Hệ Thống Kéo Là Gì?
Hệ thống kéo (Pull System) là một chiến lược sản xuất Lean trong quy trình sản xuất. Hệ thống kéo lập ra để chắc chắn rằng các công việc mới chỉ được bắt đầu khi có nhu cầu thực sự từ khách hàng. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa chi phí lưu trữ và đảm bảo hàng hóa được sản xuất dựa trên yêu cầu cụ thể từ từng khách hàng.
Hệ Thống Kéo Và Hệ Thống Đẩy
Hệ thống đẩy (Push System) được hiểu đơn giản là nơi các công ty có xu hướng sản xuất quá mức, vượt nhu cầu trong tương lai, dẫn đến tình trạng dư thừa hàng tồn kho. Nếu có sự giảm đột ngột về nhu cầu hoặc nếu các trung tâm phân phối đánh giá quá cao yêu cầu tiềm năng của khách hàng đối với sản phẩm, thì lượng hàng tồn kho dư thừa có thể gây mất doanh thu đáng kể cho tổ chức.
Trái ngược với hệ thống đẩy truyền thống, hệ thống kéo phân phối, sản xuất hàng hóa dựa trên nhu cầu ước tính của người tiêu dùng. Các trung tâm phân phối sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để dự đoán khách hàng có thể mua gì và mua với số lượng bao nhiêu, nhưng việc đưa ra ước tính chính xác có thể khó khăn do doanh số bán hàng luôn biến động.
Apple là một ví dụ điển hình nhất về cách sử dụng hệ thống kéo thành công. Apple không bán quá nhiều sản phẩm tại các cửa hàng hoặc đối tác bán lẻ của họ. Họ ước tính và thử sức mua của thị trường trước khi sản xuất một lượng lớn sản phẩm. Nếu nhu cầu tăng cao, họ sẽ sản xuất nhiều hơn. Điều này giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực của mình và đạt được hiệu quả chi phí cao.
Ưu Điểm Của Hệ Thống Kéo
Dưới đây là một số ưu điểm khi sử dụng hệ thống kéo (Pull System) trong sản xuất được SpeedMaint tổng hợp:
Nâng cao hiệu quả kho hàng
Khi doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống kéo, chúng có thể giúp cải thiện hiệu quả kho hàng qua việc loại bỏ thời gian phát sinh liên quan đến đơn hàng và vận chuyển. Điều này cũng làm giảm chi phí lao động vì các đơn hàng chỉ được thực hiện khi cần thiết.
Giảm thiểu rác thải
Trong hệ thống kéo, công ty thường ít mua hàng tồn kho dư thừa vì chỉ giao hàng khi khách hàng mua. Việc giảm tồn kho dư thừa này giúp giảm chi phí và lãng phí. Ví dụ, một công ty sản xuất thực phẩm có thể sử dụng hệ thống kéo để đảm bảo sản phẩm luôn tươi khi khách hàng mua.
>>> Tham khảo thêm: Hệ thống sản xuất linh hoạt (FMS) hoạt động như nào?
Tăng cường dịch vụ vận chuyển
Sử dụng hệ thống kéo giúp các công ty cung cấp dịch vụ giao hàng linh hoạt và hiệu quả hơn theo yêu cầu của khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu một sản phẩm, công ty có thể vận chuyển trực tiếp từ kho không cần qua trung gian, đảm bảo giao hàng nhanh chóng.
Giảm sai sót dự báo
Dự báo trong hệ thống kéo là quá trình ước lượng số lượng sản phẩm mà công ty có thể sản xuất và phân phối dựa trên yêu cầu của khách hàng. Hệ thống kéo giảm khả năng lỗi dự báo bởi vì công ty chỉ sản xuất và giao hàng khi có đơn đặt hàng từ khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp dựa vào nhu cầu thực tế của khách hàng hơn là các ước lượng dự báo trước.
Tăng khả năng mở rộng
Một lợi ích khác của việc sử dụng hệ thống kéo là nó cho phép các công ty mở rộng hoặc giảm quy mô nhóm của họ khi nhu cầu thay đổi. Vì không cần đơn đặt hàng và giao hàng thường xuyên nên các công ty thường có thể duy trì đội ngũ của mình ở quy mô nhỏ và mở rộng quy mô nhóm nếu mô hình mua hàng của khách hàng thay đổi. Ví dụ, nếu nhu cầu của khách hàng tăng đột ngột, công ty có thể thuê thêm nhân viên tạm thời để lấy hàng từ kho và giao cho khách hàng.
