Nếu một phần lớn ngân sách của doanh nghiệp được đầu tư vào tài sản và thiết bị, thì việc giữ cho tất cả tài sản luôn ở tình trạng tốt là rất quan trọng. Mục đích của bài viết này để giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quản lý tài sản doanh nghiệp và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản EAM và cách sử dụng chúng để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi đã xem xét các phương pháp hay nhất để triển khai, các cách để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản chi tiết nhất.
Quản lý tài sản EAM là gì?
Trước khi đi sâu vào hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản thì doanh nghiệp nên hiểu rõ EAM là gì? EAM là viết tắt của Quản lý tài sản doanh nghiệp. EAM là một tập hợp các quy trình và công cụ cho phép các công ty theo dõi và quản lý tài sản vật chất (máy móc, thiết bị và phương tiện) trong suốt vòng đời của tài sản – từ mua sắm đến loại bỏ.
Về cốt lõi, EAM được sử dụng để sử dụng lập kế hoạch, tối ưu hóa, thực hiện và theo dõi tất cả các hoạt động bảo trì với các ưu tiên, kỹ năng, vật liệu, công cụ, chi phí và thông tin khác có liên quan.
Doanh nghiệp sử dụng EAM nhằm mục đích:
- Tăng năng suất và thời gian hoạt động của tài sản vật chất của doanh nghiệp
- Kéo dài tuổi thọ của tài sản
- Giảm chi phí hoạt động
- Thúc đẩy an toàn về môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS)
- Số hóa quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp trên một nền tảng
Bằng cách đầu tư vào quản lý tài sản, doanh nghiệp có thể có được bức tranh toàn cảnh đáng tin cậy về tài sản của mình tại các địa điểm, phòng ban và cơ sở, cho dù những tài sản đó là cố định hay không cố định.
Tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng EAM. Doanh nghiệp sẽ thấy phần mềm EAM thông dụng nhất trong các ngành sử dụng nhiều tài sản như sản xuất, năng lượng và xây dựng.
Trong phần tiếp theo, bài viết sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp chi tiết và cách lựa chọn phần mềm EAM tốt nhất dành cho doanh nghiệp.
Các tính năng chính của EAM
Các doanh nghiệp lớn có thể có hàng ngàn tài sản cần được bảo dưỡng, bảo trì. EAM cung cấp khả năng quản lý và kiểm soát quy trình phức tạp với số lượng tài sản lớn, trong khi vẫn có thể duy trì mức sản xuất, vận hành và dịch vụ hiệu quả. EAM có thể giúp doanh nghiệp quản lý trong sản xuất, hợp đồng, vòng đời tài sản, chuỗi cung ứng và nhiều khả năng khác để giúp doanh nghiệp luôn dẫn đầu trong công việc kinh doanh.
Quản lý công việc
Quản lý công việc bao gồm quản lý tất cả các công việc bảo trì theo kế hoạch và ngoài kế hoạch. Quản lý công việc còn bao gồm việc quản lý các yêu cầu bảo trì, lập kế hoạch lịch trình bảo trì, theo dõi tiến độ công việc và điều phối công việc bảo trì với các nhà thầu, khách hàng. Đây là lý do tại sao quản lý công việc là một tính năng cốt lõi trong mọi phần mềm quản lý và bảo trì tài sản.
Quản lý vòng đời tài sản
Một chức năng thiết yếu của EAM là quản lý vòng đời tài sản. Điều này có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp trên giấy tờ, bảng tính và chuyển dữ liệu thiết yếu này vào một nơi tập trung. EAM giúp lập kế hoạch và số hóa việc theo dõi và quản lý tài sản doanh nghiệp ở mọi giai đoạn trong vòng đời tài sản.
- Phát triển chiến lược mua sắm và vận hành tài sản
- Duy trì, sửa chữa và bảo trì tài sản trong suốt thời gian sử dụng
- Phân tích chi phí thay thế và xử lý
Quản lý người lao động
Quản lý người lao động bao gồm tổ chức và theo dõi mọi thứ liên quan đến lực lượng lao động. Quản lý người lao động có thể giúp theo dõi quá trình đánh giá, đào tạo và chứng nhận cho các nhân viên. Là một tính năng trong hệ thống EAM, quản lý lao động giúp truy cập, kiểm toán và điều chỉnh làm việc dễ dàng hơn, đặc biệt khi lực lượng lao động tăng lên.
Quản lý chuỗi cung ứng & MRO
Phần mềm EAM đi kèm các tính năng tích hợp để cải thiện quy trình kiểm soát hàng hóa, hàng tồn kho của doanh nghiệp. EAM cho phép doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về quản lý chuỗi cung ứng. EAM bao gồm mua sắm phụ tùng thay thế, kiểm soát hàng hóa, mua hàng, ước tính nhu cầu nguyên vật liệu và đưa ra dự báo hàng hóa và hàng tồn kho chính xác.
