Những cấp độ truy cập CMMS doanh nghiệp khác nhau
Không phải tất cả người dùng CMMS doanh nghiệp đều được tạo ra như nhau. Việc nắm được những cấp độ truy cập nào khả dụng và xác định rõ đối tượng nào ở cấp độ nào là một phần rất quan trọng khi bắt đầu chuyển đổi phương thức bảo trì truyền thống sang CMMS doanh nghiệp.
CMMS Là Gì? 06 Lợi Ích CMMS Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Lỡ
Các cấp truy cập của người dùng xác định tính năng mà họ có thể sử dụng, thông tin họ thấy và quyền của họ. Hầu hết các nền tảng CMMS đều tính phí theo số lượng người dùng đang hoạt động. Các đơn giản nhất để xác định đối tượng truy cập và các cấp tương ứng là yêu cầu đơn vị cung cấp CMMS tư vấn dựa theo nhu cầu làm việc của doanh nghiệp.
Các cấp độ truy cập khác nhau đảm bảo tính chính xác của thông tin và hiệu quả của các nhiệm vụ. Mỗi thao tác có thể có các cấp độ truy cập tùy chỉnh tùy thuộc vào công việc mà họ đang làm. Giám đốc tài chính của một công ty nhỏ có thể muốn truy cập vào tính năng báo cáo, trong khi một công ty lớn hơn có thể giao công việc đó cho người khác trong bộ phận tài chính.
Mặc dù ai đó có thể không có quyền truy cập vào phần mềm CMMS, họ vẫn có thể gửi và theo dõi các yêu cầu công việc bảo trì. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn chọn CMMS với quy trình yêu cầu công việc cho phép mọi người gửi, tìm kiếm, sắp xếp và theo dõi yêu cầu của họ mà không cần phải đăng nhập.
Trường hợp có quá ít người dùng CMMS doanh nghiệp
Trong một số đơn vị, chỉ có một số ít bộ phận hoặc người dùng liên quan đến phần mềm quản lý bảo trì CMMS, thường là các nhà quản lý kỹ thuật, trưởng phòng bảo trì, phòng vật tư,…Mặc dù hiện nay các phần mềm CMMS đều tính phí theo số lượng người dùng và hiển nhiên càng ít người dùng càng ít tiền, thế nhưng điều này lâu dài lại mang đến ảnh hưởng ngược. Chẳng hạn như việc ít người dùng hơn sẽ khiến một người phải làm nhiều việc hơn, họ phải chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ không thuộc phân công của họ, từ ghi nhật ký, nhận lệnh, lên đề xuất, báo cáo,…Điều này khiến việc nhầm lẫn, bỏ lỡ công việc và các quyết định sai lầm, phiến diện diễn ra thường xuyên hơn.
Trường hợp có quá nhiều người dùng CMMS doanh nghiệp
Mặt khác, việc cấp quyền truy cập CMMS một cách thừa thãi cho mọi người trong tổ chức lại có những nhược điểm riêng. Điều đầu tiên là gây nguy cơ cao lộ thông tin, tính bảo mật thấp và rủi ro khi công việc riêng tư có quá nhiều người nắm được. Mặc dù nhiều người thì công việc được phân công cụ thể, chia đều để mọi người cùng nắm được, thế nhưng vẫn sẽ có những trường hợp “cha chung không ai khóc”, công việc ai cũng nghĩ không thuộc phạm vi của mình vì đã có người khác làm.
Một hạn chế của việc cấp quyền truy cập CMMS doanh nghiệp tiếp theo là việc nhiễu loạn thông tin khi có quá nhiều người tham gia góp ý, sửa đổi và bổ sung công việc.
Nói chung, điều gì cũng vậy, phải vừa đủ, vừa đúng thì công việc sẽ suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Những đối tượng cần có quyền truy cập vào CMMS doanh nghiệp
Dưới đây là một số đối tượng được xếp vào diện cần phải có quyền truy cập để giúp quy trình bảo trì cũng như hỗ trợ chiến lược bảo trì diễn ra đúng kế hoạch và lịch trình.
Các nhà quản lý vận hành, trưởng phòng cơ sở
Bảo trì là một phần quan trọng trong hoạt động của một cơ sở sản xuất. Đó là lý do tại sao quản lý cơ sở và người quản lý vận hành cần quyền truy cập vào CMMS doanh nghiệp. Họ cần xem thông tin bảo trì, lịch trình, số liệu và hiệu suất trên các cơ sở khác nhau để cải thiện hiệu quả, xác định ngân sách, chuẩn bị cho kiểm toán, mua hàng tồn kho,….
