Kanban Là Gì?
Kanban là một hệ thống quản lý hàng tồn kho thường được áp dụng trong sản xuất đúng lúc (Just-In-Time – JIT). Từ “Kanban” được lấy ở trong tiếng Nhật và có nghĩa là “bảng trực quan” hoặc “dấu hiệu”. Từ khóa này được sử dụng trong quy trình sản xuất từ những năm 1950. Nó được phát triển đầu tiên bởi Toyota và áp dụng như một hệ thống lập lịch trình sản xuất đúng lúc. Mặt khác, thuật ngữ viết hoa “Kanban” được biết đến và gắn liền với sự xuất hiện của “Phương pháp Kanban”, được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 2007.
Phương pháp Kanban được sử dụng rộng rãi trong quản lý quy trình làm việc Lean để xác định, kiểm soát và cải tiến các dịch vụ liên quan đến công việc tri thức. Kanban giúp tổ chức xác định và quản lý công việc, tối ưu hóa hiệu suất và liên tục nâng cao quy trình làm việc.
Trong hệ thống Kanban, công việc được thể hiện trên một bảng Kanban, cho phép tổ chức tối ưu hóa việc phân chia công việc giữa nhiều nhóm và xử lý ngay cả những dự án phức tạp trong một môi trường làm việc duy nhất. Nó sử dụng các biểu đồ và tín hiệu trực quan để hỗ trợ nhắc nhở các hành động cần thiết để duy trì quá trình diễn ra một cách hiệu quả và suôn sẻ.
6 Nguyên Tắc Cốt Lõi Của Kanban
Phương pháp kanban có một số nguyên tắc cốt lõi xác định cách thức các quy trình diễn ra và dưới đây là 6 nguyên tắc được SpeedMaint tổng hợp:
Trực quan hóa quy trình làm việc
Trọng tâm của Kanban là quy trình phải được mô tả trực quan. Cho dù bằng thẻ vật lý, hữu hình hay tận dụng công nghệ và phần mềm. Quy trình này phải được hiển thị từng bước dưới dạng các tín hiệu trực quan để có thể nhận dạng rõ ràng từng nhiệm vụ cụ thể. Mục đích hướng đến các giai đoạn của công việc là gì, kỳ vọng điều gì ở từng giai đoạn và mỗi một nhiệm vụ ai sẽ là người đảm nhận.
Có một phương pháp lỗi thời (nhưng vẫn đang được sử dụng) đó là soạn thảo các nhiệm vụ Kanban trên giấy ghi chú. Mỗi tờ giấy có màu sắc khác nhau thể hiện các loại hạng mục công việc khác nhau.
Giới hạn WIP
Vì Kanban bắt nguồn từ tính hiệu quả nên mục tiêu của Kanban là giảm thiểu khối lượng công việc đang thực hiện. Các nhóm được khuyến khích hoàn thành các nhiệm vụ trước đó trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới. Điều này đảm bảo rằng các công việc phụ thuộc trong tương lai có thể được bắt đầu sớm hơn và các nguồn lực như nhân viên không phải chờ đợi người khác để bắt đầu nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Một công ty phải đánh giá nội bộ lượng WIP (Work in process) thích hợp cần mang theo khi hoạt động thông qua quy trình Kanban. Điều này thường gắn liền với số lượng người trong suốt quá trình; khi số lượng công nhân gắn liền với một dự án giảm đi thì số lượng hạng mục được phép thực hiện cũng giảm theo. Giới hạn này cũng thông báo cho các nhóm hoặc phòng ban khác rằng họ phải quan tâm đến yêu cầu của họ đối với các nhóm khác vì mỗi nhóm cá nhân có thể bị áp đặt một giới hạn làm việc.
Quản lý quy trình công việc
Khi một quy trình được thực hiện, công ty sẽ có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình công việc. Đôi khi sẽ có những bất cập trong quá trình hoạt động nhưng nhóm quản lý cần hiểu rõ và khắc phục những thiếu sót trong nhóm để đảm bảo chất lượng công việc.
Một phần quan trọng của Kanban là quan sát và loại bỏ các cản trở trước khi chúng xảy ra. Điều này bao gồm dự báo sản xuất và sử dụng tài nguyên. Khi một quy trình trở nên dễ dự đoán hơn, công ty sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc đưa ra các cam kết với khách hàng hoặc khiến các quy trình trở nên hiệu quả hơn bằng cách thu hẹp hoàn toàn các nguồn lực bổ sung chưa sử dụng.
Xác định chính sách rõ ràng
Kanban đề cập đến việc mô tả trực quan và rõ ràng về các quy trình hoạt động. Mỗi phòng ban hiểu rõ những kỳ vọng của họ đặt ra cho nhóm và thẻ kanban được giao cho các cá nhân cụ thể để xác định rõ ràng trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Bằng cách xác định rất rõ ràng các chính sách, mỗi nhân viên sẽ hiểu những gì được mong đợi ở họ, những tiêu chí trong danh sách kiểm tra nào phải được đáp ứng trước khi hoàn thành và điều gì xảy ra trong quá trình chuyển đổi giữa các bước.