Giảm thiểu rủi ro
Hệ thống kéo giúp giảm lỗi sản phẩm vì khách hàng nhận hàng ngay sau khi mua, không cần chuyển hàng hóa cất vào kho.
Cách Quản Lý Hệ Thống Kéo – Pull System
Để đạt được mức năng suất và hiệu quả trong quy trình làm việc cao hơn bằng cách sử dụng hệ thống kéo, bạn cần quản lý một cách rõ ràng:
1. Tạo quy trình đặt hàng của khách hàng
Để cung cấp sản phẩm cho khách hàng ngay khi họ đặt hàng, bạn có thể tạo quy trình đặt hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, việc này cần một hệ thống cho phép khách hàng đặt hàng trực tiếp từ kho.
2. Đánh giá bố cục vật lý
Sau khi tạo quy trình đặt hàng, bạn có thể đánh giá cách bố trí vật lý của nhà kho và trung tâm phân phối của công ty. Đảm bảo có đủ tuyến giao hàng để tài xế có thể giao hàng số lượng lớn tới cửa hàng ngay khi khách hàng đặt hàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng cách bố trí cho phép nhân viên truy cập sản phẩm một cách nhanh chóng và đặt chúng lên xe tải để vận chuyển cho khách hàng.
3. Đặt mức tồn kho
Đặt mức tồn kho là phương pháp hiệu quả trong quản lý tồn kho. Ví dụ: nếu ai đó mua hai mặt hàng từ cửa hàng máy tính, nhân viên bán hàng có thể thêm hai máy tính vào cơ sở dữ liệu đơn hàng và cập nhật cơ sở dữ liệu hàng tồn kho của họ cho phù hợp. Điều này giúp khách hàng nhận được hàng một cách nhanh chóng và vẫn đảm bảo được số lượng tồn kho khi khách hàng tiếp theo mua hàng.
4. Thay đổi hoặc cải tiến các quy trình khi cần thiết
Tiếp tục đánh giá các quy trình của công ty và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Để xác định những quy trình nào có thể cần cải thiện, bạn có thể theo dõi hiệu suất của hệ thống kéo và quy trình đặt hàng của doanh nghiệp.
Lời Khuyên Khi Sử Dụng Hệ Thống Kéo
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn sử dụng hệ thống kéo một cách hiệu quả:
Lên kế hoạch xử lý đơn hàng cẩn thận
Nếu bạn quyết định sử dụng một hệ thống quản lý hàng tồn kho khác để quản lý hệ thống kéo, hãy cân nhắc lập kế hoạch cẩn thận cho quy trình đặt hàng trước khi thiết lập hệ thống đó. Để làm được điều này, hãy dành thời gian để phân tích mô hình mua hàng của công ty để bạn có thể thiết kế một kế hoạch đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: bạn có thể mua vật tư trong kho và sau đó xác định xem khách hàng sẽ mất bao lâu để nhận được sản phẩm của họ.
Chú ý quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng khác của hệ thống kéo. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, hãy cố gắng thường xuyên xem xét luồng của từng sản phẩm từ kho đến hệ thống quản lý hàng tồn kho. Sau đó, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết để quản lý lượng hàng tồn kho tốt hơn. Ví dụ: nếu một sản phẩm hết hàng, bạn có thể xóa sản phẩm đó khỏi cơ sở dữ liệu.
Sử dụng hệ thống kiểm kê di động
Để quản lý hàng tồn kho trong hệ thống kéo, bạn có thể cần hệ thống kiểm kê di động. Đây là loại phần mềm cho phép bạn truy cập dữ liệu hàng tồn kho của công ty bằng máy tính hoặc thiết bị di động. Ví dụ: bạn có thể sử dụng loại phần mềm này để xác định sản phẩm nào còn hàng tại kho, sau đó thêm sản phẩm vào hàng đợi đặt hàng cho tài xế giao hàng.
