảo trì
- Hoạt động quản lý theo hợp đồng
Thay thế thiết bị
Thay thế thiết bị là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời của một trang thiết bị y tế và là giai đoạn cuối cùng trong việc quản lý trang thiết bị y tế. Tất cả các thiết bị y tế đều đạt đến thời điểm mà tỷ lệ chi phí – lợi ích chuyển sang âm do độ tin cậy giảm, thời gian ngừng hoạt động tăng lên, các vấn đề về an toàn, dịch vụ chăm sóc bị ảnh hưởng.
Trong đó, việc loại bỏ và thay thế các thiết bị y tế phải được tuân theo các quy định về an toàn để bảo vệ con người cũng như môi trường. Hệ thống lập kế hoạch thay thế công nghệ chăm sóc sức khỏe lý tưởng phải có quy mô toàn cơ sở và bao gồm tất cả các thiết bị lâm sàng, sử dụng dữ liệu khách hàng chính xác để phân tích. Hơn nữa, hoạt động cần mang tính tương lai và bao gồm kế hoạch chiến lược liên quan đến xu hướng thị trường và chiến lược của cơ sở y tế liên quan đến công nghệ.
Kế hoạch thay thế thiết bị phải bao gồm các yếu tố liên quan đến phân tích chi phí lợi ích, an toàn, tuổi thọ dự kiến, tiêu chuẩn hóa,… Để ứng dụng, các yêu cầu về khử nhiễm phải được xem xét trước khi xử lý.
Trên thực tế, hầu hết các quy trình lập kế hoạch thay thế thiết bị tại bệnh viện và các cơ sở y tế có xu hướng tập trung vào các nhu cầu hiện tại ngắn hạn mà ít tính toán đến việc thay thế thiết bị trong tương lai. Tuy nhiên việc xây dựng được kế hoạch thay thế thiết bị hay một kế hoạch bảo trì sẽ giúp các cơ sở y tế và bệnh viện có thể hoạch định ngân sách liên quan đến thiết bị y tế một cách chính xác và tiết kiệm nhất.
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Phân loại 5 thiết bị y tế cơ bản dùng trong bệnh viện
Nguyên tắc về Quản lý vật tư y tế theo Quy định hiện hành của Chính phủ
Quy trình Bảo trì và sửa chữa thiết bị Y tế tại các bệnh viện lớn (Tài liệu)
TOP 3 phần mềm Quản lý bảo trì máy móc bệnh viện CMMS phổ biến nhất 2021
[Tải miễn phí] Biểu mẫu sửa chữa và Quản lý trang thiết bị y tế
