Theo đó, tháng 7 vừa qua công ty cổ phần xuất-nhập khẩu Bạch Kim đã đưa vào triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS. Hơn 100 thiết bị tại xưởng sản xuất của Bạch Kim lần đầu tiên được tối ưu hóa, toàn bộ được quản lý một cách có hệ thống, cụ thể và chủ động chỉ qua màn hình thu nhỏ.
Giải pháp công nghệ số được hy vọng sẽ giải quyết các điểm nghẽn trong công tác quản lý bảo trì thiết bị của Bạch Kim, đảm bảo hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra mượt mà nhất.
“Điểm nghẽn” kéo dài trong hoạt động quản lý bảo trì thiết bị
Công tác quản lý tài sản
Theo thống kê, tại xưởng sản xuất của Bạch Kim có hơn 100 thiết bị máy móc phần lớn là các dây chuyền dệt, may vải và sản xuất bao bì để phục vụ cho hoạt động sản xuất vải PP, bao bì PP dệt, bao PP ghép màng BOPP, bao jumbo,…
Số lượng máy móc khá nhiều, được coi là “cột sống” của doanh nghiệp, song trước đó, Bạch Kim vẫn sử dụng công cụ excel để lập bảng quản lý tài sản. Theo cách này, thông tin máy móc không được hệ thống hóa, dẫn đến việc truy vấn thông tin, tìm kiếm thông số kỹ thuật, lịch sử bảo trì… của máy móc khá khó khăn. Vì phần lớn đã bị mất, hoặc thiếu hụt thông tin.
Công việc quản lý bảo trì
Đáng chú ý, phía công ty Xuất- nhập khẩu Bạch Kim đã công bố năng lực sản xuất của doanh nghiệp lên tới 3 triệu bao/tháng, tương đương với khoảng 100.000 bao mỗi ngày. Điều này đồng nghĩa với việc nhà máy sản xuất luôn hoạt động hết công xuất, hệ thống máy móc, các dây chuyền, máy sản xuất làm việc liên tục nhiều giờ liền.
Để đảm bảo hoạt động trơn tru của máy móc, giảm tối đa sự cố máy móc trong khi sản xuất, Bạch Kim luôn ý thức được tầm quan trọng của hoạt động bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Tuy nhiên, do bất cập trong vấn đề quản lý bảo trì tài sản theo cách thủ công khiến việc quản lý bảo trì của doanh nghiệp vẫn chưa hoàn toàn chủ động, đạt hiệu quả.
Cụ thể, khó tìm kiếm lịch sử thiết bị khiến việc bảo trì và khắc phục sự cố tốn thời gian, doanh nghiệp buộc phải tập trung nhiều nhân lực, kéo theo thời gian dừng máy tăng để tìm ra nguyên nhân cũng như lên phương án khắc phục. Ngoài ra, lập kế hoạch đơn thuần trên excel khó có thể cập nhật được đầy đủ dữ liệu, vị trí hình ảnh trực quan, trạng thái máy móc và đặc biệt là không có tính năng nhắc lịch bảo trì hay cảnh báo bảo trì.
Thêm vào đó, vấn đề giao việc được thực hiện khá thủ công, mọi báo cáo thực hiện qua tin nhắn, file báo cáo đơn thuần không được cập nhật kịp thời vì thế nhiều khi sự giám sát, đánh giá hiệu quả chưa sát với thực tế. Tất nhiên, kho vật tư cũng được quản lý thủ công, việc cập nhật kho không được diễn ra nhanh chóng khiến việc kiểm soát kho, dự trù vật tư khó nắm bắt.
Những điều này trực tiếp tạo ra điểm nghẽn cho hoạt động quản lý tài sản và bảo trì, khắc phục sự cố bởi không chỉ cấp quản lý mà nay cả đội kỹ thuật đều khó kiểm soát được tài sản qua cách làm truyền thống.
Chuyển đổi số – gỡ khó cho công tác quản lý bảo trì thiết bị
Trong tình hình suy thoái kinh tế toàn cầu đang xảy ra, cắt giảm chi phí và tối ưu quy trình là việc làm ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Cũng chính thời điểm khó khăn như hiện nay, các doanh nghiệp càng nhận thấy ý nghĩa của chuyển đổi số. Trong bất kỳ ngành hàng, lĩnh vực hay công tác nào trong hệ thống sản xuất – kinh doanh, chuyển đổi số giúp giảm đáng kể nhân lực, thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc ở mức cao.
Sau bước đầu triển khai, chạy thử phần mềm quản lý bảo trì, công tác quản lý bảo trì thiết bị của xuất-nhập khẩu Bạch Kim đang dần được hình thành. 100% dữ liệu máy móc như: thông số kỹ thuật, lịch sử bảo trì, vòng đời máy,.. được đưa vào phần mềm, hệ thống hóa toàn bộ dữ liệu đầy đủ nhất có thể.
Thao tác tìm kiếm, truy vấn thông tin chỉ mất vài giây qua một thao tác “gõ từ khóa” và “nhấn chuột”, tất cả thông tin cần có về thiết bị sẽ xuất hiện đầy đủ. Ngoài ra, các thiết bị sẽ được quản lý theo từng loại tài sản và vị trí thực tế tại xưởng. Nhờ đó, chỉ cần nhìn vào bản đồ vị trí các thông tin cơ bản của tài sản cũng sẽ được hiển thị, việc giám sát từ xa trực quan hơn.
Hơn nữa, công tác quản lý bảo trì cũng được tối ưu so với trước đây khi ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì. Kế hoạch bảo trì không còn trên excel, thay vào đó sẽ được cập nhật trên ứng dụng, cụ thể từng nhánh công việc, tình trạng công việc, việc cần làm, người phụ trách, thời gian…
Tính năng cảnh báo bảo trì và nhắc lịch bảo trì định kỳ đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, đúng người đúng việc. Đồng thời, dữ liệu kho vật tư được kết nối với quản lý bảo trì để cập nhật chính xác tình trạng, số lượng vật tư trong kho, giúp đội ngũ kỹ thuật chủ động dự trù vật tư cần cho công việc trong khoảng thời gian 1 tháng – 1 năm.
Song hành với đó, việc báo cáo, phân tích công việc trở nên dễ dàng hơn. Mọi báo cáo được phần mềm thực hiện dựa trên các dữ liệu nhận được, sau đó trả kết quả qua dashboard với các biểu đồ, bảng biểu, số liệu, thậm chí SpeedMaint CMMS có đưa ra các đề xuất phù hợp với nguồn ngân sách của doanh nghiệp.
Tóm lại, phần mềm tối ưu hóa công việc, giảm bớt áp lực về chi phí, nhân sự cho đội ngũ quản lý nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng cloud (đám mây), SpeedMaint CMMS cho phép người dùng truy cập dữ liệu ở mọi nơi, mọi thiết bị kết nối internet không cần có sự can thiệp của đội ngũ IT. Vì vậy, mong muốn “ngồi ở nhà giám sát toàn phân xưởng” không còn là viễn cảnh đối với xuất – nhập khẩu Bạch Kim và nhiều doanh nghiệp khác.