Nhà quản lý TPM, quản lý kế hoạch công việc hay các kỹ sư senior
Những nhà quản lý TPM (Quản lý bảo trì toàn diện) hay các kỹ sư cao cấp của doanh nghiệp là đối tượng tiếp theo cần có quyền truy cập vào CMMS. Họ cần có thể lấy dữ liệu được thu thập bằng CMMS, xử lý các con số và biến chúng thành thông tin có giá trị trong hoạt động bảo trì. Trở thành quản trị viên trong CMMS cho phép họ truy cập tất cả dữ liệu cần thiết, lên báo cáo và tạo các quy trình trong CMMS, hỗ trợ giảm thời gian ngưng hoạt động của thiết bị, tăng hiệu quả và cắt giảm chi phí.
Đơn vị quản lý kho
Đơn vị quản lý vật tư tồn kho có riêng một phân hệ tính năng về quản lý kho vật tư phụ tùng, chuyên để đảm bảo số lượng thiết bị phụ tùng phục vụ cho công tác bảo trì ở mức độ dùng được ngay và không bị thừa, thiếu quá nhiều. Đồng thời, họ cũng có thể theo dõi hàng tồn kho và ra quyết định mua hàng tốt hơn, đảm bảo luôn có các vật tư phù hợp, đúng vị trí và với số lượng phù hợp cho mọi công việc bảo trì.
Xem thêm: Điểm danh những chức năng cần có của phần mềm quản lý bảo trì tài sản
Kỹ thuật viên
Đội ngũ nhân viên bảo trì nên được đưa vào ngay lập tức như người dùng trong CMMS doanh nghiệp. Họ sẽ là những người sử dụng các tính năng nhiều nhất để tiến hành hoạt động bảo trì. Mặc dù một số kỹ thuật viên có quyền truy cập quản trị, nhưng họ chỉ có thể xem lệnh công việc, nhận thông báo, thêm thông tin vào hồ sơ tài sản và thực hiện các tác vụ khác cần thiết cho quá trình sửa chữa và kiểm tra. Điều này cho phép kế hoạch bảo trì hoạt động hiệu quả, chính xác và an toàn, đồng thời đảm bảo dữ liệu được đăng nhập theo thời gian thực.
Đội ngũ giám sát
Giám sát dây chuyền, người vận hành máy và các nhân viên sản xuất khác làm việc với thiết bị hàng ngày, có nghĩa là họ gần như là người đầu tiên phát hiện sớm các dấu hiệu hư hỏng và có mặt tại chỗ khi xảy ra sự cố. Có quyền truy cập vào CMMS doanh nghiệp cho phép nhân viên sản xuất gửi yêu cầu hoặc thêm thông tin chi tiết vào đơn đặt hàng công việc, hỗ trợ báo cáo các vấn đề và lên quy trình sửa chữa hiệu quả hơn. Đồng thời họ có thể chịu trách nhiệm cho một số nhiệm vụ ngoài kế hoạch được phân công trong CMMS.
Nhà thầu
Các nhà thầu và kỹ thuật viên bên thứ ba không phải lúc nào cũng có mặt tại chỗ và có thể sẵn sàng kiểm tra máy móc, thiết bị. Vì thế, việc cấp một phần quyền truy cập vào CMMS có thể giúp họ xem được đơn đặt hàng công việc, danh sách nhiệm vụ và công cụ hỗ trợ, đồng thời có thể thêm ghi chú và hoàn thành nhiệm vụ.
Giám đốc điều hành và lãnh đạo cấp cao
Các giám đốc điều hành và các nhà lãnh đạo cấp cao khác đưa ra các quyết định lớn bằng cách sử dụng tất cả dữ liệu mà họ có thể. Việc có quyền truy cập vào CMMS doanh nghiệp giúp họ luôn nắm được thông tin về hiệu suất của hoạt động bảo trì, bao gồm các thành tựu chính, thách thức và KPI để họ có thể đưa ra các quyết định sáng suốt và chính xác hơn. Lãnh đạo cấp cao chỉ cần quyền truy cập một phần vào CMMS doanh nghiệp vì họ không sử dụng phần mềm hàng ngày.
Bộ phận IT
Nhóm công nghệ thống tin giám sát toàn bộ cơ sở hạ tầng kỹ thuật số của công ty, bao gồm cả CMMS doanh nghiệp. Việc cấp cho nhóm IT quyền truy cập vào CMMS của bạn cho phép họ giám sát mọi tích hợp, cập nhật phần mềm cũng như các tác vụ bảo mật và lưu trữ dữ liệu do nhà cung cấp phần mềm thực hiện để đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình phù hợp.
Mỗi cơ sở sẽ xác định người dùng CMMS doanh nghiệp khác nhau Tuy nhiên, có một số người dùng chính sẽ là trung tâm cho sự thành công của phần mềm bảo trì thiết bị, chẳng hạn như người quản lý bảo trì, kỹ thuật viên và kỹ sư cao cấp. Doanh nghiệp cũng cần tập trung khuyến khích những người dùng này sử dụng phần mềm đúng cách và nhất quán. Việc tìm kiếm sự cân bằng hoàn hảo đó sẽ tạo ra nền tảng mà trên đó CMMS có thể phát triển mạnh và các hoạt động bảo trì có thể đóng góp nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.
