Các nhà quản lý tòa nhà luôn bận rộn mỗi ngày để đảm bảo các quy trình vận hành tòa nhà hiệu quả. Các hệ thống tòa nhà thường yêu cầu các mức độ can thiệp khác nhau để hoạt động tối ưu. Chỉ riêng điều này đã đặt ra một số thách thức, từ việc can thiệp đơn giản hàng ngày đến giải pháp phức tạp liên quan đến nhiều bên.
Chìa khóa để xử lý những vấn đề này nằm ở việc xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn để có thời gian xem xét các cách giải quyết hiệu quả nhất.
Mặc dù chúng tôi không thể đề cập đến tất cả các vấn đề mà người quản lý tòa nhà có thể gặp phải, nhưng dưới đây là là bốn thách thức lớn nhất và phổ biến nhất xoay quanh việc bảo dưỡng tòa nhà và các giải pháp khả thi.
Kiểm soát chi phí
Kiểm tra giám sát chi phí vẫn là một trong những thách thức quan trọng nhất trong việc bảo dưỡng tòa nhà. Do đó, các nhà quản lý thường phải duy trì việc cung cấp dịch vụ có chất lượng bất chấp những hạn chế về ngân sách.
Mặc dù điều này có vẻ khó khăn, nhưng nó có thể được thực hiện. Chi phí có thể được kiểm soát bằng một số kế hoạch và phân bổ nguồn lực cẩn thận. Người quản lý tòa nhà có thể giám sát chặt chẽ một số hạng mục ngân sách để kiểm soát chi phí vận hành chung của tòa nhà:
- Chi phí năng lượng: theo báo cáo của Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA), có tới 30% năng lượng trong tòa nhà sử dụng không hiệu quả hoặc không cần thiết. Người quản lý tòa nhà có thể cải thiện điều này bằng cách đề xuất các nguồn năng lượng với môi trường như tấm pin mặt trời, sử dụng nhiều công nghệ tự động hơn. Ngoài ra, tòa nhà có thể chọn hệ thống chiếu sáng tiết kiệm năng lượng và cho phép nhiều ánh sáng tự nhiên hơn.
- Dịch vụ thuê ngoài: Kiểm soát chi phí bằng cách giám sát các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê bên ngoài. Đánh giá các nhiệm vụ của họ, so sánh và thương lượng giá cho các nhiệm vụ của họ.
- Chi phí bảo dưỡng tòa nhà: Chỉ riêng chi phí bảo dưỡng tòa nhà đã có thể tiêu tốn một phần đáng kể ngân sách hàng năm của tòa nhà. Thực hiện chiến lược bảo dưỡng tòa nhà theo kế hoạch thay vì phản ứng, có thể giúp tiết kiệm chi phí lớn trong thời gian dài.
Lưu trữ hồ sơ và phân tích dữ liệu
Người quản lý tòa nhà thường bị ngập trong hồ sơ. Những dữ liệu hồ sơ này bao gồm thông tin công việc hàng ngày đến biên bản cuộc họp, tài sản, sửa chữa và bảo dưỡng,…
Việc sắp xếp hồ sơ bắt đầu từ việc thu nhập dữ liệu chính xác và đáng tin cây, sau đó lưu trữ dữ liệu để tạo cơ sở cho việc đưa ra quyết định chiến lược và sáng suốt. Hiện nay, Phần mềm quản lý bảo trì CMMS vẫn là công cụ được sử dụng phổ biến nhất cho công việc này. Phần mềm CMMS sẽ thu thập dữ liệu chính xác và báo cáo lại dữ liệu đó cho bạn.
Ứng phó khẩn cấp và an toàn
Trong trường hợp khẩn cấp, trách nhiệm liên lạc và sơ tán thuộc về nhóm quản lý tòa nhà. Các trường hợp khẩn cấp như vật có thể bao gồm từ thiên tai đến hỏa hoạn, vi phạm an ninh hoặc lỗi hệ thống quan trọng (ví dụ: kẹt thang máy kéo dài). Phản ứng khẩn cấp và an toàn đòi hỏi phải lập kế hoạch chủ động và kỹ lưỡng.
