Thực trạng quản lý thiết bị y tế
Tại tất cả các cơ sở y tế hay bệnh viện thì trang thiết bị y tế (TTBYT) đều đóng vai trò vô cùng quan trọng, là nền tảng cho mọi hoạt động khám chữa bệnh. Tuy nhiên, công tác quản lý TTBYT tại nhiều bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh hiện nay vẫn đang trong giai đoạn chuyển đổi từ phương thức thủ công sang quản trị tập trung bằng dữ liệu. Nhiều đơn vị, thông tin về thiết bị, lịch sử bảo trì hay hồ sơ bảo dưỡng, kiểm định còn được lưu rải rác ở nhiều nguồn khác nhau: từ excel, ghi chép sổ tay cho đến phần mềm nội bộ chưa đồng bộ hóa.
Điều này khiến việc tra cứu, lập kế hoạch hay theo dõi tiến độ bảo trì mất nhiều thời gian, đôi khi chưa phản ánh chính xác tình trạng thực tế của thiết bị. Khi quy mô vận hành ngày càng mở rộng, nhu cầu chuẩn hóa dữ liệu và tự động hóa quản lý trở nên cấp thiết, giúp bệnh viện kiểm soát tốt hơn vòng đời thiết bị, hạn kiểm định và hiệu quả sử dụng nguồn lực kỹ thuật.
Giải pháp Phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS cho ngành y tế
Trước yêu cầu ngày càng cao về an toàn, tuân thủ và hiệu quả vận hành, nhiều bệnh viện và phòng khám đã bắt đầu ứng dụng các giải pháp quản lý bảo trì hiện đại. Trong đó, Speed Maint CMMS được xem là giải pháp phù hợp với đặc thù ngành y tế, nơi mỗi thiết bị đều đòi hỏi quy trình kiểm định, bảo trì và lưu trữ hồ sơ chặt chẽ. Giải pháp phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS giúp các đơn vị y tế:
– Chuẩn hóa dữ liệu thiết bị, tập trung toàn bộ thông tin về lý lịch, lịch sử sử dụng, hiệu chuẩn, bảo hành và kế hoạch bảo trì trên một nền tảng duy nhất.
– Phần mềm hỗ trợ tự động nhắc hạn kiểm định, bảo trì và hiệu chuẩn giúp các bộ phận từ kỹ thuật, vật tư, hành chính có thể phối hợp nhịp nhàng, giảm trùng lặp công việc.
– Theo dõi công việc kỹ thuật theo thời gian thực.
– Quản lý vật tư và phụ tùng giúp kiểm soát tồn kho, lập kế hoạch dự trù và tối ưu nguồn lực cho bảo trì
– Cung cấp báo cáo theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình trạng thiết bị và chi phí vận hành một cách kịp thời
Nhờ tính linh hoạt và khả năng mở rộng, SpeedMaint CMMS không chỉ giúp bệnh viện giảm tải khối lượng công việc thủ công, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quản lý thiết bị y tế minh bạch, an toàn và bền vững.
Case study: Những bệnh viện tiên phong ứng dụng SpeedMaint CMMS
1. Bệnh viện Hoàn Mỹ Sài Gòn: Từ rời rạc đến hệ thống hóa toàn bộ thiết bị y tế
Bài toán thực tế tại bệnh viện Hoàn Mỹ Sài Gòn
Bệnh viện Hoàn Mỹ Sài Gòn sở hữu hơn 1.000 thiết bị y tế, phải quản lý khối lượng lớn hồ sơ kiểm định, bảo hành và bảo trì. Dữ liệu được lưu trên nhiều file Excel rời rạc khiến việc tra cứu thông tin mất thời gian, dễ xảy ra nhầm lẫn hoặc trễ hạn kiểm định. Công tác theo dõi tiến độ bảo trì cũng gặp khó do thiếu công cụ tập trung.
