Trong những năm gần đây, việc quản lý chất lượng các thiết bị y tế ngày một khó khăn, nguyên nhân do các thiết bị máy móc hiện nay ngày một gia tăng tính phức tạp và chuyên môn hóa đòi hỏi các yêu cầu cải tiến, độ an toàn, độ tin cậy và chính xác. Do vậy, một kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị y tế bài bản là không thể thiếu, điều này sẽ giúp duy trì và đảm bảo các thiết bị luôn ở trạng thái tốt nhất.
Cơ sở và phương pháp luận
Bước đầu tiên trong kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị y tế chính là thiết lập đường cơ sở. Bởi quy mô của cơ sở y tế khác nhau và mức độ công nghệ được sử dụng cũng khác nhau, nên mức ngân sách chi tiêu không phải giống nhau.
Thay vào đó, các chuyên gia nên tính toán tỷ lệ chi phí dịch vụ (Cost of service – COS) cho chương trình thiết bị y tế của họ.
Ted Cohen, giám đốc kỹ thuật lâm sàng tại Trung tâm Y tế Đại học California Davis ở Sacramento, California, đã phát triển tỷ lệ COS để xác định hiệu quả tài chính của các kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị y tế.
Tỷ lệ COS được tính bằng cách chia tổng chi phí hàng năm của kế hoạch vận hành thiết bị y tế cho giá trị của thiết bị y tế trong kho.
Trong loạt bài về điểm chuẩn năm 2007 từ Cohen cho Tạp chí Công nghệ và Dụng cụ Y tế của Hiệp hội Xúc tiến Dụng cụ Y tế, ông tuyên bố rằng tỷ lệ COS ở Hoa Kỳ là từ 5% đến 10%, trừ các trường hợp ngoại lệ. So với mục tiêu đã thiết lập, tỷ lệ COS của một cơ sở cung cấp định hướng cho bao nhiêu ý tưởng có thể được xem xét khi cố gắng giảm chi phí và tăng hiệu quả.
Kế hoạch Quản lý Trang thiết bị Y tế (MEMPs) đã tồn tại hơn 25 năm. Hầu hết các bệnh viện đã chuyển từ kế hoạch kiểm tra và bảo trì để khắc phục trong trường hợp hỏng hóc sang kế hoạch dựa trên thời gian, dự đoán, sau đó dựa trên tình trạng và cuối cùng là dựa trên rủi ro.
Thực hiện quy trình phân tích
Hầu hết các bệnh viện đều có phòng bảo bảo trì phòng ngừa định kỳ, một số khác lại áp dụng cả bảo trì khắc phục và phòng ngừa. Các cơ sở y tế cần dựa vào quy trình để theo dõi chức năng, tần suất sử dụng, tuổi thọ, loại rủi ro liên quan đến thiết bị y tế.
Các kỹ sư y tế cần xác định thiết bị nào thực sự bị hỏng, thiết bị nào gây ra nhiều lỗi cho người dùng nhất và thực hiện phòng ngừa. Đối với mỗi hạng mục bảo trì, các chuyên gia cần xác định quy trình hiện tại/quy trình mới, các bước thực hiện, kết quả mong đợi.
Tiến hành kiểm kê các thiết bị y tế
Biểu mẫu kế hoạch bảo trì thiết bị cần có bản kiểm kê đầy đủ các thiết bị y tế trong cơ sở. Nếu các đơn vị không có thời gian thực hiện quy trình kiểm kê toàn bộ cùng lúc, có thể chia nhỏ thành từng danh mục trong 6 tháng hoặc 1 năm. Các danh mục có thể bao gồm:
- Thiết bị có hợp đồng dịch vụ thuê ngoài
- Thiết bị hình ảnh
- Thiết bị tích hợp với mạng công nghệ thông tin (CNTT)
- Thiết bị theo rủi ro,…
Danh sách kiểm kê này phải toàn diện nhất có thể. Ngoài thông tin rõ ràng như nhà sản xuất và số tài sản, các yếu tố cần được xem xét bao gồm:
- Chức năng, mức độ quan trọng của nhiệm vụ
- Tính khả dụng của thiết bị dự phòng
- Tần suất lỗi
- Khả năng phát hiện
- Hậu quả hỏng hóc
- Thời gian ngừng hoạt động
- Chi phí bảo trì
- Mức độ nghiêm trọng bảo trì
- Hướng dẫn của nhà sản xuất
- Các loại bảo trì,…
Cung cấp thông tin cụ thể hoạt động bảo trì
Dù là các đơn vị đã thực hiện đánh giá thiết bị hoàn chỉnh hay đang lập kế hoạch theo danh mục, có thể sử dụng thêm các yếu tố cần có trong kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị y tế sau đây:
Danh sách thiết bị trong kế hoạch bảo dưỡng
Trong khi các cuộc đánh giá thiết bị y sinh chuyên sâu đang được tiến hành, các đơn vị vẫn có thể có một danh sách tổng thể cơ sở vật chất. Danh sách thiết bị được sắp xếp theo bộ phận. Mỗi giám đốc bộ phận sẽ được gửi qua email danh sách thiết bị được chỉ định và đảm bảo rằng bất kỳ ai có kiến thức về thiết bị đang được sử dụng đều được sao chép.