Triển khai vòng phản hồi
Khi sử dụng Kanban, các công ty thường tổng hợp thông tin và phân tích quy trình làm việc để hiểu cách nó diễn ra. Sau đó, họ áp dụng các cải tiến để làm cho quy trình tốt hơn. Cách tiếp cận này giúp nhân viên thực hiện những cải tiến nhỏ liên tục, tạo sự linh hoạt để dễ thích ứng hơn.
Vòng phản hồi có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực và cách tiếp cận này sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề để giải quyết chúng nhanh chóng, giúp công ty thích nghi và điều chỉnh trước khi các vấn đề lớn hơn xảy ra, từ đó tránh lãng phí thời gian và tài nguyên.
Cải thiện sự hợp tác
Vì nhiệm vụ được chia thành các thẻ Kanban rất nhỏ nên các cá nhân thường phải dựa vào nhau khi sử dụng phương pháp Kanban. Các cá nhân, thường thuộc các nhóm khác nhau, phải cộng tác và thảo luận về việc chuyển đổi giữa các làn bơi, trong khi các cá nhân khác phải nhóm lại để xác định và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Theo Kanban, những thay đổi trong quy trình phải được truyền đạt rộng rãi vì những điều chỉnh được thực hiện ở một lĩnh vực có thể có tác động rộng hơn ở lĩnh vực khác.
Tham khảo thảo thêm: Biểu mẫu theo dõi tiến độ sản xuất bằng excel chi tiết từ A-Z
Bảng Kanban
Quy trình Kanban sử dụng bảng Kanban, hệ thống tổ chức phác thảo rõ ràng các yếu tố của quy trình. Bảng Kanban thường có ba thành phần: bảng, danh sách và thẻ.
Bảng Kanban là bức tranh lớn nhất về một quy trình tổ chức các khía cạnh rộng lớn của quy trình làm việc. Ví dụ: một công ty có thể chọn có một bảng Kanban khác nhau cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức của mình (ví dụ: tài chính, tiếp thị, v.v.).
Danh sách Kanban là các mục việc cần làm trong mỗi bảng. Ví dụ: một nhà sản xuất có thể có mỗi giai đoạn sản xuất dưới dạng một mục danh sách, vì danh sách Kanban thường thể hiện các giai đoạn sản xuất khác nhau trong một lĩnh vực tương tự.
Cuối cùng, thẻ Kanban nằm trong danh sách và thể hiện các mục hành động chi tiết, chi tiết nhất cần thiết để hoàn thành danh sách. Các thẻ này là các mục cụ thể phải được giải quyết theo thứ tự tuần tự để hoàn thành danh sách. Ví dụ: nhà sản xuất phải liên hệ với nhà cung cấp, xác nhận tình trạng sẵn có của nguyên liệu thô, gửi đơn đặt hàng, nhận hàng tồn kho và bắt đầu sản xuất.
6 Lợi Ích Hàng Đầu Của Kanban
Ý tưởng về Kanban mang lại nhiều lợi ích khác nhau, từ hiệu quả nội bộ đến tác động tích cực đến khách hàng. Dưới đây là 6 lợi ích hàng đầu đối với doanh nghiệp:
Thể hiện rõ dòng chảy công việc
Trực quan hóa từng phần công việc là nội dung của Kanban. Bảng Kanban cung cấp một trung tâm thông tin trung tâm về công việc và nhân sự. Tất cả các công việc đều được hiển thị và minh bạch rõ ràng xuyên suốt toàn bộ quá trình làm việc.
Tốc độ giao hàng được cải thiện
Nhờ tính năng quản lý và giám sát chặt chẽ giúp xác định rõ các công việc nào đã hoàn thành, các giai đoạn và nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian nhất cùng các điểm nghẽn trong quá trình hoạt động. Các thách thức được các nhóm giải quyết kịp thời, qua đó làm rút ngắn thời gian hoàn thiện và tăng tốc độ phân phối của tổ chức.
Sự liên kết giữa mục tiêu kinh doanh và việc thực hiện
Thúc đẩy tính minh bạch, khuyến khích phản hồi và các cuộc họp đánh giá thường xuyên, các phương pháp Kanban cho phép điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của công ty với công việc hàng ngày của các nhóm.
Cải thiện khả năng dự đoán
Sau khi tạo bảng Kanban và bắt đầu tích lũy các mục công việc trên đó, doanh nghiệp sẽ có thể hiểu sâu hơn về quy trình của mình bằng các chỉ số luồng. Phân tích thời gian dành cho các nhiệm vụ trong quy trình làm việc của tổ chức (thời gian chu kỳ) sẽ cho phép bạn cải thiện dự đoán về khối lượng công việc có thể thực hiện trong tương lai.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Nguồn gốc của Kanban là hệ thống kéo, nơi công việc được thực hiện khi cần. Nó hướng dẫn giảm lãng phí tài nguyên bằng cách tập trung vào công việc hiện tại. Hơn nữa, việc đồng thời áp dụng các kỹ thuật trực quan hóa và đưa ra các giới hạn về tiến độ công việc cho quy trình, sẽ đảm bảo rằng kết quả cuối cùng được điều chỉnh phù hợp với mong đợi của khách hàng.
