CIEC Là một trong những đơn vị đứng đầu trong việc thi công, xây dựng các công trình hạ tầng giao thông, mua bán, cho thuê, bảo trì sửa chữa thiết bị máy móc công trình và sản xuất vật liệu xây dựng. Với đặc thù này, các thiết bị cần quản lý của CIEC chủ yếu là các phương tiện cơ giới (máy xúc, máy ủi, cẩu,…). Tổng số 81 phương tiện.
Số lượng máy móc không quá nhiều, tuy nhiên hầu hết là các phương tiện cơ giới, xe hạng nặng và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như chất lượng các công trình thi công. Thêm vào đó, với nhu cầu phát triển – nâng cấp hạ tầng giao thông tại Việt Nam, CICE đặt ra nhu cầu cần phải có một giải pháp để giải quyết bài toán quản lý – quản lý bảo trì các phương tiện một cách có hệ thống.
Không có công cụ, không thể quản lý bảo trì thiết bị từ xa
Theo đó, cũng gặp các vấn đề tương tự như các doanh nghiệp khác trong việc quản lý bảo trì thiết bị của mình, CIEC vẫn đang sử dụng các công cụ như: excel, giấy tờ, zalo chat,… để quản lý bảo trì toàn bộ tài sản-thiết bị của doanh nghiệp.
Ảnh: CIEC
Cụ thể, toàn bộ dữ liệu về máy móc, lịch sử bảo trì/ sửa chữa, dữ liệu xuất-nhập kho của 80 phương tiện của CIEC vẫn được nhập thủ công vào file excel. Ngoài ra, kế hoạch bảo trì của CIEC cũng được lập trên bảng excel, song, công cụ này không có tính năng nhắc nhở lịch bảo trì, đặt lịch nên tình trạng quên lịch bảo trì thường xuyên xảy ra. Thêm vào đó, dữ liệu excel hiển thị nhiều nhưng không khoa học, gây rối cho người sử dụng, và rất khó truy vấn khi cần..
Việc phân công công việc, báo cáo công việc, tình trạng máy móc, đề xuất phương án bảo trì/sửa chữa đều được trao đổi qua zalo chat. Tin nhắn bị trôi và người quản lý khó nắm bắt được tình hình thực tế công việc của từng người/từng bộ phận. Chính vì thế, quản lý công việc bảo trì và công việc bảo trì trước đây của CIEC chưa thật sự hiệu quả.
Đáng chú ý, do đặc thù văn phòng quản lý của CIEC đặt tại miền Bắc nhưng các thiết bị, máy móc thường tập trung và thi công ở phía Nam, việc quản lý theo các phương thức càng trở nên khó khăn. Thời gian làm việc, nhiên liệu,… dễ dàng bị thất thoát, tiến độ, chất lượng công việc gần như không được xác thực.
Với cách làm cũ cộng thêm việc trụ sở quản lý cách xa đội thi công, việc quản lý bảo trì thiết bị của CIEC hầu như không có được sự hiệu quả, thiếu sự chủ động và minh bạch. Nhưng hậu quả lớn về lâu dài của tình trạng này là việc máy móc không được “quan tâm chăm sóc” đúng-đủ, gây ra tình trạng hỏng hóc đột ngột ảnh hưởng đến tiến độ thi công.
Đọc thêm: >>> Silk Path Hotel: Giảm áp lực vận hành khách sạn trên nền tảng giải pháp quản lý bảo trì thiết bị
Ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị: hướng đi tối ưu cho CIEC
Theo CIEC, sau hai tháng sử dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị, 100% phương tiện cơ giới, máy móc của doanh nghiệp được đưa lên quản lý theo từng loại, từng địa điểm (location). Toàn bộ thông tin, thông số, lịch sử bảo trì/sửa chữa của 81 phương tiện được hệ thống hóa, dễ dàng truy vấn thông tin qua việc “research” trên thanh tìm kiếm.
