Tiêu Chuẩn Hóa Trong Sản Xuất Được Hiểu Như Nào?
Tiêu chuẩn hóa trong sản xuất đó là các quy trình sản xuất được thực hiện một cách nhất quán và đáng tin cậy.
Triết lý làm việc này nhấn mạnh việc không ngừng cải thiện tiêu chuẩn hóa sản xuất. Chỉ cần nhìn vào các phương pháp phổ biến như TPM, TWI, Lean và Kaizen để thấy điều này.
Hầu hết các công ty đều hiểu sai về tiêu chuẩn hóa trong sản xuất. Tiêu chuẩn chính là một trong những trụ cột quan trọng nhất để sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp.
Người sáng lập hệ thống sản xuất của Toyota, Taiichi Ohno từng nói rằng: “Nơi nào không có tiêu chuẩn, thì nơi đó không thể có sự cải thiện liên tục”.
Lợi Ích Của Việc Thực Hiện Tiêu Chuẩn Hóa Trong Sản Xuất
Tiêu chuẩn hóa là cơ sở để cải tiến liên tục trong sản xuất, nhằm đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Khi doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn hóa trong sản xuất vào quy trình quản lý của mình thì sẽ nhận được các lợi ích như:
- Lợi nhuận được cải thiện một cách có hệ thống
- Tăng năng suất
- Giảm chi phí
- Hợp lý hóa hoạt động trên các máy trạm, địa điểm và chuỗi giá trị
- Quyền tự chủ và trao quyền lớn hơn cho lực lượng lao động
- Các thành viên trong nhóm tuyến đầu có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách chính xác và hiệu quả
- Giảm lỗi và thời gian ngừng hoạt động
Những Cách Phổ Biến Để Nâng Cao Tiêu Chuẩn
Dưới đây là một số cách phổ biến để nâng cao tiêu chuẩn trong sản xuất được SpeedMaint tổng hợp:
- Tạo và phân phối công việc thông qua các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) và hướng dẫn công việc.
- Truyền đạt các tiêu chuẩn thông qua bảng công việc vật lý hoặc các nền tảng truyền thông số.
- Kiểm tra và thực hiện hành trình Gemba.
Những Cạm Bẫy Thường Gặp Trong Quản Lý Tiêu Chuẩn
Các tiêu chuẩn quá chi tiết hoặc phức tạp có thể khiến chúng trở nên khó hiểu. Khi một tiêu chuẩn không hòa nhập được vào dòng công việc, nó có thể gây khó khăn trong việc sử dụng hiệu quả. Đôi khi, khi tiêu chuẩn được trình bày với số lượng hoặc hình thức quá nhiều, điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn.
Một tiêu chuẩn có thể bị coi là không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại nếu nó không phù hợp với mục tiêu cuối cùng của công việc. Nếu tiêu chuẩn không trình bày cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu cuối cùng, nó có thể bị coi là lỗi thời. Nếu đã có các thay đổi nhưng chưa được phân phối, tiêu chuẩn có thể trở nên không liên quan đến công việc.
Khi không thể xác định hoặc truy cập tiêu chuẩn khi cần, chúng có thể trở thành vấn đề. Nếu tiêu chuẩn chỉ tồn tại tại ở một vị trí cụ thể hoặc không được chia sẻ trong chuỗi giá trị, điều này có thể dẫn đến sự thiếu hụt trong việc chia sẻ các phương pháp tốt nhất.
Vậy bạn nên bắt đầu từ đâu để cải thiện tiêu chuẩn hóa sản xuất trong chuỗi giá trị của mình?
Tạo Ra Các Giải Pháp Lâu Dài
Tiêu chuẩn hướng dẫn, sáng tạo và cải tiến
Khi nghĩ về tiêu chuẩn hóa, thường chúng ta tập trung vào việc cung cấp công cụ và hướng dẫn cho người thực hiện công việc để đảm bảo rằng họ đang làm việc đúng cách. Các hướng dẫn này thường gọi là Standard Operating Procedures (SOPs) và Work Instructions, và chúng đóng một vai trò quan trọng.
Tuy nhiên, tiêu chuẩn hóa trong sản xuất không chỉ đơn thuần là về việc tạo ra các hướng dẫn. Nó còn đòi hỏi sự hiểu biết và sáng tạo để cải thiện quy trình và nâng cao hiệu suất sản xuất.
“Tiêu chuẩn hóa là một cách thức, tư duy và văn hóa công ty thúc đẩy các hành vi cho phép các tiêu chuẩn này tiếp tục có hiệu lực, rất lâu sau khi chúng được triển khai.”
Khả năng tồn tại và tiếp tục tạo ra các tiêu chuẩn tốt hơn thường được gọi là độ bền, được xác định ở sáu mức khác nhau.
Các chuyên gia đồng tình rằng thành công thực sự trong sản xuất bắt đầu từ mức bốn – khi quy trình làm việc tiêu chuẩn bền vững được củng cố bằng các hệ thống tạo ra một văn hóa của sự cải tiến liên tục.
>>> Tham khảo thêm: BOM là gì? Ý nghĩa và mục đích của hóa đơn nguyên vật liệu
Cấp độ tiêu chuẩn trong sản xuất
Cấp độ 1: Đây là giải pháp được mong muốn ít nhất. Các sáng kiến cấp một chỉ đơn giản là giới thiệu một cách làm việc mới (chẳng hạn, đây có thể là một phương pháp mới để thực hiện chuyển đổi máy) mà không có bất kỳ hệ thống nào để theo dõi hoặc hỗ trợ. Các giải pháp ở giai đoạn này thường thất bại khi các nhóm quay lại phương pháp cũ của họ.
