Phương pháp 7S Trong Sản Xuất
Phương pháp 7S trong sản xuất của Lean Manufacturing và Lean Six Sigma tập trung vào bảy yếu tố khác nhau để tối ưu hóa môi trường làm việc vật lý. Dưới đây là phong cách làm việc 7 chữ “S” được SpeedMaint tổng hợp:
Sắp xếp (Seiri)
Sắp xếp là bước đầu tiên của phương pháp 7S trong sản xuất. Nó liên quan đến việc sắp xếp và lọc bỏ tất cả sự lộn xộn, đồ không cần thiết tại nơi làm việc, chỉ giữ lại những thứ mà bạn đang cần vào thời điểm đó. Điều này đồng nghĩa với việc phân loại giữa các mục tiêu có giá trị và không có giá trị ở nơi làm việc và loại bỏ các mục tiêu không cần thiết, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình cải tiến hiệu quả.
Các lợi ích của việc sắp xếp bao gồm sử dụng không gian làm việc hiệu quả hơn, giảm nguy cơ tai nạn, đơn giản hóa các công việc và giảm bớt sự lộn xộn gây phiền phức.
Các bước thực hiện:
- Xác định một khu vực dự án 7S và chụp hình hiện trạng trước khi thay đổi.
- Xem xét các tiêu chí sắp xếp.
- Thiết lập một khu vực đánh dấu màu đỏ trong nơi làm việc.
- Đánh dấu, ghi chép và di chuyển các mục bị đánh dấu màu đỏ. Trong quá trình “đánh dấu màu đỏ” tất cả các mục công việc được sắp xếp và đặt thẻ màu đỏ lên bất kỳ mục nào không cần thiết cho công việc. Khi có thẻ màu đỏ trên các vật phẩm cung cấp, công cụ, vật liệu và thiết bị, chúng sẽ được di chuyển đến khu vực lưu trữ để tiến hành đánh giá sau theo dõi.
- Chụp hình sau khi hoàn thành.
Để xác định giá trị của mỗi mục, cần trả lời các câu hỏi:
- Mục đích của mục này là gì?
- Tại sao nó ở đây?
- Nó được sử dụng thường xuyên như thế nào?
- Ai sử dụng nó?
Kết quả:
- Sử dụng không gian sàn làm việc một cách hiệu quả.
- Thời gian tìm kiếm công cụ và vật liệu được giảm đi.
- Chi phí tồn kho của các mục không cần thiết được giảm bớt.
Có thể bạn quan tâm: Kanban là gì?
Sắp xếp theo thứ tự (Seiton)
Bước “làm thẳng” hay “sắp xếp theo thứ tự” tại nơi làm việc không chỉ đơn thuần là sắp xếp lại khu vực làm việc. Mục tiêu ban đầu của bước này là sắp xếp thiết bị và vật phẩm cung cấp sao cho tối ưu hóa hiệu suất quy trình và tạo ra môi trường làm việc không lộn xộn, sắp xếp và dễ dàng điều hướng.
Sau khi bạn loại bỏ những thứ không cần thiết, bạn sẽ sắp xếp lại các vật phẩm cần thiết để bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tìm thấy và sử dụng chúng. Bước này cũng xác định nơi và cách mà các vật phẩm cần thiết cho công việc sẽ được đặt. Điều này đảm bảo rằng mỗi vật phẩm sẽ có vị trí cố định của nó và chúng sẽ luôn được đặt trở lại vị trí đó sau khi sử dụng trong một môi trường biến đổi không chắc chắn.
Các bước thực hiện:
- Chụp ảnh trước khi bắt đầu.
- Thực hiện các thay đổi trong không gian làm việc.
- Đánh dấu vị trí bằng cách tạo địa chỉ và sử dụng hệ thống đánh dấu, nhãn dán và mã màu.
- Chụp ảnh sau khi hoàn thành.
Các câu hỏi quan trọng trong bước này gồm:
- Các mục cụ thể nào cần thiết để thực hiện một công việc?
- Có bao nhiêu mục cần phải sẵn sàng để truy cập một cách dễ dàng?
- Những mục này nên được đặt ở đâu?