Quản lý hợp đồng
Quản lý tài sản đòi hỏi rất nhiều quản lý hợp đồng dịch vụ. Quản lý hợp đồng bao gồm hợp đồng với nhân viên, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Và doanh nghiệp cần quản lý các hợp đó bao gồm những thứ như tuân thủ và chi tiêu tài chính. EAM có thể giúp quản lý hợp đồng dễ dàng hơn và lưu trữ dữ liệu tập trung.
Phân tích & Báo cáo
Bằng cách sử dụng hệ thống EAM, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan đầy đủ về các hoạt động bảo trì của mình. Kết hợp với nhiều loại báo cáo khác nhau, EAM cung cấp cho doanh nghiệp quyền truy cập thông tin chuyên sâu về hoạt động như:
- Báo cáo hoạt động của bộ phận bảo trì theo thời gian thực
- Quản lý hiệu suất tài sản để loại bỏ sự cố lặp lại và giảm thời gian ngừng hoạt động không mong muốn
- Theo dõi chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nghiêm trọng nào
- Quy trình rõ ràng, dễ dàng theo dõi mọi chi phí liên quan đến mọi khía cạnh của tài sản (tài sản, bộ phận, nhiệm vụ, lao động, thời gian ngừng hoạt động,…)
Về hệ thống CMMS, có thể kể đến phần mềm SpeedMaint có thể giúp doanh nghiệp thực hiện công việc nặng nhọc khi báo cáo. Doanh nghiệp có thể tạo báo cáo và tùy chỉnh trang tổng quan để xem chính xác dữ liệu cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp.
Quản lý tài chính
Quản lý tài chính có nghĩa là sử dụng EAM để thu thập dữ liệu về chi tiêu giữa các bộ phận và chuyển dữ liệu đó tới bộ phận kế toán. Từ đó, kế toán có thể theo dõi các khoản chi tiêu và dự án chi tiêu. Điều này có thể giúp doanh nghiệp phù hợp với các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
Sử dụng SpeedMaint CMMS làm phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp của bạn
SpeedMaint là một trong những phần mềm có tính năng mạnh mẽ. Phần mềm SpeedMaint cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý toàn diện các khía cạnh từ quản lý bảo trì tài sản và quản lý tài sản như: tự động hóa quy trình, quản lý thiết bị, máy móc và quản lý, theo dõi, nắm bắt công việc, kiểm soát và tối ưu chi phí bảo trì. Từ đó, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản thiết bị hiệu quả nhất. Dưới đây là một số tính năng CMMS quan trọng đối với doanh nghiệp:
- Thông tin tài sản được lưu trữ trong thẻ tài sản tập trung, đặt tất cả thông tin liên quan ở một nơi (thông tin chung về tài sản, nhật ký bảo trì, báo cáo,…).
- Mã QR: giúp quản lý tài sản dễ dàng hơn. Sau kỹ thuật viên quét mã vạch bằng thiết bị di động của mình. SpeedMaint sẽ tự động mở thẻ tài sản tương ứng.
- Doanh nghiệp có thể theo dõi vị trí, hướng dẫn sử dụng, hình ảnh, số giờ đã hoạt động, chỉ số đồng hồ và bất kỳ thông tin nào khác quan trọng đối với doanh nghiệp.
- SpeedMaint có tính năng quản lý hàng hóa, hàng tồn kho để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có sẵn bộ phận và công cụ phù hợp trong kho.
- Nhật ký bảo trì đầy đủ và chi tiết cho mọi tài sản. Doanh nghiệp có thể xem tất cả các yêu cầu công việc, PM trong một màn hình trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, cho phép chẩn đoán và theo dõi kiểm tra nhanh hơn.
- Báo cáo trong thời gian thực: doanh nghiệp có thể biết chính xác chi phí của một tài sản hoặc một nhóm tài sản, thiết bị được sửa chữa như thế nào (MTTR), tần suất thiết bị hỏng (MTBF), thời gian bảo trì,…
Để đảm bảo rằng tất cả các tính năng được sử dụng đầy đủ, chúng tôi đã làm cho SpeedMaint trở nên trực quan và dễ dàng sử dụng.
SpeedMaint mong rằng qua bài viết chia sẻ và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quản lý tài sản doanh nghiệp và lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình..
>>> Xem thêm:
Tại sao doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống kiểm kê, quản lý tài sản? (EAM)
Hệ thống quản lý tài sản (Property Management System) là gì và hướng dẫn đầy đủ nhất
EAM & ERP: Đâu là sự khác biệt giữa giải pháp ERP và giải pháp Quản lý tài sản?
5 lý do doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS)
