Từ bị động đến chủ động – Bibica quản lý 2000 tài sản cùng 250 công việc mỗi tháng chỉ với #1 phần mềm

Bibica – thương hiệu bánh kẹo hàng đầu Việt Nam với hệ thống ba nhà máy sản xuất quy mô lớn, luôn đòi hỏi sự vận hành trơn tru của hàng ngàn thiết bị. Tuy nhiên, trước khi triển khai hệ thống quản lý bảo trì số hóa, Bibica đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong công tác bảo trì, từ việc quản lý tài sản, theo dõi bảo dưỡng cho đến giám sát công việc và tổng hợp báo cáo. Để tiếp tục với hành trình bền bỉ: Thương hiệu bánh kẹo Việt – Vì sức khỏe người tiêu dùng Việt, Bibica đã nhanh chóng biến “bị động” thành “chủ động” khi ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý bảo trì và thiết bị cho cả 3 nhà máy…

Khi quản lý tài sản, bảo trì và công việc trở thành “gánh nặng” 

Một trong những vấn đề nan giải nhất mà Bibica gặp phải là tình trạng thất lạc thông tin về tài sản. Hồ sơ lý lịch thiết bị bị phân tán, không có hệ thống quản lý tập trung khiến việc tra cứu lịch sử bảo trì trở nên khó khăn. Điều này dẫn đến việc đội ngũ bảo trì mất nhiều thời gian trong quá trình kiểm tra thiết bị, làm chậm tiến độ sửa chữa và bảo dưỡng.

Không dừng lại ở đó, với hệ thống máy móc lớn và hiện đại để kịp sản xuất sản lượng lớn cho cả nội địa và xuất khẩu thì Bibica còn gặp phải tình trạng bảo trì bị động khi không có hệ thống cảnh báo và nhắc nhở bảo trì định kỳ. Máy móc chỉ được sửa chữa khi xảy ra sự cố nghiêm trọng, kéo theo hàng loạt vấn đề như gián đoạn sản xuất, tăng chi phí bảo trì khẩn cấp và rủi ro hỏng hóc ngoài kế hoạch. 

Việc quản lý công việc của đội ngũ kỹ thuật viên bảo trì cũng là một thách thức lớn khi các nhiệm vụ chủ yếu được trao đổi bằng hình thức truyền thống như qua nhóm chat, email hoặc thậm chí là giấy tờ. Điều này khiến việc nhận thông tin, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc trở nên rời rạc và thiếu minh bạch.

Những bất cập này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất sản xuất mà còn làm gia tăng chi phí vận hành không cần thiết. Với tầm nhìn trở thành công ty bánh kẹo số #1 Việt Nam, Bibica đã nhanh chóng tìm ra lối đi để tiếp tục hành trình phát triển lớn mạnh của mình, đó là đầu tư cho công nghệ. Cụ thể là đầu tư cho giải pháp phần mềm giúp số hóa quản lý tài sản, quản lý bảo trì, quản lý yêu cầu sửa chữa và quản lý công việc.

Từ rời rạc đến đồng bộ – SpeedMaint CMMS đồng hành cùng Bibica

Để khắc phục những bất cập trong quản lý thiết bị, bảo trì và công việc, giữa hàng nghìn giải pháp công nghệ trong nước có, ngoài nước có nhưng Bibica đã tin tưởng lựa chọn SpeedMaint CMMS – hệ thống quản lý bảo trì chuyên sâu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả bảo trì và tối ưu hóa nguồn lực. Không chỉ cung cấp những tính năng quản lý tài sản và bảo trì tiêu chuẩn, SpeedMaint còn được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của Bibica.

Chỉ với #1 hệ thống – Quản lý toàn diện tài sản và công việc

Hệ thống này giúp số hóa 100% thông tin thiết bị, tập trung dữ liệu lịch sử sửa chữa và bảo dưỡng trên một nền tảng, có thể sử dụng trên máy tính và cả mobile app ở bất cứ nơi nào có internet. Vì vậy, đội ngũ kỹ thuật có thể dễ dàng truy xuất thông tin, thực hiện bảo trì theo đúng lịch trình mà không cần mất thời gian tra cứu thủ công.

Phân hệ Quản lý Tài sản trên SpeedMaint CMMS

Việc phân công công việc và theo dõi tiến độ cũng được số hóa hoàn toàn. Mọi nhiệm vụ được giao trực tiếp trên hệ thống, trạng thái công việc được cập nhật theo thời gian thực. Nhờ vậy, cả quản lý và kỹ thuật viên đều có thể theo dõi tiến độ công việc rõ ràng, tránh bỏ sót và trùng lặp nhiệm vụ. Quy trình làm việc trở nên minh bạch, trách nhiệm rõ ràng và hiệu quả hơn từng ngày.