Sau khi ứng dụng SpeedMaint CMMS
Bệnh viện đã thiết lập hệ thống quản lý thống nhất cho toàn bộ thiết bị. Mỗi tài sản đều có hồ sơ điện tử riêng, lưu trữ đầy đủ thông tin kỹ thuật, lịch sử vận hành, bảo trì và kiểm định.
Hệ thống tự động nhắc hạn hiệu chuẩn, giúp đội ngũ kỹ thuật chủ động lập kế hoạch bảo trì và báo cáo. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình trạng thiết bị và ra quyết định kịp thời. Nhờ đó, quy trình bảo trì của bệnh viện được chuẩn hóa, chủ động và minh bạch hơn.
→ Mời quý Anh Chị xem chi tiết bài viết: SpeedMaint đồng hành cùng Bệnh viện Hoàn Mỹ: Chuyển đổi số trong quản lý thiết bị y tế
2. Bệnh viện Hoàn Mỹ Cửu Long – Chuẩn hóa quy trình kiểm tra hàng ngày và tăng hiệu quả bảo trì
Bài toán thực tế tại bệnh viện Hoàn Mỹ Cửu Long
Tại Hoàn Mỹ Cửu Long, quy trình kiểm tra hằng ngày của đội ngũ kỹ thuật được thực hiện thủ công. Nhân viên kỹ thuật ghi chép trên giấy, báo cáo tổng hợp thủ công không có công cụ theo dõi tình trạng thiết bị theo thời gian thực. Việc quá hạn hiệu chuẩn hoặc chậm xử lý thiết bị gặp sự cố xảy ra thường xuyên, trong khi ban lãnh đạo không có dữ liệu để giám sát hiệu quả công việc.
Sau khi ứng dụng SpeedMaint CMMS
SpeedMaint CMMS cung cấp tính năng “kiểm tra hằng ngày” giúp kỹ thuật viên ghi nhận kết quả trực tiếp trên phần mềm, đồng thời hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu theo ngày, tuần và tháng. SpeedMaint cũng hỗ trợ xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ tự động, cảnh báo sớm thiết bị có nguy cơ hư hỏng, giúp bệnh viện chủ động hơn trong công tác bảo trì phòng ngừa.
Thông tin thiết bị được cập nhật tập trung, hỗ trợ lãnh đạo kiểm soát tiến độ và tình trạng vận hành trong thời gian thực, giảm đáng kể các sự cố bất ngờ và thời gian gián đoạn sử dụng.
3. Bệnh viện Quận Tân Bình – Số hóa luân chuyển thiết bị và quản lý vật tư tiêu hao
Bài toán thực tế tại bệnh viện Quận Tân Bình
Với 239 cán bộ viên và hàng chục khoa phòng hoạt động liên tục, Bệnh viện Quận Tân Bình gặp khó trong việc theo dõi luân chuyển trang thiết bị giữa các khoa. Việc quản lý vật tư tiêu hao vẫn dựa trên bảng tính thủ công, gây khó khăn khi đối chiếu tồn kho hoặc lập kế hoạch cấp phát.
Sau khi ứng dụng SpeedMaint CMMS:
Toàn bộ danh mục thiết bị, vật tư và lịch sử luân chuyển được số hóa và quản lý tập trung trên hệ thống. Khi thiết bị di chuyển giữa các khoa, thông tin được cập nhật ngay trên phần mềm, giúp dễ dàng truy vết và kiểm soát tình trạng sử dụng.
Phân hệ “quản lý vật tư” giúp bệnh viện theo dõi lượng tồn kho theo thời gian thực, tự động ghi nhận khi xuất – nhập, hỗ trợ lập kế hoạch dự trù chính xác hơn. Nhờ đó, công tác cấp phát thiết bị và vật tư y tế trở nên chính xác, minh bạch và tiết kiệm hơn.
