Trong thập kỷ cao trào của cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, xu thế chuyển đổi số dần trở thành yêu cầu thiết yếu cho toàn ngành kinh tế. Xu thế này, đặc biệt tác động đến nhóm ngành sản xuất, dần hướng tới một Nhà máy thông minh, không giấy tờ. Chính vì thế, việc ứng dụng số hóa quy trình quản lý bảo trì thiết bị doanh nghiệp cũng dần được chú trọng.
Hoạt động tại Việt Nam gần 50 năm trong lĩnh vực cơ khí, sản xuất và cung cấp phụ tùng cho ngành ô tô, xây dựng,.., Phổ Yên Fomeco đã trở thành đối tác cung cấp thiết bị, phụ tùng cho rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước.
Với đặc thù ngành sản xuất phụ tùng ô tô và ngành xây dựng, hơn ai hết Phổ Yên Fomeco hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý, bảo trì máy móc một cách chuyên nghiệp, có hệ thống.
Giấy tờ, excel, zalo chat… từng là “nền tảng” Quản lý bảo trì thiết bị tại Fomeco
Hiện tại, Phổ Yên Fomeco đang có hơn 1000 thiết bị sản xuất, trong đó có trên 50% là các thiết bị có chương trình điều khiển kỹ thuật số. Mặc dù, có nhiều thiết bị, nhưng Fomeco vẫn cập nhật mọi dữ liệu về máy móc trên file excel, rất dài dòng nhưng lại thiếu tính hệ thống và trực quan.
Thực tế, excel không phải là phần mềm chuyên biệt cho việc quản lý một kho dữ liệu lên đến hàng nghìn thiết bị cho doanh nghiệp. Đặc biệt, mỗi file cần lập rất nhiều bảng tính, mỗi tính năng chính – phụ lại cần bảng riêng mới có thể lưu trữ hết thông tin cần dùng cho hơn 1000 thiết bị.
Song, khi bảo trì hoặc sửa chữa hỏng hóc, việc truy vấn lại lịch sử bảo trì/sửa chữa – thông tin máy móc gần như là một thách thức với đội bảo trì. Do luồng thông tin không có sự kết nối, tổng hợp logics, nhiều bảng biểu trùng lặp. Bên cạnh đó, việc xóa nhầm, thiếu, lẫn thông tin cũng không phải trường hợp hiếm thấy trong công tác quản lý tài sản truyền thống ở Fomeco.
Bên cạnh đó, công việc quản lý và bảo trì thiết bị vẫn đang được trao đổi – báo cáo trên zalo chat và giấy tờ hồ sơ. Việc sử dụng zalo chat, khá nhanh chóng, hình ảnh thực tế rõ nét có thể lưu trữ. Tuy nhiên, tương tự như excel zalo là nền tảng MXH, không thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ chi tiết, dài hạn và nguy cơ lộ thông tin cao. Tóm lại, tin nhắn bị trôi đi, giấy tờ tốn kém, dễ hao tổn và mất mát qua thời gian lưu trữ.
Ngoài ra, các kế hoạch bảo trì và hoạt động liên quan đều được lập trên file excel cập nhật theo từng đợt. Tuy nhiên, đội bảo trì thường xuyên quên lịch và quên việc cập nhật thông tin bởi excel không có tính năng cảnh báo, nhắc nhở lịch bảo trì. Điều này rất quan trọng, máy móc hoạt động nhiều dẫn tới tình trạng khấu hao càng nhanh, do vậy phải thường xuyên được bảo trì-bảo dưỡng định kỳ để giảm sự cố đột ngột của máy, cũng như việc giảm tuổi thọ thiết bị.
Đáng chú ý, với hoạt động cung cấp phụ tùng cho các hãng trong ngành sản xuất ôtô, mỗi lần xuất kho số lượng lên tới hàng trăm, đến hàng nghìn phụ tùng. Tuy nhiên, các thông tin này vẫn được lưu lại trên giấy tờ, hóa đơn biên bản giao nhận giữa hai bên. Vì vậy, không ít lần cần kiểm kê, Fomeco không thể tìm lại chứng thực bởi qua thời gian giấy tờ thường rách, hỏng hoặc mất đi.
Cuối cùng, kho vật tư của Fomeco cũng chưa được hệ thống hóa, vẫn sử dụng giấy tờ và excel. Vậy nên, đang có sự không thống nhất trong sự lưu trữ, điển hình trường hợp một vật tư nhưng được lưu lại nhiều tên khác nhau ở các file và hồ sơ khác nhau. Hậu quả cho việc này dẫn đến Fomeco không xuất đúng hàng cần thiết gây mất thời gian và giảm hiệu quả công việc. Chưa hết, việc xuất nhập kho chưa rõ ràng và minh bạch khi không có sự kết nối với Quản lý bảo trì, người quản lý không thể nắm bắt được việc xuất – nhập kho lần này phục vụ cho công việc gì và hiệu quả ra sao.
Nhìn chung, công việc quản lý bảo trì thiết bị truyền thống đang nằm ngoài sự kiểm soát, luôn đưa đội ngũ quản lý và kỹ thuật vào thế bị động. Dừng máy đột ngột do thường xuyên quên lịch bảo dưỡng, mất thời gian làm kế hoạch, làm báo cáo công việc nhưng chưa thật sự tối ưu và minh bạch…Nhân lực, chi phí,… của doanh nghiệp phải dành ra cho hoạt động này rất lớn nhưng chưa thấy được hiệu quả.
