Khách hàng
ATALIAN là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý cơ sở lớn nhất trên toàn thế giới, có mặt tại hơn 36 quốc gia và 4 châu lục. Hơn 32,000 khách hàng đã đặt niềm tin vào dịch vụ của ATALIAN, mang lại tổng doanh thu hàng năm đạt hơn 2.946 tỷ euro (2021).
Việt Nam hiện đang là thị trường thu hút đầu tư chủ chốt và đầy tiềm năng, ATALIAN Global Vietnam là một trong những nhà cung cấp dịch vụ quản lý cơ sở ( Vệ sinh, Bảo trì kỹ thuật, Bảo vệ, Lễ tân, Cảnh quan, Hỗ trợ sân bay, Quản lý năng lượng) phát triển lớn mạnh nhất tại Việt Nam với văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Đội ngũ nhân viên với hơn 1000 người đang làm việc và phủ sóng rộng khắp cả nước. ATALIAN cung cấp nhiều dịch vụ như: Dịch vụ quản lý cở sở, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo trì kỹ thuật, dịch vụ bảo vệ,…
Bài toán
Trong ngành dịch vụ bảo trì kỹ thuật của ATALIAN Việt Nam, đơn vị bảo trì kỹ thuật có khả năng quản lý bảo trì bất kỳ loại thiết bị kỹ thuật nào. Đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm với chuyên môn kỹ thuật và sự linh hoạt. ATALIAN sở hữu đội ngũ nhân sự tiềm năng nhưng lại thiếu quy trình quản lý bảo trì bài bản và trở thành bài toán khó của doanh nghiệp.
Về công tác quản lý thiết bị
ATALIAN có rất nhiều khách hàng tại đa lĩnh vực như tòa nhà, công ty, phân xưởng và nhà máy. Vì vậy, việc quản lý hạng mục thiết bị số lượng lớn của từng khách hàng bằng quy trình thủ công, ghi sổ sách gây ra rất nhiều khó khăn, sai sót và không chuyên nghiệp khi phục vụ khách hàng.
Ví dụ, ATALIAN phải quản lý thiết bị cho khách hàng là công ty bia sở hữu 3 nhà máy cùng số lượng thiết bị lớn, rải rác. Thiết bị tại nhà máy bia như: máy lạnh, điều hòa, hệ thống quạt, khí nén,… được phân bố tại nhiều nơi. Do đó, ATALIAN gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian khi quản lý số lượng, xác định và tra cứu vị trí thiết bị của khách hàng bằng sổ sách, giấy tờ.
Về công tác quản lý công việc bảo trì
Quản lý công việc bảo trì cho khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi tính chính xác và đáng tin cậy. Tuy nhiên, ATALIAN đã quản lý công việc bảo trì bằng phương pháp thủ công, “check list” bằng giấy tờ, sổ sách. Sau khi nghiệm thu công việc thì giấy tờ rất nhiều.
Tốn thời gian và công sức: Quản lý công việc bảo trì thuộc vào quá trình quản lý chi tiết và nhiều công đoạn. Lãnh đạo tại Alian nhận thấy rằng việc quản lý bảo trì thủ công rất tốn thời gian và công sức để theo dõi các công việc và lên kế hoạch bảo trì.
Dễ xảy ra sai sót: Theo dõi và lưu trữ thông tin của khách hàng bằng giấy tờ, excel sẽ không quản lý tập trung, dễ bị nhầm lần hoặc bị mất. Điều này có thể dẫn đến việc thực hiện công việc bảo trì cho khách hàng sai hoặc thiếu sót.
Khó khăn trong quản lý lịch trình bảo trì: Việc quản lý lịch trình bảo trì cho khách hàng qua cách thủ công có thể trở nên rắc rối. Việc phải xác định thời giạn bảo trì phù hợp cho khách và lên kế hoạch cho các công việc bảo trì đòi hỏi nhiều công sức, thời gian và dữ liệu báo cáo chính xác.
Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin: Kỹ thuật viên sẽ mong muốn tìm kiếm thông tin về lịch sử bảo trì của khách hàng để dễ dàng đưa ra quyết định nên sửa chữa hay thay thế thiết bị. Ngoài ra, việc xác định chính xác vị trí, thông tin thiết bị qua sổ sách dẫn đến việc bảo trì mất thêm nhiều thời gian và khó khăn.
Không có tính linh hoạt: Việc thay đổi lịch trình các chi tiết công việc hay cập nhật thông tin mới cho khách hàng được thông báo qua tin nhắn, zalo, gọi điện gây ra nhiều sự chậm trễ, sự cố và nhiều sự phàn nàn của khách hàng.
