Overhead Cost – Chi Phí Chung Là Gì?
Chi phí chung tên tiếng anh là Overhead Cost là chi phí liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp và không liên quan đến việc tạo ra hoặc sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng là những chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu để duy trì hoạt động kinh doanh, bất kể mức độ thành công của hoạt động này như thế nào.
Chẳng hạn, đất sét và đồ gốm của thợ gốm không phải là chi phí chung vì chúng liên quan trực tiếp đến sản phẩm được làm ra. Tiền thuê cơ sở nơi người thợ gốm dùng để làm gốm là một chi phí chung vì người thợ gốm trả tiền thuê dù họ có tạo ra được sản phẩm hay không.
Các chi phí liên quan đến chi phí chung xuất hiện trên báo cáo thu nhập của công ty và chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận chung của doanh nghiệp. Công ty phải tính đến các chi phí chung để xác định thu nhập ròng của mình, còn được gọi là lợi nhuận ròng. Thu nhập ròng được tính bằng cách trừ tất cả các chi phí liên quan đến sản xuất và chi phí chung khỏi doanh thu thuần của công ty.
Các Loại Hình Overhead Cost
Chi phí chung cũng có thể là bán biến đổi. Điều này có nghĩa là một phần chi phí là không thay đổi và phần còn lại phụ thuộc vào mức độ hoạt động của công ty. Dưới đây là một số loại hình của chi phí chung được SpeedMaint tổng hợp:
Chi phí cố định
Chi phí cố định là chi phí chung không thay đổi trong một thời gian dài và không thay đổi khi hoạt động kinh doanh lên xuống. Bất kể hoạt động kinh doanh đang phát triển hay chậm lại, chi phí cố định vẫn giữ nguyên. Ví dụ bao gồm tiền thuê nhà, khấu hao, phí bảo hiểm, lương nhân viên văn phòng và chi phí của giấy phép.
Chi phí thay đổi
Chi phí biến đổi bao gồm các chi phí chung biến động theo hoạt động kinh doanh. Đây là những chi phí chung không cố định. Khi hoạt động kinh doanh tăng lên, chi phí biến đổi cũng tăng theo. Khi hoạt động kinh doanh chậm lại, chi phí biến đổi sẽ giảm. Ví dụ bao gồm thiết bị văn phòng, chi phí vận chuyển và gửi thư, tiếp thị, chi phí pháp lý và bảo trì.
Chi phí bán biến
Chi phí chung bán biến là sự kết hợp của chi phí cố định và chi phí biến đổi. Điều này có nghĩa là một số chi phí tồn tại dù hoạt động kinh doanh ra sao, nhưng cũng có thể tăng lên nếu hoạt động kinh doanh phát triển. Ví dụ về chi phí bán biến bao gồm hoa hồng và chi phí tiện ích. Với chi phí tiện ích, một phần là số tiền cố định và phần còn lại dựa trên lượng sử dụng thực tế.
Các Loại Khác
Có nhiều loại chi phí chung khác nhau, và chúng có thể phù hợp tùy theo loại hoạt động kinh doanh cụ thể. Ví dụ, chi phí chung và hành chính thường bao gồm các chi phí liên quan đến quản lý và điều hành tổng thể của một công ty, như kế toán, nhân sự và nhân viên lễ tân.
>>> Tham khảo thêm: SPC là gì? Cách kiểm soát quy trình thống kê hiệu quả
Ví Dụ Về Overhead Cost
Một số ví dụ phổ biến về chi phí chung mà các công ty phải gánh chịu là tiền thuê nhà, tiện ích, chi phí hành chính, bảo hiểm và phúc lợi cho nhân viên.
Giá thuê và tiện ích
Các chi phí liên quan đến việc duy trì văn phòng hoặc không gian sản xuất mà các công ty phải có để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình là một ví dụ về chi phí chung. Điều này bao gồm tiền thuê nhà cũng như các tiện ích như nước, gas, điện, internet và dịch vụ điện thoại. Các chi phí bổ sung như đăng ký nền tảng cuộc họp ảo như Zoom (ZM) cũng phải được tính vào chi phí chung của công ty.
Chi phí hành chính
Chi phí hành chính thường là một trong những khía cạnh tốn kém nhất trong tổng chi phí của công ty. Điều này có thể bao gồm chi phí duy trì văn phòng với các vật dụng cần thiết, tiền lương của cộng tác viên văn phòng và phí pháp lý và kiểm toán bên ngoài. Chi phí hành chính có thể dao động từ việc cung cấp giấy vệ sinh trong phòng vệ sinh văn phòng đến việc thuê một công ty kiểm toán bên ngoài để đảm bảo công ty tuân thủ các quy định cụ thể của ngành.
