Hàng chục yêu cầu & công việc bảo trì cần xử lý trong tuần, Gỗ Hạnh Phúc làm gì để quản lý bảo trì tài sản?

Mỗi tuần trên hệ thống quản lý của Gỗ Hạnh Phúc phải tiếp nhận và xử lý hàng chục các yêu cầu và công việc bảo trì. Vậy Gỗ Hạnh Phúc đã làm gì để quản lý các yêu cầu và công việc bảo trì này?

Là doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng và nguyên liệu từ gỗ, các máy móc của Gỗ Hạnh Phúc luôn trong trạng thái hoạt động “hết công suất”. Vì vậy, bài toán cần có lời giải của Gỗ Hạnh Phúc là làm thế nào để quản lý bảo trì tài sản hiệu quả, xử lý hết các công việc, yêu cầu kiểm tra – sửa chữa mỗi tuần?

Đối mặt với quá tải công việc bảo trì, thiếu thông tin về tài sản

Gỗ Hạnh Phúc có khoảng hơn 300 tài sản, thiết bị chủ yếu phục vụ hoạt động chế biến, sản xuất mặt hàng từ gỗ. Việc quản lý tài sản của công ty trước đây thường dựa trên forms, tuy nhiên, số lượng tài sản ngày càng tăng lên, công cụ này không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý chuyên biệt.

Điển hình, khi máy cắt gỗ xảy ra hỏng hóc đột ngột, nhân viên kỹ thuật chưa thể xác định được lỗi máy. Lúc này họ cần truy xuất thông tin, hồ sơ, lịch sử sửa chữa máy móc để hỗ trợ việc xử lý các vấn đề. Tuy nhiên, với forms quản lý truyền thống, việc tìm kiếm thông tin của 1 tài sản trong hàng trăm tài sản không phải điều dễ dàng. Thậm chí, thông tin không đầy đủ, mất, xung đột nhau giữa các files quản lý… điều này gây mất thời gian cho quá trình sửa chữa sự cố. Rõ ràng, bản thân doanh nghiệp đang không tận dụng được nguồn dữ liệu quản lý để tối ưu hóa chuỗi công việc.

Ngoài ra, Gỗ Hạnh Phúc đang thực hiện việc tiếp nhận – trao đổi – giao việc – báo cáo công việc trên các công cụ chat. Không thể phủ nhận tính tiện lợi, nhanh chóng và quen thuộc của công cụ này, song nó không đảm bảo được việc lưu trữ thông tin, theo dõi công việc của nhân sự. Đó là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng bị quá tải yêu cầu, công việc do không thống kê được đầy đủ, thông tin bị đứt gãy, thậm chí tiến độ hay chất lượng công việc cũng khó kiểm soát.

Vô hình chung, những vướng mắc này làm cho hoạt động quản lý tài sản và bảo trì không đạt được hiệu quả. Việc tồn đọng các yêu cầu kiểm tra – công việc sửa chữa – bảo trì thường xuyên xảy ra và cần có hướng giải quyết triệt để.

Quản lý yêu cầu và công việc trơn tru trên phần mềm Quản lý tài sản và bảo trì thiết bị

Hiện nay, Gỗ Hạnh Phúc đang sử dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS để quản lý hơn 300 tài sản thiết bị công ty thay vì quản lý thủ công trên Forms. Khác với trước đây, vì quản lý đồng bộ trên 1 hệ thống, nhiều user có thể sử dụng, Gỗ Hạnh Phúc giải quyết được vấn đề thông tin bằng việc quản lý tài sản bằng tính năng định vị chính xác trên sơ đồ mặt bằng.

Toàn bộ thông tin, hồ sơ tài sản, lịch sử sửa chữa – bảo trì… được hệ thống hóa theo số lượng, từng loại và vị trí một cách đầy đủ, thống nhất. Đồng thời việc truy xuất thông tin chỉ mất khoảng vài giây tìm kiếm, tiết kiệm tối đa thời gian xử lý vấn đề.

Theo thống kê, trung bình mỗi ngày trên hệ thống của SpeedMaint CMMS của Gỗ Hạnh Phúc tiếp nhận 3 yêu cầu và hơn 8 công việc liên quan đến tài sản và bảo trì. Song, chuỗi yêu cầu và công việc đều được tiếp nhận và giải quyết đúng hạn, đúng mục tiêu.

*Quản lý công việc bảo trì trên SpeedMaint CMMS (ảnh: SpeedMaint CMMS)*

Bởi, luồng công việc được trao quyền cho nhân viên chủ động sử dụng công cụ phần mềm hỗ trợ: người yêu cầu – vấn đề – tiếp nhận – giao việc – thực hiện – báo cáo tiến độ. Theo luồng công việc này, mọi hoạt động đều công khai, có kế hoạch, rõ ràng yêu cầu, người thực hiện và chất lượng hoàn thành cũng được kiểm soát.

Quản lý yêu cầu bảo trì trên SpeedMaint CMMS (ảnh: SpeedMaint CMMS)

Trong đó, trong tính năng quản lý công việc, người quản lý có thể xác định được vị trí của người thực hiện công việc đang ở đâu trong nhà máy, hoặc hiện trường. Thông tin vị trí chính xác được hiển thị trên nền bản đồ tích hợp trong phần mềm, đảm bảo kiểm soát được hoạt động của nhân viên từ xa.

Từ những dữ liệu về tài sản được cập nhật liên tục, phần mềm chủ động lên kế hoạch bảo trì, tự động lên lịch và gửi nhắc nhở đến người thực hiện. Tính năng này đảm bảo kế hoạch bảo trì được diễn ra đúng kế hoạch, hạn chế tình trạng quên lịch dẫn đến các sự cố đột ngột do không được bảo trì.

Mặt khác, Gỗ Hạnh Phúc sử dụng SpeedMaint CMMS trong việc quản lý kho vật tư. Các hoạt động xuất – nhập kho, báo cáo kiểm tra hàng tháng… khi quản lý trên phần mềm đã tiết giảm tối đa thời gian so với việc quản lý truyền thống như trước đây.

SpeedMaint tự hào với phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS đã và đang đồng hành với Gỗ Hạnh Phúc

Quản lý thông minh hơn, khoa học hơn và “nhàn” hơn là những kết quả tích cực trước mắt của số hoá hoạt động quản lý bảo trì thiết bị trên SpeedMaint CMMS đem lại cho đội ngũ Gỗ Hạnh Phúc.

Về kết quả lâu dài, khi hoạt động quản lý trên phần mềm trở nên gắn bó với công việc bảo trì tài sản của doanh nghiệp, mọi hoạt động đi vào thói quen, chi phí cho vấn đề quản lý, bảo trì – sửa chữa – khắc phục sự cố sẽ được giảm thiểu, mọi công việc được tối ưu hoá, nâng cao tuổi thọ máy móc, gián tiếp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm đầu ra của thương hiệu Gỗ Hạnh Phúc.

>>> Đọc thêm: Cho thuê và quản lý hàng trăm xe nâng trải khắp Việt Nam, MHRental đã quản lý tài sản như thế nào?