Không ngại “chuyển” mình, Fomeco ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì tài sản
Theo Fomeco, đầu tư vào trang thiết bị hiện đại và công nghệ mới là một trong những điều quan trọng tại doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS giúp một doanh nghiệp sản xuất như Fomeco trở nên chủ động trong quản lý và tặng hiệu quả làm việc cho hoạt động này.
Trong công tác Quản lý thiết bị, 100% máy móc được số hóa online, đưa toàn bộ thông tin lên phần mềm để dễ dàng quản lý và tra cứu khi cần. Hệ thống thông tin của từng loại máy móc được sắp xếp “ngăn nắp”, logic, thậm chí phần mềm ứng dụng tính năng định vị từ công nghệ GIS giúp người dùng có thể tìm chính xác vị trí tài sản trên bản đồ mặt bằng trực quan. Nhờ vậy, người dùng cần cần tìm kiếm tên, từ khóa của thiết bị đó trên thanh tìm kiếm, ngay lập tức kết quả đầy đủ nhất sẽ được trả về.
Bên cạnh đó, SpeedMaint CMMS có khả năng đưa ra các yêu cầu sự cố và được gắn với danh mục tài sản, thuận lợi cho việc báo hỏng “đúng người đúng bệnh” và lưu lại được toàn bộ lịch bảo trì – sửa chữa.
Ngoài ra, các yêu cầu công việc cũng được số hóa toàn bộ nội dung, tuy nhiên các biên bản giao – nhận trong trường hợp cần thiết vẫn có thể in được trực tiếp thành bản cứng. Đồng thời, người dùng có thể kết nối với danh mục kho vật tư để thuận tiện lấy dữ liệu để có được thao tác xuất – nhập từ kho.
Tương tự, Quản lý bảo trì của Fomeco đã được thực hiện trực tiếp qua phần mềm. Lên kế hoạch bảo trì chi tiết: nội dung, thời gian, loại máy, yêu cầu thực hiện, ai thực hiện,… đều được SpeedMaint CMMS tự động làm việc. Đặc biệt, tính năng nhắc nhở lịch bảo trì sẽ tự động nhắc nhở nhiệm vụ cho người thực hiện để đảm bảo không quên lịch bảo trì cho máy móc. Nhờ vậy, khả năng giảm thiểu sự cố máy móc và tăng tuổi thọ cho máy móc – thiết bị rất cao.
>>> Xem thêm: “Gỡ khó” cho công tác quản lý bảo trì máy móc, xuất – nhập khẩu Bạch Kim đi vào chuyển đổi số
Phần mềm chủ động dựa vào nguồn ngân sách của doanh nghiệp và các dữ liệu cung cấp khác để đề xuất mua sắm hợp lý phục vụ cho công tác sửa chữa – bảo trì – bảo dưỡng của Fomeco.
Cuối cùng, đội kỹ thuật hay nhân viên kho không cần mất thời gian làm báo cáo hiệu quả công việc, báo cáo kiểm kê tài sản, báo cáo thu chi xuất – nhập kho vật tư. Bởi, phần mềm có dashboard thông minh, tự động tập hợp dữ liệu đưa ra các bản báo cáo bằng bảng biểu, sơ đồ trực quan, chi tiết, cụ thể về kết quả làm việc và thậm chí là tình hình thu chi cho từng hoạt động quản lý bảo trì thiết bị. Chính vì thế, hỗ trợ người quản lý trong việc giám sát toàn bộ hoạt động quản lý bảo trì một cách hiệu quả và minh bạch.
Rời xa trang tính excel dài dòng thiếu chuyên sâu, từ bỏ việc trao đổi báo cáo trên zalo chat, đội ngũ quản lý nắm chắc sự chủ động trong quản lý bảo trì tài sản của doanh nghiệp. 100% hoạt động quản lý bảo trì tài sản thực hiện trên phần mềm, toàn bộ thiết bị được số hóa, giảm tới 80% thời gian thực hiện các hạng mục như quản lý, kiểm kê, truy vấn so với cách truyền thống.
Bên cạnh đó, do được xây dựng 100% trên nền tảng cloud (điện toán đám mây) nên tính linh hoạt của phần mềm được nâng cao. Cụ thể, ở bất cứ đâu chỉ cần có internet người dùng đều nhìn thấy toàn bộ hoạt động bảo trì tài sản đang diễn ra tại công ty.
Ngoài ra, nhiều người cùng lúc có thể vào phần mềm, nhưng dữ liệu luôn được cập nhật và xử lý vì vậy, những người khác sẽ luôn thấy được “version” chuẩn trên phần mềm. Tính năng bảo mật cũng sẽ không đáng lo ngại, bởi tất cả đều trên “đám mây”, thiết bị hỏng hóc hoặc mất, chỉ cần “login” lại vào tài khoản mọi dữ liệu đều nguyên vẹn.
IoT (internet of things) được SpeedMaint ứng dụng trong phần mềm Quản lý bảo trì tài sản cho Fomeco, thu thập dữ liệu và trả về kết quả chỉ qua một màn hình. Nhưng đặc biệt, công nghệ này phát huy hiệu quả, làm tăng giá trị phần mềm qua việc dự đoán các lỗi máy móc trước khi nó xảy ra và phát chức năng cảnh báo để kịp thời sửa chữa, giảm chi phí và thời gian ngừng máy.
Nói tóm lại, thay đổi cách vận hành Quản lý bảo trì thiết bị bằng việc ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì chuyên biệt là một trong những phương pháp tối ưu nhất để đảm bảo công việc quản lý, và bảo trì thiết bị luôn vận hành tốt nhất.