Cấp độ 2: Bước tiếp theo là thay đổi cách làm việc đồng thời củng cố và giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn mới bằng hoạt động kiểm tra và kiểm toán. Điều này giúp thúc đẩy các tiêu chuẩn mới này nhưng không giúp được gì cho lực lượng lao động hoàn thành nhiệm vụ của họ hiệu quả hơn.
Cấp độ 3: Đây là nơi các nhà sản xuất có thể bắt đầu hỗ trợ lực lượng lao động đồng thời cung cấp các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ của họ dễ dàng và trực quan hơn. Ví dụ: sử dụng phương tiện trực quan giúp làm rõ cách làm việc kết hợp với kiểm tra để giám sát việc tuân thủ.
Cấp độ 4: Cấp độ bốn tượng trưng cho một bước ngoặt. Các sáng kiến tiêu chuẩn hóa trong sản xuất bền vững, thực sự còn làm được nhiều điều hơn là chỉ thay đổi cách làm việc – chúng tạo ra văn hóa và triết lý quản lý để giúp tránh sai sót. Ví dụ: Poka Yoke.
Cấp độ 5: Tự động hóa hoàn toàn nhiệm vụ trước mắt. Điều này chỉ đơn giản là loại bỏ nhu cầu hỗ trợ liên tục vì nhiệm vụ hiện đã được tự động hóa. Thay vào đó, các sáng kiến cải tiến có thể được tập trung vào các nhiệm vụ khác, không tự động hóa.
Cấp độ 6: Loại bỏ hoàn toàn nhiệm vụ. Cấp độ này đề cập đến việc đại tu toàn bộ hệ thống quy trình, thủ tục và lý tưởng nhất là loại bỏ mọi nhiệm vụ không liên quan. Các nhà sản xuất nên liên tục xác định và loại bỏ những tiềm ẩn dư thừa và các nhiệm vụ không liên quan để hợp lý hóa quy trình sản xuất tổng thể.
Xác Nhận Quy Trình Thực Thi
Làm thế nào các nhà sản xuất có thể triển khai và thực thi việc tuân thủ các tiêu chuẩn một cách hiệu quả và bền vững?
Các chuyên gia mô tả quá trình thực thi tiêu chuẩn hóa trong sản xuất không chỉ là việc đặt ra các tiêu chuẩn và đảm bảo tuân thủ chúng. Thay vào đó, đó là việc tạo ra một cuộc trò chuyện cởi mở và hiệu quả giữa người vận hành với người giám sát để tìm câu trả lời cho những câu hỏi quan trọng:
Các tiêu chuẩn có tồn tại và có sẵn ở đâu khi cần không?
Các tiêu chuẩn có được biết đến và áp dụng không?
Các tiêu chuẩn có hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu đã xác định không?
Những sai lệch so với tiêu chuẩn có được giải quyết không?
Xác nhận quy trình như nào?
Người giám sát cần thường xuyên thực hiện các chuyến tham quan tại khu vực sản xuất để đánh giá thực hiện và tuân thủ các tiêu chuẩn công việc trong thực tế.
Các hoạt động này thường được thực hiện dưới dạng Gemba Walks, tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất là sự hiện diện của người giám sát. Trong quá trình quan sát, họ cần thực hiện đánh giá thực tế và quan trọng về việc tuân thủ các tiêu chuẩn.
Một lỗi phổ biến mà các nhà sản xuất có thể mắc phải là chỉ dựa vào kiểm toán và dữ liệu để đánh giá hiệu suất của xưởng sản xuất, thay vì thực hiện quan sát trực tiếp. Cuối cùng, điều quan trọng là khuyến khích sự thảo luận về điều gì thực sự hiệu quả và điều gì không, để cải thiện môi trường làm việc.
Tại sao cần xác nhận quy trình?
Điều cực kỳ quan trọng là người đánh giá chính quy định tiêu chuẩn hóa trong sản xuất nên tự tận mắt thấy khả năng thực hiện theo tiêu chuẩn đó.
Cần tự đặt ra câu hỏi:
Có thực hiện tiêu chuẩn không?
Các khó khăn chính là gì?
Làm thế nào có thể cải thiện?
Thay vì chỉ phân phát hướng dẫn cách thực hiện công việc, các nhà lãnh đạo cũng cần tập trung vào việc phát triển nhóm thông qua phản hồi, đào tạo và tư vấn.
Bằng cách thực hiện các cuộc thảo luận như vậy về quy trình, với sự tham gia của người giám sát và cấp trên tại nhà máy, có thể tạo ra một vòng phản hồi thực sự và cải thiện công việc một cách bền vững và toàn diện. Hãy nhớ rằng đây không phải là một cuộc kiểm tra, mà là cuộc trò chuyện cởi mở về những điểm sau:
- Mục tiêu chúng ta muốn đạt được
- Quy trình tốt nhất để đạt được mục tiêu đó
- Việc đạt được mục tiêu một cách đáng tin cậy hay không
Giám Sát Dựa Trên Thực Tế
Điều quan trọng đối với cả chất lượng sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp là các quy trình và thủ tục giống nhau phải được thực hiện theo cùng một cách thực tế chứ không phải chỉ là trên lý thuyết.
Tiêu chuẩn hóa trong sản xuất thực sự và lâu dài cho phép các nhóm trong xưởng tạo ra và chia sẻ các tiêu chuẩn hàng đầu thông qua một quy trình thúc đẩy cuộc trò chuyện tích cực và cởi mở giữa người tạo ra tiêu chuẩn và người sử dụng chúng hàng ngày. Điều này giúp cải thiện tiêu chuẩn và quy trình sản xuất một cách bền vững và hiệu quả.