Giải Pháp
Theo ATALIAN: “ Thế giới đã có nhiều thay đổi đáng kể trong những năm gần đây nhờ cách mạng số. Các khách hàng của chúng tôi cũng ngày càng nâng cao yêu cầu về chất lượng và chúng tôi phải luôn có khả năng cung cấp các sản phẩm, máy móc, dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giúp họ tối ưu hóa chi phí”.
Với tiêu chí luôn cải tiến & đổi mới đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho khách hàng, ATALIAN đã quyết định lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint sau khi nhận thấy một số vấn đề bất cập.
Trong công tác quản lý thiết bị, máy móc: Ứng dụng SpeedMaint giúp ATALIAN có thể quản lý tập trung toàn bộ thiết bị của mọi khách hàng một cách dễ dàng nhanh chóng. Khi đến kiểm tra và bảo trì cho khách hàng, kỹ thuật viên có thể nhanh chóng tra cứu trên phần mềm để xác định được vị trí thiết bị nằm ở đâu, thông tin chi tiết từng thiết bị.
Với phần mềm SpeedMaint, danh mục khách hàng, thiết bị từng khách hàng được sắp xếp khoa học, dễ nhìn giúp quản lý và kỹ thuật viên thuận tiện trong việc sử dụng, tra cứu nhanh chóng.
Trong công tác quản lý công việc bảo trì: Với các tính năng của phần mềm, ATALIAN có thể lập kế hoạch bảo trì định kỳ và theo dõi chi tiết lịch sử bảo trì của từng khách hàng.
Các cấp quản lý, lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi công việc bảo trì, sửa chữa của từng cá nhân và đội ngũ bảo trì. Từ đó, cấp quản lý có cơ sở, dữ liệu chi tiết để lập kế hoạch bảo trì chi tiết, phù hợp cho từng khách hàng. Với kế hoạch bảo trì chi tiết, kỹ thuật viên có thể đảm bảo lịch trình bảo trì cho khách hàng luôn đúng thời hạn và hiệu quả .
Với tính năng tự động thông báo, nhắc nhở giúp kỹ thuật viên không quên lịch trình, chủ động được công việc của mình nhằm tăng tính hiệu quả bảo trì, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Với phần mềm SpeedMaint, tiến độ công việc và thông tin công việc luôn được trao đổi, cập nhật xuyên suốt giữa các bộ phận. Nếu lịch trình thay đổi hay cập nhật thông tin mới, thì phần mềm sẽ cập nhật nhanh chóng và thông báo tức thì giúp người nhanh chóng nắm bắt và chủ động.
Ngoài ra, khách hàng có thể theo dõi, tương tác, phản hồi những danh mục được cấp quản lý tại ATALIAN chia quyền. Từ đó, doanh nghiệp ATALIAN có thể tiếp cận, giao tiếp với khách hàng một cách hệ thống và hiệu quả.
Kết quả
ATALIAN Global Vietnam đã số hóa toàn bộ quy trình quản lý bảo trì với phần mềm SpeedMaint. Sau khi ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint, ATALIAN đã cải thiện được những khó khăn và có nhiều thay đổi tích tực trong hệ thống bảo trì thiết bị cho khách hàng:
- Loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công trong quy trình quản lý thiết bị và quản lý bảo trì
- Tăng cường tính chính xác, giảm thiểu sai sót, đáng tin cậy trong quản lý công việc bảo trì cho khách hàng vối với doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên trong quá trình quản lý công việc bảo trì, giúp tăng năng suất và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác
- Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp trong quản lý công việc bảo trì, tối ưu hóa quá trình hoạt động
- Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin về lịch sử bảo trì khách hàng, giúp cải thiện quá trình phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược
- Tăng cường tính linh hoạt trong quản lý công việc bảo trì,giúp thay đổi lịch trình và các chi tiết công việc dễ dàng hàng hơn, từ đó tạo sự tiện ích và hài lòng cho khách hàng.
Trên chặng đường số hóa hệ thống quy trình quản lý bảo trì, SpeedMaint hy vọng sẽ hợp tác bền vững cùng ATALIAN Global Vietnam hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp phát triển và cải tiến liên tục.
>>> Xem thêm:
Nâng cấp mô hình quản lý bảo trì thiết bị vào dự án bảo trì BĐS & tòa nhà sau hơn 10 năm hoạt động với phần mềm SpeedMaint
Thang máy Việt Đông Hải và sứ mệnh “Kết nối không gian an toàn và dịch vụ hoàn hảo nhất” với SpeedMaint CMMS
Ngọc Thẩm Jewelry (NTJ) – thương hiệu uy tín hàng đầu trong ngành kim hoàn tại Việt Nam.
Nhà máy Z115 ứng dụng công nghệ – chìa khóa phát triển ngành sản xuất hiện đại và bền vững
Viễn thông Petrolimex quản lý hệ thống bảo trì hiệu quả hiệu quả với SpeedMaint
