- Tên khách hàng: Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động Việt Đông Hải
- Website: https://vietdonghai.com/
- Lĩnh vực: lĩnh vực lắp đặt, vận hành, bảo trì, sửa chữa các loại thang máy
- Thách thức: Không nắm bắt được công tác bảo trì, bảo dưỡng cho khách hàng theo đúng kế hoạch
Quản lý yêu cầu khách hàng còn thủ công và nhiều sai sót làm ảnh hưởng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Hệ thống bảo trì chưa được quy chuẩn hóa và rõ ràng. - Giải pháp: Giải pháp quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint
- Kết quả nổi bật: Đảm bảo được quy trình doanh nghiệp vận hành rõ ràng, dẫn dắt nhân viên đi theo đúng kế hoạch, quy trình trong công tác bảo trì, giúp nâng cao niềm tin cho khách hàng.
Khách hàng
Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động Việt Đông Hải được thành lập vào ngày 15/4/2011 với lĩnh vực lắp đặt, vận hành, bảo trì, sửa chữa các loại thang máy,…
Trải qua hơn 10 năm thành lập và phát triển, sản phẩm của Việt Đông Hải ngày càng cải tiến tốt hơn và khẳng định được tên tuổi trên thị trường. Với sứ mệnh: “Mang đến cho cộng đồng những giải pháp kết nối không gian an toàn nhất và dịch vụ hoàn hảo nhất”, Thang máy Việt Đông Hải không ngừng phấn đấu, cải tiến nhằm đáp ứng một cách đầy đủ nhất nhu cầu của khách hàng trong việc cung cấp hệ thống thang máy có tính năng kỹ thuật ưu việt, an toàn và tinh tế.
Mục tiêu trở thành công ty chuyên thiết kế, sản xuất và cung cấp sản phẩm thang máy an toàn số một tại thị trường khu vực Đông Nam Á, Thang máy Việt Đông Hải luôn cải tiến không ngừng với những giải pháp tối ưu, phục vụ cho tính hiện đại, thẩm mỹ, an toàn của công trình và đã ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản lý hoạt động bảo trì.
Bài toán
Trong công tác quản lý – bảo trì thiết bị, Việt Đông Hải hiện đang gặp phải 2 vấn đề khó khăn trong công tác quản lý công việc bảo trì:
Về công tác quản lý thiết bị, máy móc: Thang máy Việt Đông Hải cung cấp sản phẩm đa dạng như: thang máy tải khách, thang máy tải hàng, thang máy tải bệnh,…
Theo chia sẻ từ một Kỹ thuật viên của Việt Đông Hải, cấu tạo của thang máy gồm rất nhiều bộ phận, kèm theo đó rất nhiều linh kiện và phụ kiện đi kèm. Trong đó một chiếc thang máy cần khoảng 99 phụ tùng nhỏ đi kèm, 50 thang máy sẽ cần hơn 4 nghìn phụ tùng. Vì vậy. việc quản lý, lưu trữ thông tin phụ kiện, máy móc số lượng lớn bằng file cứng, excel là rất bất cập, dẫn đến sự nhầm lẫn, khó cập nhật chính xác số lượng vật tư trong kho. Cấp trên không nắm bắt rõ ràng, chính xác số lượng tồn kho, thừa, thiếu vật tư trong kho để xuất nhập hợp lý sẽ gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Về công tác quản lý công việc bảo trì: Theo quy định, tối thiểu là 3 tháng thiết bị phải được kiểm tra để chắc chắn là thang máy đang vận hành đúng theo tiêu chuẩn ban đầu và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên hiện nay, Việt Đông Hải đang thực hiện công việc tiếp nhận và xử lý lịch bảo trì định kỳ thang máy từ khách hàng theo phương pháp thủ công. Mọi công việc về yêu cầu sửa chữa, phân công công việc, điều phối kỹ thuật hiện tại đều thông qua các biểu mẫu, giấy tờ, tin nhắn Zalo,… Do đó gây ra nhiều hệ lụy ảnh hưởng đến công việc như công việc bị trùng lặp, thường xuyên gặp tình trạng bỏ sót khách hàng, không biết thiết bị nào đến thời hạn bảo trì,… Điều này đã làm ảnh hưởng lớn đến dịch vụ và uy tín cho công ty.
Bởi việc quản lý theo phương pháp thủ công, không có công cụ để theo dõi, do đó việc kiểm tra, chăm sóc khách hàng cũng bị giảm chất lượng rõ rệt.
Giải pháp
Việt Đông Hải đã và đang nỗ lực mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Vì vậy, Việt Đông Hải đã tìm kiếm công nghệ số hóa quy trình với mong muốn cải thiện quy trình, mang lại sự hài lòng đến khách hàng và khẳng định được tên tuổi trên thị trường. Thang máy Việt Đông Hải đã từng tốn một khoản chi phí triển khai một số phần mềm nhưng không nhận thấy được sự hiệu quả và đạt được đúng yêu cầu.