Các kế hoạch ứng phó khẩn cấp sẽ khác nhau nhưng thường bao gồm:
- Chi tiết danh sách liên lạc những người phản hồi đầu tiên
- Danh sách các hệ thống quan trọng phải tiếp tục hoạt động
- Danh sách những người cư trú
- Quy trình ứng phó khẩn cấp từng bước
Các cuộc diễn tập an toàn định kỳ và các tình huống sơ tán là ưu tiên hàng đầu trong bất kỳ kế hoạch khẩn cấp nào. Ngoài ra, việc kiểm tra và báo cáo về thiết bị, máy móc – đặc biệt là báo cáo lỗi tự động – sẽ giúp nhóm bảo dưỡng tòa nhà luôn cập nhật trước mọi sự cố tiềm ẩn. Điều này rất cần thiết đối với các hệ thống quan trọng.
Kế hoạch khẩn cấp cần được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu tập trung nơi các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng xem và xem lại nếu cần.
Để liên lạc, thiết bị di động là một cách nhanh chóng để gửi thông tin văn bản hoặc ứng dụng nhắn tin tức thời. Tuy nhiên, máy bộ đàm vẫn phù hợp. Vì chúng có thể là công cụ liên lạc đáng tin nhất trong các tình huống xấu nhất, khi mạng di động không khả dụng.
Bằng cách kết hợp những điều trên, các nhà quản lý tòa nhà có thể giữ cho mọi người an toàn hơn và tránh kiện tụng tốn kém.
Kéo dài tuổi thọ tài sản
Các dự án xây dựng cần nhiều vốn và chủ sở hữu sẽ chi một số tiền đáng kể để làm cho cấu trúc của họ hiện đại nhất có thể. Chủ sở hữu muốn các tòa nhà của họ luôn hấp dẫn và cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, các cơ sở cũ đi, các hệ thống này sẽ xuống cấp. Sự xuống cấp như vậy có thể đủ nghiêm trọng để ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của cấu trúc.
Mặc dù thay thế hoàn toàn có thể là một cách dễ dàng nhất, nhưng việc kéo dài tuổi thọ của tài sản từ giai đoạn lắp đặt thường là một lựa chọn tiết kiểm chi phí và thân thiện với môi trường hơn.
- Mua sắm: Trong giai đoạn mua sắm, bạn nên đánh giá từng nhà cung cấp dựa trên giá cả, hồ sơ hiệu suất và chất lượng. Đặc biệt, đối với các tài sản phức tạp và đắt tiền, cần có điều khoản được nêu rõ ràng đối với việc bảo dưỡng/ sửa chữa sau bán hàng và đào tạo chi tiết cho người vận hành các thiết bị đó. Đây là những cân nhắc quan trọng sẽ giảm thiểu việc sử dụng sai và giữ cho thiết bị hoạt động tốt mà đội bảo dưỡng tòa nhà không phải đau đầu.
- Vận hành và bảo trì (bảo dưỡng tòa nhà) : Một chiến lược bảo trì chủ động với lịch trình bảo trì định kỳ và bảo trì phòng ngừa cũng sẽ giúp kéo dài của tài sản bằng cách đảm bảo việc bảo dưỡng được thực hiện khi đến hạn. Việc triển khai bảo trì phòng ngừa với sự trợ giúp của CMMS sẽ không khó khăn và không tốn kém. Với một kế hoạch phù hợp, bạn sẽ không phải dựa vào bảo trì phản ứng.
Nếu các nhà quản lý tòa nhà muốn chuyển đổi số và có đủ ngân sách cho việc đó. Hãy cân nhắc áp dụng bảo trì dự đoán. Bằng cách sử dụng các cảm biến giám sát tình trạng, nhà quản lý có thể lấy dữ liệu thời gian thực trực tiếp từ thiết bị và hành động dựa vào thông trên thông tin đó. Thay vì đoán hoặc tuân theo lịch trình thay thế cứng nhắc và lỗi thời, các cơ sở có thể tiết kiệm chi phí và giờ làm việc của con người bằng cách thức hiện các cảnh báo trước khi chúng trở thành vấn đề.
Cho dù có kinh nghiệm hay mới làm việc, tất cả các nhà quản lý tòa nhà đều có thể gặp những thách thức trên trong việc bảo dưỡng tòa nhà. Bằng cách thực hiện các thay đổi bền vững đối với cách thức hoạt động. Cũng như sử dụng các công cụ các công cụ bảo trì thông minh, nhà quản lý tòa nhà có thể tạo ra những điều có lợi cho tất cả các bên tham gia và cơ sở.
>>> Xem thêm:
Tại sao doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống kiểm kê, quản lý tài sản? (EAM)
TOP 7 phần mềm Quản lý tài sản tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2022
Nguyên tắc về chất lượng: Mọi thứ bạn cần biết về quản lý chất lượng toàn diện TQM
5 lý do doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS)