Phân hệ Quản lý Công việc trên SpeedMaint CMMS

Bảo trì chủ động tại Bibica giúp giảm gián đoạn, tăng hiệu quả

Một trong những thay đổi lớn nhất sau khi triển khai SpeedMaint tại Bibica là việc chuyển từ “bảo trì phản ứng” sang “bảo trì chủ động”. Trước đây, thiết bị thường chỉ được sửa chữa sau khi đã gặp sự cố, dẫn đến thời gian dừng máy kéo dài và chi phí sửa chữa cao. Giờ đây, nhờ hệ thống cảnh báo sớm và tự động lập kế hoạch bảo trì, gửi nhắc nhở định kỳ, đảm bảo mọi thiết bị luôn được chăm sóc đúng lúc. 

Đối với kỹ thuật viên, điều này giúp họ chủ động hơn trong công việc, tránh bị động trước các tình huống hư hỏng. Với cấp quản lý, việc có một hệ thống kiểm soát toàn diện giúp nắm bắt chính xác hiện trạng, phân tích dữ liệu hiệu quả để đưa ra quyết định phù hợp.

Phân hệ Quản lý Bảo trì định kỳ trên SpeedMaint CMMS

Tủy chỉnh và tích hợp – Tăng tốc 3 nhà máy tại Hà Nội, Biên hòa và Miền Tây của Bibica

Một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai SpeedMaint tại Bibica chính là khả năng tích hợp với hệ thống báo cáo thông minh PowerBI. Cho phép ban lãnh đạo của Bibica dễ dàng theo dõi dữ liệu bảo trì theo thời gian thực, trực quan hóa thông tin và đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác hơn. Thay vì phải mất hàng giờ đồng hồ để tổng hợp và phân tích dữ liệu, giờ đây chỉ với vài thao tác đơn giản, Bibica có thể theo dõi mọi chỉ số quan trọng ngay trên bảng dashboard trực quan.

Bên cạnh đó, hệ thống còn được điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc nội bộ của Bibica. Từ việc tối ưu hóa luồng công việc của nhóm bảo trì, sắp xếp lịch trình bảo trì định kỳ, đến tự động hóa các quy trình theo dõi và phân công nhiệm vụ, SpeedMaint giúp Bibica vận hành trơn tru và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

SpeedMaint đồng hành cùng phát triển với Bibica để “Tối ưu hóa bảo trì, Tối đa hóa hiệu quả”

Sau thời gian áp dụng giải pháp phần mềm Quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS cho 40 user là các cán bộ, kỹ thuật viên thuộc bộ phận cơ điện và vận hành, Bibica đã gi nhận những cải thiện đáng kể trong công tác bảo trì, với hiệu suất được nâng cao rõ rệt và các quy trình vận hành trở nên chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống giúp quản lý hiệu quả hơn 250 công việc bảo trì mỗi tháng. Trước đây, việc theo dõi tiến độ công việc bảo trì thường xuyên gặp khó khăn, nhưng giờ đây, tất cả các nhiệm vụ đều được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp đội ngũ bảo trì chủ động hơn trong công việc mà còn giảm thiểu tình trạng công việc bị bỏ sót hoặc chồng chéo.

Hơn 2.000 tài sản đã được kiểm soát tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử bảo trì và tối ưu hóa kế hoạch bảo dưỡng thiết bị. Các hoạt động bảo trì định kỳ được thực hiện đúng lịch trình, giúp giảm thiểu tình trạng máy móc hư hỏng đột xuất, kéo dài tuổi thọ thiết bị và giảm chi phí sửa chữa khẩn cấp.

Một thay đổi nhỏ – Một bước tiến lớn

Kết quả mà Bibica đạt được ngày hôm nay, tuy nhỏ bé nhưng là minh chứng rõ ràng nhất cho giá trị của việc chuyển đổi số trong bảo trì thiết bị. Không chỉ giúp quản lý tốt hơn, hệ thống còn tăng tính chủ động, minh bạch và hiệu quả cho toàn bộ đội ngũ kỹ thuật. Dù bạn là kỹ thuật viên trực tiếp thao tác, hay là quản lý chịu trách nhiệm điều hành sản xuất, một hệ thống bảo trì thông minh như SpeedMaint CMMS sẽ giúp bạn làm việc chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn mỗi ngày.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải những khó khăn tương tự, hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số cho công tác bảo trì – bắt đầu từ những điều đơn giản, nhưng mang lại hiệu quả vượt mong đợi.

Đọc thêm:

Triển khai đào tạo sử dụng phần mềm SpeedMaint CMMS tại Công ty Cổ phần Bột mỳ Vinafood 1

Puratos Grand-Place Việt Nam – Hành trình “vươn mình” số hóa trong ngành sản xuất Chocolate Việt

Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint

Hotline: 0912 76 5656

Email: marketing@speedmaint.com

Website: https://speedmaint.com/

Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint

Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, toà nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, TP. HCM