Bên cạnh đó, phần mềm có tính năng lưu lại chỉ số vận hành sau đó chuyển, phân tích các dữ liệu này đưa ra kế hoạch bảo trì, đề xuất cho người dùng. Tính năng nhắc lịch bảo trì của phần mềm, CIEC đã đảm bảo được việc thực hiện bảo trì đúng hạn cho máy móc, giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố và tăng tuổi thọ máy móc.
Một trong những thay đổi quan trọng nhất trong quản lý bảo trì thiết bị của CIEC là có tích hợp tính năng checkin tài sản, nhờ đó tuy trụ sở ở miền Bắc, đội ngũ quản lý hoàn toàn có thể nắm được vị trí, hành trình di chuyển của từng phương tiện cũng như đội thi công. Đồng thời, tính năng quản lý công việc bảo trì đã tối ưu việc giám sát tiến độ, chất lượng công việc của đội ngũ kỹ thuật bảo trì bởi từng công việc được phân chia cụ thể, có cấp nhật tiến độ, trạng thái, thời hạn,… đảm bảo tính minh bạch và tăng hiệu quả công việc.
Cũng theo CIEC, thêm một điểm thay đổi ngoài mong đợi nhất của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS năm ở tính năng dashboard. Không còn phải tự tổng hợp dữ liệu thủ công, tốn nhiều thời gian cho việc làm báo cáo, tính năng báo cáo của phần mềm đã giải quyết vấn đề này. Từ các dữ liệu nhận được, phần mềm đưa ra các báo cáo cụ thể chi tiết bằng biểu đồ (tròn, cột, đường…) về kết quả bảo trì, tổng hợp tài sản thậm chí cả báo cáo thu chi.
“Tính năng dashboard của SpeedMaint CMMS khiến chúng tôi giảm được bớt gánh nặng báo cáo. Nếu trước đấy chúng tôi mất hàng ngày thậm chí vài ngày để kiểm kê, lấy dữ liệu từ nhiều nguồn, các phòng ban, trích xuất từ bảng excel chưa kể tìm lại các dữ liệu đã mất để làm báo cáo hoạt động quản lý bảo trì thiết bị. Tuy nhiên, nhiều khi do mất thông tin hoặc thông tin bị nhiễu khiến báo cáo vẫn chưa hoàn toàn xác thực. Bây giờ, bất kỳ ai muốn xem kết quả, báo cáo chỉ cần vào phần mềm ngay lập tức tất cả số liệu đều được đưa bằng các biểu đồ dễ nhìn, dễ hiểu và còn chính xác.”, Quản lý dự án triển khai phần mềm Quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS chia sẻ.
Ngoài ra, kho vật tư cập nhật đầy đủ các vật tư có trong kho, các vấn đề như xuất-nhập và tồn kho cũng được hiển thị trên phần mềm. Phần mềm dựa vào ngân sách của doanh nghiệp sẽ cân đối thu chi và đề xuất-dự trù vật tư cần có trong khoảng thời gian từ 1 tháng đến 1 năm.
Không ngại thay đổi và đầu tư vào công nghệ số, hoạt động quản lý bảo trì thiết bị của CIEC được tối ưu hóa, thay đổi đáng kể. Sau 2 tháng đầu sử dụng phần mềm, CIEC cho biết, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động quản lý được toàn bộ tài sản và các thiết bị vật tư sử dụng trong công việc. Thêm vào đó, theo thống kê có hơn 200 công việc quản lý, bảo trì thiết bị được giao trong thời gian này, kết quả hoàn thành đạt 100% và đúng tiến độ lên tới 91% so với trước đây.
Đầu tư đúng vào công nghệ số là khoản đầu tư đáng tiền, dám đầu tư từ những vạch nhỏ trong hoạt động giúp CIEC thay đổi lớn hoạt động quản lý bảo trì của doanh nghiệp, đảm bảo tiến độ thi công công trình và về lâu dài thương hiệu CIEC được củng cố.
Đọc thêm: >>> Mạnh dạn số hóa, Phổ Yên Fomeco hoàn thiện quy trình quản lý bảo trì thiết bị