Ngoài ra, danh sách nên được gửi cho nhân viên để tìm hiểu về bất kỳ thiết bị nào mà họ có thể làm sạch hoặc cất giữ.
Kế hoạch thay thế thiết bị
Các thiết bị mới sẽ dẫn đến với hiệu quả tăng thông qua việc thu thập dữ liệu và cung cấp chất lượng bổ sung thông qua việc giảm mức độ hiển thị hay dữ liệu bổ sung. Những yếu tố này có thể hỗ trợ việc ra quyết định chất lượng cao, đồng thời tăng hiệu quả và năng suất. Một số nhà sản xuất cung cấp các bản nâng cấp hoặc hỗ trợ giúp thu hẹp khoảng cách giữa thiết bị cũ và mới.
Tuy nhiên, công nghệ của thiết bị sẽ trở nên lỗi thời và không còn thời gian bảo hành. Bên cạnh đó các thiết bị cũ hơn cũng có nguy cơ hỏng hóc cao hơn. Do đó, các chuyên gia cần làm việc với các nhóm quản lý để phát triển kế hoạch thay thế.
Kiểm kê các thiết bị y tế thuê ngoài
Sau khi đã tập hợp bản kiểm kê đầy đủ và chính xác các thiết bị y tế, một báo cáo liệt kê tất cả các thiết bị thuê ngoài sẽ được tạo ra. Điều này có nghĩa là các nhà cung cấp bên ngoài sẽ thực hiện bảo trì hoặc sửa chữa phòng ngừa trên các thiết bị chuyên dụng. Hầu hết các cơ sở y tế được mua chung.
Các đơn vị y tế thường thuê các kỹ sư tại chỗ kết hợp cùng các kỹ sư y tế chuyên nghiệp để bảo trì một số thiết bị chuyên dụng hoặc phức tạp, chẳng hạn như chụp cộng hưởng từ và chụp cắt lớp phát xạ positron.
Tuân thủ tần suất bảo dưỡng
Vào tháng 12 năm 2013, Trung tâm Dịch vụ Medicare và Medicaid đã ban hành bản ghi nhớ S&C 14-07-Hospital, nêu rõ rằng các cơ sở có thể sử dụng các chương trình quản lý thiết bị thay thế (AEM). Các trường hợp ngoại lệ đối với AEM bao gồm thiết bị quan trọng hoặc có nguy cơ cao, thiết bị hình ảnh / X quang, thiết bị laser y tế hoặc thiết bị mới không có đầy đủ lịch sử bảo trì.
Nâng cao tính tiết kiệm và hiệu quả
Một trong những yếu tố cần có trong kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị y tế chính là tiết kiệm và hiệu quả. Hầu hết mọi cơ sở y tế đều có thể tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả bằng cách thực hiện kiểm kê toàn bộ thiết bị y tế và nhập dữ liệu liên quan để thiết lập cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh.
Trên đây là các yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị y tế dành cho các đơn vị chăm sóc sức khỏe. Kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị y tế thường xuyên và khoa học giúp đảm bảo tính an toàn, độ chính xác, hiệu năng và tuổi thọ cho máy móc, thiết bị.
Doanh nghiệp của bạn có đang tìm kiếm công nghệ để bước vào kỷ nguyên quản lý tài sản số? Tìm hiểu SpeedMaint Cloud CMMS ngay TẠI ĐÂY!
Tham khảo thêm:
Trọn bộ biểu mẫu Quy trình & Kế hoạch bảo dưỡng trang thiết bị y tế
[Tài liệu] Quy trình Bảo trì và Sửa chữa thiết bị Y tế tại các bệnh viện lớn
Những phần mềm Quản lý bảo trì tối ưu chi phí trong quản lý thiết bị Y tế tại bệnh viện
9 giai đoạn trong quy trình quản lý trang thiết bị y tế
Phân loại 5 thiết bị y tế cơ bản dùng trong bệnh viện
