Quản lý công cụ dụng cụ là quá trình quản lý và tổ chức các công cụ và thiết bị trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất. Công cụ và dụng cụ trong công việc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và thúc đẩy quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Quản lý công cụ dụng cụ bao gồm việc lựa chọn, mua sắm, bảo trì, sửa chữa, lưu trữ và sử dụng các công cụ và thiết bị một cách hiệu quả nhất để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
1. Theo Dõi Và Vận Hành Bộ Máy Trơn Tru
Thông qua phần mềm quản lý công cụ dụng cụ, việc theo dõi và vận hành bộ máy, thiết bị được tiến hành theo một chu trình ổn định nhất định và đem lại giá trị cao nhất khi sử dụng các tài sản thiết bị.
Áp dụng phần mềm quản lý công cụ dụng cụ vào trong quy trình giám sát trình trạng của công cụ dụng cụ giúp các nhà quản lý và kỹ thuật viên nắm rõ chi tiết về tình hình quản lý thiết bị, đồng thời giúp đưa ra quyết định và thực hiện các biện pháp cải thiện hiệu quả quản lý tài sản và bảo trì.
Nếu công việc theo dõi và vận hành không chú trọng dẫn tới các công việc liên quan bị gián đoạn khi vấn đề kỹ thuật phát sinh, không phát huy được hết hiệu năng của công cụ dụng cụ.
Do đó, sử dụng phần mềm quản lý công cụ dụng cụ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh của tổ chức một cách hiệu quả và bền vững.
>>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị chuyên sâu – SpeedMaint
2. Xác Định Và Loại Bỏ Các Vấn Đề Ảnh Hưởng Đến Năng Suất Công Việc
Để tối ưu hóa hiệu quả của việc quản lý công cụ dụng cụ thì công việc xác định rõ và loại bỏ các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất công việc là một khâu rất quan trọng.
Doanh nghiệp cần theo dõi và xác định các tài sản có rủi ro (lỗi tiềm ẩn), từ đó đưa ra những phương án xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng đến hiệu suất của công việc. Trong đó bao gồm các tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ nào không còn đáp ứng tiêu chuẩn hoạt động, tài sản, thiết bị nào cho thấy các vấn đề nghiêm trọng nhất?.
Hoạt động trong tình trạng các thiết bị, tài sản công cụ dụng cụ có hiệu suất xuống cấp cũng là nguyên nhân gây ra tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên sử dụng và giảm năng suất lao động, về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Việc xác định và giải quyết các tác nhân xấu sẽ mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp trong khâu đầu tư bảo trì, chi phí ngân sách dành ra cho việc bảo trì (tăng sản lượng, giảm chi phí bảo trì dài hạn, v.v.). Phần mềm quản lý công cụ dụng cụ sẽ giúp ích rất lớn cho các nhà giám sát và quản lý dễ dàng phân tích quy trình làm việc, nhận diện các khó khăn và hạn chế, để đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp nhất.
>>> Tham khảo thêm: Đâu là sự khác biệt giữa ERP và giải pháp Quản lý tài sản?
3. Tăng Hiệu Suất Xử Lý Công Việc
Thời gian luôn là chìa khóa thành công trong bất kỳ lĩnh vực, công việc nào. Mỗi ngày đội ngũ kỹ thuật, sản xuất, bảo trì sửa chữa, vận hành và quản lý tài sản thường phải sử dụng công cụ dụng cụ để thực hiện công việc của mình. Chính vì vậy, nếu không có có một hệ thống quản lý công cụ dụng cụ thì rất dễ xảy ra tình trạng thiếu công cụ dụng trong lúc bảo trì, sửa chữa hoặc việc điều chuyển công cụ dụng cụ lộn xộn sẽ dẫn đến đình trệ công việc của các nhân viên liên quan.
Thay vào đó, khi ứng dụng phần mềm quản lý công cụ dụng cụ vào trong quy trình quản lý của doanh nghiệp việc giám sát các công cụ dụng cụ ở trong kho còn bao nhiêu? Hiện tại đang được sử dụng bởi ai? Nên điều chuyển tới bộ phần nào để xử lý công việc ưu tiên trước? sẽ được thực hiện theo một quy trình rõ ràng và hoàn toàn có thể thao tác trên một hệ thống khi được số hóa toàn bộ thông tin trên.
4. Lưu Giữ Hồ Sơ Lịch Sử Và Trình Trạng Hiện Tại Của Công Cụ Dụng Cụ
Đối với bất kỳ kế hoạch bảo trì nào ảnh hưởng đến nhiều tài sản hoặc sẽ gặp phức tạp nếu áp dụng cho một tài sản, việc theo dõi các hành động được thực hiện trong dự án, hiệu suất của các chỉ số phản hồi rất quan trọng. Doanh nghiệp không chỉ xem được kết quả tổng quát của hoạt động sử dụng công cụ dụng cụ trong việc bảo trì mà còn có thể lưu trữ được lịch sử thay đổi, sử dụng, điều chuyển, tình trạng của các công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp hiện đang sở hữu.
Ví dụ trong kế hoạch bảo trì của doanh nghiệp xây dựng, có một chiếc xe cẩu cần được bảo trì và yêu cầu được cung cấp bộ đo áp suất, cáp nâng, cần trục…mới có thể thực hiện được. Nếu doanh nghiệp đó sử dụng phần mềm quản lý công cụ dụng cụ, thì nhân viên thực hiện công việc bảo trì có thể đề xuất được điều chuyển các công cụ dụng cụ cần thiết từ kho ra để xử lý công việc trên hệ thống và người quản lý hoàn toàn có thể biết được trong kho có đủ các công cụ dụng cụ đó không? số lượng công cụ dụng cụ trả về trước và sau khi bảo trì có giống nhau hay không?. Tổng hợp các hoạt động này sẽ cung cấp được tổng quan về tiến độ và hiệu quả của kế hoạch đang thực hiện.