Vì vậy, Việt Đông Hải đã tham khảo nhiều nhà cung cấp hiện nay trên thị trường, chặt chẽ hơn trong việc lựa chọn giải pháp phần mềm. SpeedMaint tự hào khi Việt Đông Hải đã tin tưởng và quyết định lựa chọn phần mềm SpeedMaint với nhiều tính năng vượt trội để giải quyết những vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải.
Trong công tác quản lý thiết bị, máy móc: ứng dụng SpeedMaint giúp kỹ thuật viên và lãnh đạo nắm bắt được thông tin, theo dõi và báo cáo tình trạng toàn bộ thiết bị thang máy gắn với dịch vụ mỗi khách hàng
Công việc quản lý và tra cứu mọi thông tin, lịch sử công việc bảo trì, sự cố, thông tin bảo dưỡng định kỳ, chi phí sửa chữa trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Nhờ ứng dụng phần mềm SpeedMaint, Việt Đông Hải đã có thể quản lý tập trung hồ sơ thiết bị, máy móc: thông tin hợp đồng, dịch vụ khách hàng, thời hạn bảo trì, nhân viên phụ trách,..
Trong công tác quản lý công việc bảo trì: Việt Đông Hải đã hoàn thiện được quy trình bảo trì – sửa chữa một cách khoa học và hiệu quả.
Với tính năng quản lý yêu cầu bảo trì của SpeedMaint, Việt Đông Hải không còn lãng phí thời gian để kiểm tra email, hàng trăm giấy tờ và biểu mẫu để quản lý các yêu cầu bảo trì từ phí khách hàng.
Với công cụ lập lịch theo dõi, kiểm tra, chăm sóc khách hàng, bảo trì định kỳ các thiết bị, các kỹ thuật viên tại Việt Đông Hải đã dễ dàng nắm bắt được công việc của mình, cập nhập được kết quả bằng hình ảnh, nội dung thực hiện, vật tư phụ tùng sử dụng. Các ban lãnh đạo có thể quản lý công việc bảo trì, sửa chữa của từng cá nhân và đội ngũ bảo trì.
Ngừng quy trình làm việc thủ công, vật lộn với hàng trăm giấy tờ, SpeedMaint giúp Việt Đông Hải quản lý được các thông tin hợp đồng, dịch vụ, yêu cầu từ khách hàng rõ ràng và không xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Kết quả đạt được
Sau khi triển khai phần mềm, SpeedMaint đã san sẻ gánh nặng trong quản lý bảo trì thiết bị cùng Thang máy Việt Đông Hải bằng cách số hóa toàn bộ quy trình bảo trì tại doanh nghiệp:
- Quản lý thông tin, theo dõi và báo cáo tình trạng toàn bộ thiết bị gắn với dịch vụ mỗi khách hàng
- Quản lý tập trung hồ sơ thiết bị, máy móc: thông tin hợp đồng, dịch vụ khách hàng, thời hạn bảo trì, nhân viên phụ trách,…
- Tra cứu mọi thông tin, lịch sử công việc bảo trì, sự cố, thông tin bảo dưỡng định kỳ, chi phí sửa chữa
- Ban lãnh đạo, cấp trên quản lý được công việc bảo trì, sửa chữa của từng cá nhân và đội ngũ bảo trì
- Tự động thông báo, nhắc nhở các mốc thời gian và trạng thái công việc bảo trì, sửa chữa
- Nhân viên cập nhật kết quả bằng hình ảnh kết quả, nội dung thực hiện, vật tư phụ tùng sử dụng,..
Trên chặng đường số hóa hệ thống bảo trì này, SpeedMaint hy vọng sẽ luôn là đối tác bên tác bền vững của Việt Đông Hải cùng hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, hiệu quả và linh hoạt.
>>> Xem thêm:
[Tạp chí Gốm Sứ] Ứng dụng SpeedMaint CMMS nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì máy móc, thiết bị
Bệnh viện Đại học Nam Cần Thơ lựa chọn SpeedMaint triển khai phần mềm quản lý bảo trì trang thiết bị Y tế cho bệnh viện
Nhà máy Z115 – Bộ Quốc Phòng chuyển mình “số hóa” ứng dụng công nghệ vào quản lý hệ thống thiết bị sản xuất
Công Ty TNHH Ân Nam: “Công Nghệ Là Giải Pháp Để Cạnh Tranh Sòng Phẳng Với Thế Giới”
MH Rental số hóa dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị bằng phần mềm SpeedMaint CMMS