Bảo hiểm
Tùy theo từng công ty, doanh nghiệp bắt buộc phải có nhiều loại bảo hiểm khác nhau để có thể hoạt động hiệu quả. Chúng có thể bao gồm bảo hiểm tài sản cơ bản để bảo vệ tài sản vật chất của công ty khỏi hỏa hoạn, lũ lụt hoặc trộm cắp cũng như bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm y tế cho nhân viên và bảo hiểm ô tô cho bất kỳ phương tiện nào thuộc sở hữu của công ty. Mặc dù không có chi phí nào trong số này liên quan trực tiếp đến việc tạo doanh thu cho công ty bằng cách cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, nhưng doanh nghiệp thường bị bắt buộc phải mua các loại bảo hiểm khác nhau này nếu muốn hoạt động ở hầu hết các khu vực pháp lý.
Đặc quyền của nhân viên
Nhiều công ty có quy mô lớn cung cấp nhiều lợi ích cho nhân viên của họ như cung cấp đầy đủ cà phê và đồ ăn nhẹ cho văn phòng của họ, giảm giá khi đăng ký tập thể dục tại phòng gym, tổ chức các buổi nghỉ dưỡng của công ty. Tất cả các chi phí này được coi là chi phí chung vì chúng không ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
>>> Tham khảo thêm: Năng suất là gì? Cách đo lường năng suất cho doanh nghiệp
Những Cân Nhắc Đặc Biệt
Chi phí chung thường áp dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty. Nó thường được tích lũy dưới dạng một khoản, tại thời điểm đó nó có thể được phân bổ cho một dự án hoặc bộ phận cụ thể dựa trên các yếu tố chi phí nhất định. Ví dụ: sử dụng phương pháp tính chi phí dựa trên hoạt động, một doanh nghiệp dựa trên dịch vụ có thể phân bổ chi phí chung dựa trên các hoạt động đã hoàn thành trong mỗi bộ phận, chẳng hạn như in ấn hoặc vật tư văn phòng.
Tại sao chi phí chung lại quan trọng?
Chi phí chung rất quan trọng vì nó là chi phí để điều hành doanh nghiệp của bạn. Hiểu và quản lý tốt chi phí chung, đặc biệt là cách nó liên quan đến sản lượng kinh doanh, sẽ giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn có lãi và đạt được tỷ suất lợi nhuận tốt nhất có thể từ doanh số bán hàng của mình.
Overhead Cost được tính như thế nào?
Chi phí chung thường được tích lũy một lần và sau đó được phân bổ cho các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Có một số cách tính chi phí này nhưng nguyên tắc chung là:
Tỷ lệ chi phí chung = Chi phí gián tiếp / Thước đo phân bổ
Chi phí gián tiếp là chi phí chung, trong khi thước đo phân bổ thường bao gồm số giờ lao động hoặc chi phí máy móc trực tiếp. Đây là cách mà công ty đo lường chi phí sản xuất của họ.
Cách Tối Ưu Overhead Cost
Tối ưu hóa chi phí chung là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú tâm và quản lý cẩn thận. Dưới đây là một số cách giảm chi phí chung mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình:
- Xác định và phân tích chi phí: Để tối ưu hóa chi phí chung, trước hết bạn cần xác định và phân tích các khoản chi phí này một cách cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc xem xét hóa đơn tiền điện, tiền thuê nhà, chi phí tiền lương, và các chi phí khác để hiểu rõ nơi mà tiền đang được tiêu.
- Tối ưu hóa quá trình làm việc: Xem xét cách bạn tổ chức và quản lý quá trình làm việc trong công ty. Có thể cải thiện sự hiệu quả bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian rải đều và tăng năng suất của nhân viên.
- Sử dụng công nghệ: Công nghệ có thể giúp bạn tối ưu hóa chi phí chung. Sử dụng các hệ thống quản lý tài chính và phần mềm để theo dõi và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Công nghệ cũng có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm bớt sự phụ thuộc vào lao động.
- Xem xét giá trị các khoản chi phí: Xem xét xem tất cả các chi phí chung đang mang lại giá trị cho công ty hay không. Có những khoản chi phí có thể được loại bỏ hoặc giảm thiểu nếu chúng không đóng góp đáng kể vào hoạt động và lợi nhuận của công ty.