Khi các lịch sử bảo trì, nguyên nhân, hiện trạng của các tài sản được lưu lại trên hệ thống từ lần trước đó, các kỹ thuật viên hay nhân viên bảo trì hoàn toàn có thể sử dụng thông tin đó để nắm bắt được tình trạng của tài sản cần sửa chữa, bảo trì trong tương lai giúp giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức xử lý công việc.
>>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý thiết bị trường học
5. Giải Quyết Vấn Đề Thiếu Hiệu Quả Trong Quản lý Công Cụ Dụng Cụ
Một trong những chìa khóa có giá trị nhất để quản lý tài sản là xác định và loại bỏ các nguồn lãng phí. Các sai lầm của con người trong việc quản lý tài sản có thể ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng của các quyết định bảo trì tài sản?
Việc thu thập thông tin đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau có thể là một rủi ro tiềm ẩn nếu không được quản lý đúng cách. Do đó phần mềm quản lý công cụ dụng cụ sẽ là nơi phù hợp nhất để các nhà giám sát quản lý thông tin được cập nhật và cho phép nhân viên nào được sử dụng chúng để thực hiện các công việc liên quan tránh tình trạng công việc bị chồng chéo, lãng phí thời gian và tài nguyên.
Xác định rõ ràng nơi các công cụ sử dụng, kinh nghiệm sử dụng cho từng loại thiết bị có thể giảm chi phí lao động hay tài nguyên cho cùng một hoạt động. Càng ít công việc trùng lặp trong một kế hoạch thì càng có nhiều nguồn lực cho việc thực hiện công việc hiệu quả.. Tương tự như vậy, càng ít sai sót trong kế hoạch quản lý tài sản, thì niềm tin vào kế hoạch đó sẽ càng được xây dựng.
Các sai lầm có thể có tác động đáng kể về sau này, bao gồm thực hiện các hoạt động bảo trì khắc phục không phù hợp hoặc không cần thiết và bị từ chối yêu cầu bảo hành do không có các thông tin, bằng chứng cụ thể về quá trình sử dụng của tài sản. Không có gì lạ khi các chương trình quản lý tài sản của doanh nghiệp trở thành “nguồn thông tin đáng tin cậy” đối với một số thông tin tài sản nhất định, vì thông tin này không thể thiếu đối với việc thực hiện các hoạt động giám sát tình trạng.
>>> Tham khảo thêm: Quản lý kho vật tư phụ tùng – SpeedMaint
6. Thay Đổi Cách Thức Quản Lý Truyền Thống
Là một yếu tố vô hình cũng là yếu tố khó đo lường nhất nhưng lại có giá trị quyết định lớn nhất đến sự thành công lâu dài của một chương trình quản lý tài sản đó là việc theo dõi và chia sẻ các số liệu liên quan đến bản sắc văn hóa quản lý tài sản.
Sẽ mất bao lâu để nhân viên bảo trì xác nhận hoặc giải quyết các vấn đề được xác định thông qua công nghệ và qua hình thức truyền thống xác nhận bằng văn bản?
Có dễ dàng tiếp cận tất cả các bên liên quan đến kế hoạch quản lý tài sản hay không?
Các bên liên quan chịu trách nhiệm ghi nhận khoản chi phí dành ra trong kế hoạch quản lý tài sản như vậy không?
Theo thời gian, ban lãnh đạo cũng như các nhà quản lý của các doanh nghiệp đều mong muốn có thể nắm bắt được tình hình quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp mình một cách nhanh nhất để từ đó đưa ra các quyết định chính xác và phù hợp hơn với tình hình của công ty. Và để làm được điều này doanh nghiệp cần có một hệ thống chuyên biệt trong việc quản lý tài sản công cụ của mình.
7. Quản Lý Tập Trung
Có một thách thức đặt ra đối với chương trình quản lý tài sản để có thể đạt được tiến bộ là nắm bắt tất cả các thông tin trên cùng một nơi. Các thông tin về tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ được cập nhật thường xuyên để theo dõi tình trạng hiện tại và đưa ra các báo cáo định kỳ, ghi ngày và in hoặc được kiểm soát bằng mã QR xác định bản sửa đổi ghi lại thông tin về tài sản sẽ cần rất nhiều thời gian và công sức nếu không được số hóa trên một hệ thống.
Sự kết hợp giữa các cấp quản lý trong một hệ thống sẽ giải quyết được các vấn đề cũng như mối quan tâm của các bên liên quan đến quy trình quản lý tài sản. Các quan điểm của các nhà quản lý cấp cao cũng có giá trị to lớn đối với nội bộ công ty nhằm thay đổi văn hóa và nâng cao nhận thức về các sáng kiến quản lý tài sản đang được thực hiện.
Không chỉ vậy khi được quản lý tập trung, ở cấp độ quản lý trở lên sẽ nắm bắt được tổng thể về các quyết định được đưa ra trong quản lý tài sản, lý do và hậu quả của những quyết định đó.
Hy vọng thông qua bài viết mà SpeedMaint cung cấp, người đọc có thể hiểu được vai trò cũng như các lợi ích khi áp dụng công nghệ vào trong quy trình quản lý tài sản công cụ dụng cụ của doanh nghiệp mình.