- Điều này đảm bảo rằng từng mục hàng có vị trí cố định và được đặt lại đúng vị trí sau khi sử dụng.
Kết quả:
- Dễ dàng lấy và đặt lại các mục hàng.
- Môi trường làm việc trở nên an toàn hơn.
- Giảm thiểu lỗi trong quá trình làm việc.
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm mục hàng cần sử dụng.
Tỏa sáng (Seiso)
Bước “Shine” còn được gọi là “sạch sẽ” hoặc “làm sạch”. Bước này nhằm tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, không có rác, bụi bẩn. Ngoài ra, nó cũng bao gồm việc làm sạch toàn bộ khu vực làm việc, hệ thống, các dụng cụ đang sử dụng, máy móc và thiết bị trong phòng sản xuất của công ty. Điều này giúp xác định một cách dễ dàng các vấn đề bất thường, bao gồm việc phát hiện việc bị ô nhiễm trước khi tình hình trở nên tồi tệ hơn. Bước “Shine” cũng giúp tạo sự quan tâm và chịu trách nhiệm hơn đối với khu vực làm việc, làm cho nó trở nên an toàn và thoải mái hơn trong quá trình biến đổi của tổ chức.
Bước này được coi là cách để duy trì những cải tiến bắt đầu từ các giai đoạn Seiri và Seiton.
Các bước thực hiện:
- Thực hiện việc làm sạch hàng ngày.
- Chuẩn bị các dụng cụ làm sạch.
- Chụp ảnh “trước”.
- Làm sạch khu vực làm việc.
- Khắc phục những vấn đề nhỏ.
- Chụp ảnh “sau”.
Kết quả:
- Môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, không có vết bẩn, đánh dấu bước khởi đầu cho chất lượng.
- Tuổi thọ của thiết bị sẽ được kéo dài và nguy cơ hỏng hóc giảm đi.
- Tạo ra môi trường làm việc dễ chịu.
- Ngăn ngừa tai nạn.
Chuẩn hóa (Seiketsu)
7S trong sản xuất cần có sự cam kết chuẩn hóa các quy trình & thủ tục. Vì vậy, chỉ thông qua việc tiêu chuẩn hóa ba bước đầu tiên của 5S hoặc 7S trong quy trình quản lý tốt, các công ty mới có thể chắc chắn rằng các kỳ vọng là rõ ràng và được truyền đạt đúng cách cũng như các quy trình được tuân thủ liên tục.
Tiêu chuẩn hóa đảm bảo rằng bất kỳ công việc nào được thực hiện trong 3 bước đầu tiên hiện đều được tiêu chuẩn hóa cho phù hợp. Nó có nghĩa là luôn luôn làm những điều đúng đắn. Hơn nữa, Điều này sẽ phát triển một cấu trúc công việc hỗ trợ các phương pháp thực hành mới và biến chúng thành thói quen. Cho dù đó là danh sách kiểm tra trực tuyến hay lời nhắc bằng lời nói, hãy dành thời gian để giúp thúc đẩy môi trường nơi các nhiệm vụ trở thành thói quen.
Tiêu chuẩn hóa nhằm mục đích đảm bảo rằng mọi người trong công ty tuân theo cùng một quy trình, cùng kích thước tín hiệu/đánh dấu sàn, hình dạng, màu sắc, v.v., cuối cùng dẫn đến chuyển đổi tinh gọn tốt hơn.
Các bước hành động:
- Lập các thủ tục cũng như biểu mẫu để đánh giá hiện trạng của ba chữ S đầu tiên.
- Cạnh tranh giữa các bộ phận là một phương tiện tốt để duy trì và nâng cao sự quan tâm đến 7S trong sản xuất.
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều biết về các tiêu chuẩn mới.
Kết quả :
- Tính nhất quán trong thực hành công việc.
- Các hoạt động sẽ được đơn giản hóa.
- Tránh những sai lầm.
- Hiệu quả công việc quản lý minh bạch và trực quan tốt hơn sẽ được cải thiện.
