- Khách hàng: Công ty Cổ Phần Tin học Viễn thông Petrolimex
- Website: https://www.piacom.petrolimex.com.vn/
- Lĩnh vực: Cung cấp giải pháp Công nghệ thông tin và tự động hóa cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu
- Thách thức: Không nắm bắt được công tác bảo trì, bảo dưỡng cho khách hàng theo đúng kế hoạch. Quản lý yêu cầu khách hàng còn thủ công và nhiều sai sót làm ảnh hưởng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng. Hệ thống bảo trì chưa được quy chuẩn hóa và rõ ràng.
- Giải pháp: Sử dụng giải pháp quản lý công việc bảo trì và quản lý yêu cầu bảo trì của SpeedMaint
- Kết quả nổi bật: Đảm bảo được quy trình doanh nghiệp vận hành rõ ràng, dẫn dắt nhân viên đi theo đúng kế hoạch, quy trình trong công tác bảo trì, giúp nâng cao niềm tin cho khách hàng.
Khách hàng
Công ty Cổ phần Tin học Viễn thông Petrolimex (PIACOM) là đơn vị thành viên của tập đoàn xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) , chuyên cung cấp giải pháp Công nghệ thông tin và tự động hóa cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu.
PIACOM được thành lập ngày 19 tháng 08 năm 2003, với trên 20 năm hoạt động trong lĩnh vực CNTT và tự động hóa ngành xăng dầu đến nay PIACOM đã có quy mô với hàng trăm CBNV nhiệt huyết, tiên phong, dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp, triển khai giải pháp quản lý ngành xăng dầu. Hơn thế nữa, sản phẩm dịch vụ của PIACOM được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp trong nước và Quốc tế, được đánh giá là thiết thực, góp phần thay đổi diện mạo hoạt động sản xuất kinh doanh xăng dầu, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh và văn minh thương mại.
Bài toán khó trong hệ thống bảo trì tại PIACOM
Trong công tác quản lý – bảo trì thiết bị tại PIACOM hiện đang gặp phải 2 vấn đề khó khăn trong việc quản lý công việc bảo trì:
Về quản lý công việc bảo trì: Toàn bộ kế hoạch bảo trì của công ty đang được quản lý hoàn toàn thủ công trên phần mềm file Excel vì vậy nhân viên bảo trì thường xuyên nhầm lẫn và quên lịch trình bảo dưỡng định kì cho khách hàng.
Quản lý theo cách thủ công, rườm rà khiến đội ngũ bảo trì tốn nhiều thời gian để theo dõi, thực hiện kế hoạch bảo trì định kì. Bảo trì có kế hoạch được phân công thường tiếp nhận chậm trễ các yêu cầu công việc từ cấp quản lý. Điều này gây ra bất cập rất lớn về vấn đề chất lượng dịch vụ mang đến cho khách hàng.
Về quản lý yêu cầu bảo trì: PIACOM tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ khách hàng gọi lên tổng đài bằng biểu mẫu, giấy tờ. Theo dõi yêu cầu của khách hàng qua biểu mẫu dẫn đến việc dễ thất lạc giấy tờ. Đặc biệt, những yêu cầu sửa chữa, bảo trì của khách hàng có thể bị giống nhau, khó rà soát, khó lọc lại thông tin khách hàng trên hàng trăm đống giấy tờ khiến đội ngũ kỹ thuật giải quyết công việc bị trùng lặp, gây mất thời gian, gây khó chịu đến khách hàng.
Các nhiệm vụ thực hiện chậm trễ do các nội dung và thông tin không được lưu trữ có hệ thống dẫn đến việc theo dõi quá trình gặp khó khăn ảnh hưởng nhiều đến dịch vụ chăm sóc khách hàng của PIACOM
Giải pháp hỗ trợ trong hệ thống bảo trì
PIACOM luôn muốn không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ nhằm mang đến cho khách hàng những sản phẩm tiên tiến và toàn diện nhất. Vì vậy khi nhận thấy vấn đề trong hệ thống bảo trì, PIACOM đã tìm hiểu và triển khai sử dụng ứng dụng phần mềm SpeedMaint để nâng cao hiệu quả hệ thống bảo trì cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ doanh nghiệp.
Thứ nhất về vấn đề quản lý công việc bảo trì : ứng dụng phần mềm SpeedMaint sẽ gợi ý các thiết bị nào bên khách hàng đến định kì cần bảo dưỡng từ đó có thể dễ dàng lập kế hoạch bảo trì theo đúng định kì. Dễ dàng theo dõi, quản lý các lịch trình công việc bảo trì của từng cá nhân, nhóm, tăng sự chủ động tối đa trong công việc.
Tự động nhắc nhở lịch trình bảo trì, cảnh báo tự động trạng thái xử lý yêu cầu để nhân viên không nhầm lẫn hay quên trong quá trình chăm sóc bảo dưỡng cho khách hàng. Cấp quản lý có thể giám sát tự động theo thời thực các yêu cầu và trạng thái xử lý.
Đặc biệt, các quản lý và ban lãnh đạo PIACOM có thể thực hiện bảo trì từ xa với SpeedMaint bằng cách sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động cài đặt trên 2 hệ thống Android và IOS giúp tăng năng suất hoạt động trong hệ thống bảo trì cho đội ngũ của công ty.
Thứ hai về vấn đề quản lý yêu cầu bảo trì: Với tính năng quản lý yêu cầu bảo trì của SpeedMaint, PIACOM không còn phải lãng phí thời gian để kiểm tra email, hàng trăm giấy tờ, biểu mẫu để quản lý các yêu cầu bảo trì từ phía khách hàng.
Để tránh nhận được yêu cầu sửa chữa giống nhau, khiến công tác bảo trì bị trùng lặp và mất thời gian. SpeedMaint đã cung cấp hệ thống phê duyệt yêu cầu, tự động nhận diện các yêu cầu trùng lặp giúp cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian cho cả bên đặt yêu cầu và đội ngũ sửa chữa bảo trì.
SpeedMaint còn cung cấp phản hồi tức thì của khách hàng đến đội ngũ kỹ thuật bảo trì về tình trạng cần xử lý yêu cầu của khách một cách nhanh chóng và chính xác.
Ngừng quy trình làm việc thủ công, ngừng vật lộn với hàng trăm giấy tờ, SpeedMaint tổ chức lại hoạt động quy trình hệ thống bảo trì bằng ứng dụng phần mềm trên web và di động.
Từ đó, các công việc giữa các phòng ban luôn liền mạch giúp nhanh chóng xử lý các vấn đề.
Kết quả đạt được
Khắc phục được những vấn đề về công tác bảo trì, SpeedMaint thực sự mang lại nhiều giá trị về mặt quản lý hệ thống bảo trì trong doanh nghiệp dưới nhiều góc độ: cấp quản lý, nhân viên, doanh nghiệp.
Giám đốc, quản lý vận hành doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng, hiện trạng của hệ thống bảo trì trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chi tiết và chính xác nhất.
Xây dựng và tối ưu hóa lịch bảo trì thiết bị hiệu quả, giao việc bảo dưỡng khách hàng cho nhân viên dễ dàng với quy trình trên phần mềm SpeedMaint
Nhân viên dễ theo dõi được lịch trình công việc bảo trì và các nhiệm vụ của chính mình phụ trách, từ đó chủ động được tối đa trong công tác bảo trì.
Doanh nghiệp của bạn có đang tìm kiếm công nghệ để bước vào kỷ nguyên quản lý bảo trì số? Tìm hiểu SpeedMaint Cloud CMMS ngay TẠI ĐÂY!