→ Tìm hiểu chi tiết hành trình chuyển đổi số của Bệnh viện Quận Tân Bình tại bài viết: Hành trình nâng tầm quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Quận Tân Bình
4. Công ty CP Y Việt – Phòng khám bệnh viện đại học y dược 1: Hợp nhất dữ liệu và tối ưu quy trình kỹ thuật
Bài toán thực tế tại Y Việt
Công ty CP Y Việt – Phòng khám bệnh viện đại học y dược 1 (Y Việt) từng sử dụng phần mềm nội bộ nhưng chỉ dừng ở mức lưu thông tin cơ bản về thiết bị. Hồ sơ bảo trì, bảo hành và kiểm định vẫn được lưu bằng giấy, khiến việc tra cứu và thống kê mất nhiều thời gian. Công tác giao việc được thực hiện qua điện thoại hoặc nhóm trao đổi trực tuyến, khó theo dõi tiến độ và hiệu quả thực hiện. Quản lý kho vật tư chưa thống nhất dẫn đến mất cân đối giữa nhu cầu và tồn kho.
Vì vậy, Y Việt cần một hệ thống giúp kiểm soát thiết bị, đội ngũ kỹ thuật và phản hồi khách hàng một cách chính xác, minh bạch.
Sau khi ứng dụng SpeedMaint CMMS
Y Việt triển khai đồng thời các phân hệ quản lý tài sản, quản lý bảo trì và quản lý kho vật tư, cho phép lưu trữ hồ sơ điện tử tập trung, giúp truy xuất nhanh lịch sử thiết bị, theo dõi hạn bảo hành, bảo trì và kiểm định. Kho vật tư được kiểm soát tự động, hỗ trợ đề xuất mua sắm và dự trù chính xác.
Ban lãnh đạo có thể xem báo cáo tức thì mà không cần chờ tổng hợp thủ công, giúp công tác quản lý trở nên chủ động, minh bạch và hiệu quả hơn. Đây là bước đệm quan trọng giúp Y Việt nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành y tế kỹ thuật cao.
→ Tìm hiểu chi tiết hành trình chuyển đổi số của Y Việt tại bài viết: SpeedMaint đồng hành cùng Y Việt: Tiếp sức kỹ thuật – Ổn định vận hành
Bài học rút ra cho các cơ sở y tế
Từ thực tế triển khai chuyển đổi số bảo trì tại các đơn vị như: Hoàn Mỹ Sài Gòn, Hoàn Mỹ Cửu Long, bệnh viện quận Tân Bình và Y Việt…Có thể nhận thấy rằng quá trình chuyển đổi số trong quản lý thiết bị y tế không chỉ là xu hướng, mà là một bước tiến tất yếu để nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo an toàn
Từ các trường hợp trên, có thể rút ra ba bài học quan trọng trong hành trình chuyển đổi số quản lý thiết bị y tế:
1. Chuẩn hóa dữ liệu là nền tảng đầu tiên: Khi thông tin thiết bị được thống nhất và tập trung, mọi quy trình kiểm định, bảo trì và quản lý vật tư đều trở nên chính xác và minh bạch.
2. Tự động hóa quy trình giúp giảm rủi ro và chi phí: Các tính năng nhắc hạn, báo cáo thời gian thực và phân tích dữ liệu giúp cơ sở y tế chuyển từ mô hình bảo trì phản ứng sang bảo trì chủ động.
3. Dữ liệu tập trung và minh bạch tạo sức mạnh cho quản trị: Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình trạng thiết bị, hiệu suất nhân sự và chi phí vật tư trong một giao diện duy nhất, giúp ra quyết định nhanh và dựa trên dữ liệu thực tế.
Chuyển đổi số trong quản lý thiết bị y tế không chỉ giúp bệnh viện giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, giúp các đơn vị y tế tiến gần hơn đến mục tiêu vận hành an toàn – minh bạch – hiệu quả.
Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint
Hotline: 0912 76 5656
Email: marketing@speedmaint.com
Website: https://speedmaint.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri
Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint
Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, toà nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, TP. HCM