Duy trì (Shitsuke)
Bước “Duy trì” tại nơi làm việc là bước thử thách nhất: Khi bốn giai đoạn đầu tiên đã được thực hiện, bây giờ bạn phải tập trung vào việc “Duy trì” những gì đã đạt được. Cần duy trì một lịch trình hợp lý để mọi người đều theo dõi S khác cùng một lúc. Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng việc thực hiện 7S phải là trách nhiệm của mỗi thành viên trong tổ chức để chuyển đổi thành công. Hơn nữa, giai đoạn này liên quan đến việc quản lý và kiểm tra các công cụ cũng như thiết bị của quy trình. Vì vậy, trong suốt giai đoạn này, thói quen làm việc đã trở thành một nền văn hóa.
Các bước hành động:
- Cần phải có sự tham gia quản lý cơ sở định kỳ để kiểm tra xem bốn chữ S đầu tiên có được thực hiện một cách hoàn hảo hay không.
- Đánh giá hiệu quả 7S cũng như cải tiến một cách nhất quán.
- Cần có sự cam kết, cống hiến, tận tâm và chân thành khi thực hiện 7S trong sản xuất.
- Ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực mạnh mẽ.
Kết quả:
- Giúp bạn phát triển tinh thần đồng đội.
- Tạo ra môi trường âm thanh và nơi làm việc tốt.
- Cung cấp cho bạn dữ liệu để cải thiện 7S.
An toàn (Safety)
Thành phần này của 7S chỉ yêu cầu chú ý đến an toàn trong xuyên suốt các bước khác. Nó đặc biệt nổi bật trong môi trường sản xuất và phòng thí nghiệm cũng như trong các bối cảnh khác nơi có thể liên quan đến thiết bị hoặc chất nguy hiểm tiềm ẩn và ít nổi bật hơn trong môi trường văn phòng.
Các bước hành động:
- Kiểm tra lỗi (kỹ thuật Poka-yoke).
- Hướng dẫn về an toàn cũng như các ký hiệu.
- Cảnh báo, nhận biết khu vực nguy hiểm cũng như đánh dấu bằng ký hiệu.
- Huấn luyện an toàn cho nhân viên.
Kết quả :
- Giảm tai nạn.
- Tránh sai sót hoặc nhầm lẫn.
- Môi trường làm việc an toàn hơn.
Tinh thần (Spirit)
Khi các nhà lãnh đạo hiểu được tác động của văn hóa công ty và tầm quan trọng của việc tôn trọng nhân viên, nhu cầu về thành phần bổ sung này trở nên rõ ràng. Trong khi một số tổ chức thực hiện thành công phương pháp 5S truyền thống, nhiều tổ chức đang chọn thêm “Tinh thần” như một phần bổ sung để thể hiện rõ sự phụ thuộc vào yếu tố con người và nhu cầu phải liên tục ghi nhớ điều đó khi thực hiện các bước khác.
Các bước hành động:
- Phát triển nhóm 7S với trưởng nhóm.
- Các cuộc họp hàng ngày để đặt ra các tiêu chuẩn và chiến lược để đạt được thành tích.
- Các bài phát biểu động viên hoặc đào tạo cho đội ngũ 7S thường xuyên.
Kết quả:
- Hiểu biết và phân tích tốt hơn về các vấn đề.
- Giao tiếp tốt hơn và tự tin hơn để làm việc.
- Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh.
- Giảm cách tiếp cận nhàm chán đối với công việc.
Kết Luận
Khi được thực hiện đầy đủ, quy trình 7S trong sản xuất sẽ nâng cao đạo đức, phát triển ấn tượng tích cực đối với khách hàng và tăng hiệu quả. Phương pháp quản lý trực quan & 7S được triển khai mang tính tự phát tại nơi làm việc. Vì vậy, để đạt được thành công lớn nhất, bản chất và hàm ý của từng chữ “S” cần được mỗi nhân viên hiểu rõ và thực hành thường xuyên. Hơn nữa, Chúng ta nên liên tục theo dõi các hoạt động 7S. Hơn nữa, 7S của quản lý tốt giúp cải thiện hiệu suất của tổ chức về năng suất cao hơn, ít tai nạn hơn, chất lượng tốt hơn, môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và lành mạnh hơn.
